CIO如何开好高效的IT会议

    那么CIO如何才能开一个高效的会议，尤其是悠关企业未来竞争力的大型IT建设项目（如ERP、SCM等），如何能在会议中切实有效解决问题，以为提高团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础？

    1、明确会议目标

    会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个IT项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪等，当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等，让与会者都有目标、指标，才有可能认真贯彻执行。

    2、制定会议计划，使会议标准化

    IT会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板、还是团队表决。

    国内IT标杆企业联想到美国微软观摩，发现微软件每次开会都是高效率的标准化操作模式，包括会议的目标/议程/参与者/主持/决议/执行等都是标准化，连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。这对联想震动很大，回去后也对会议进行梳理、分类，进行标准化管理，以后会议就越开越好。

    3、制定会议议程细分表

    一个大型IT项目会议议程、事项很多，为了不使会议忙而出错丢三落四，制订会议日程表很重要。开会当中，作为主持人CIO可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看完成情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实、推向高潮，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。

    4、巧妙控制会议过程

    为使IT会议至始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由CIO或相关主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始、准时结束，并要对每个IT议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。日本松下公司就开会时间就以“分”为计算单位，清楚划分，严格控制。

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