用软件促进资源共享及整合

有了这套系统软件的协助，当这些单位需求启动一项新项目时，就可以事先查询是否有适当的工具、专家、案例，甚至是硬件平台…等，可供其参考、使用与交换。O’Berry举例说：“IT人员可上网查询其他单位是否有多余的硬件资源释出，以省去不必要的采购开销。”

除此之外，一些项目执行的程序代码与经验，也可藉由此项机制进行交换。“我们会将由Sybase转换至 Net/SQL架构所需的讯息与程序都链入数据库内。”O’Berry说：“如果有其他的单位要执行同样的项目，只要参照先行的做法即可，无形之中可省下大量摸索而浪费的时间与成本。”

不过他也强调，这种分享的机制要能顺利执行，成员在参与时，彼此之间要遵守的公约必不可少，而让成员愿意进行双向分享与沟通的机制也很重要。“如果大家都藏私，人人都留一手，那这计划一定失败。”O’Berry这示。

不应受到合约限制

在过去景气良好的时代，企业采购通常是以询、比、议价程序，然后再与选定厂商签定长期合约的方式进行。但现在由于经济情势看坏，再加上许多厂商削价竞争的结果，价格常常一日数跌，此时若还是以签定长期合约的方式进行采购，往往会对企业造成不利的结果。

举例来说，SouthernMethodist大学的技术长AllenGwinn表示，之前该校选定两家无线通信业者为服务供货商，但Gwinn却发现目前在市场上，这两家业者的通讯费率却是他所询到最低价的4倍。“现在无线通信已经是完全成熟的商业市场，厂商之间打的价格战十分激烈。企业若以传统采购方式，往往拿不到最漂亮的价格。”Gwinn这么说。

同样的精神也可应用到服务合约的签定上。“我们会随时检定每一份服务合约，以确定能拿到最好的价格。”奥勒冈州的 BendLaPine学校，其IT副协理BenHansen并补充说：“最好的重议时间时点是在每季的第三个月，因为此时公司都在结算当季业绩，供货商议约的愿意较高，价格也比较容易砍下来。”

为了争取供货商的支持，Hansen还建议企业应该开诚布公，明白告知供货商其预算目标。“我们会让供货商知道我们有多少预算，有哪些项目一定得完成。”另外，Hansen表示：“我们也会让他们知道他们并非独家议约，除非他们能提出更优惠的条件，否则合约将会拱手让人。”截至目前为止，Hansen已经使用这些招术，为学校在通讯、硬件服务及设备成本方式节省了不少开支。Hansen说：“主要是因为现在的环境是买方市场。如果在一、两年前，我们是没有这样的谈判空间可利用的。”

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