信息化是指基于邮政综合计算机网和邮政实物通信网，运用先进的信息技术和管理方法，以实现邮政企业运作的“无纸化”为目标，由以有形信息的运作向以无形信息的运作转化的进程。总体上讲，邮政各个部门在运作过程中创造出的无形信息越来越多，邮政各个部门在运作中接受和使用的无形信息越来越多，对无形信息的依赖程度越来越高，在生产和传输无形信息方面耗费的资源越来越多，因此，邮政无形信息所占的比重就越来越大，最终体现在邮政传统运作方式发生了改变。
    1  信息化改造传统邮政运作方式的意义
   1.1 信息化是中国邮政现代化的发展需要
    在“三年扭亏为盈，五年步入良性循环”的发展目标下，中国邮政又确立了建设现代化中国邮政第三步战略发展目标，而信息化是中国邮政实现从传统邮政向现代化邮政转变的必由之路。
    邮政综合计算机网是邮政运作流程再造的基础，有效地将资金流、信息流和实物流“三流”整合，邮政综合计算机网运作的电子数据；信息指导实物在邮政实物通信网的传递。
    1.2 信息化是增强邮政企业市场竞争力的保障
   网络技术的应用为提高邮政企业市场竞争力、获得竞争优势提供了重要的技术保障。一方面，信息技术和网络技术与邮政实物结合所形成的邮件的文字信息变成了数字信息，数字信息扫描上邮政综合计算机网，实现对邮件的跟踪控制和查询。另一方面，各级邮政企业之间通过邮政综合计算机网同步交流信息，获取、传递、利用信息资源等都十分方便，提高了邮政决策者的信息处理能力，提高了决策的质量。
   1.3 信息化是应对全球经济一体化的重要条件
    邮政企业经历着由“专营化”向“市场化”的转变，也潜在地从“市场化”向“国际化”渐进。加入WTO，走与世界接轨的发展道路便是大趋势。竞争激烈的速递、金融、物流、广告、发行等邮政业务面临着挑战，而邮政专营的函件业务也要承担普遍服务，所以“入世” 对邮政存在的巨大冲击是显然的。同国外邮政相比，国外邮政广泛应用计算机网络和先进设备，以信息化为核心，因此国外邮政现代化是以信息化为标志的。
   2  信息化改造传统邮政运作方式的有利条件
   2.1 邮政综合计算机网
   邮政综合计算机网是邮政企业运作的信息平台，是邮政的神经枢纽。邮政综合计算机网改变传统邮政生产作业方式，建立电子生产作业方式，使邮政传统的纸张传输被电子数据传输所取代，完全实现内部处理的“无纸化”。信息化使得邮政更加重视邮政信息流，重视邮政无形信息的传递。信息化改造传统邮政运作方式成功与否关键在于是否有信息网，因此，信息化改造传统邮政运作流程是以强大的邮政综合计算机网作支撑的。
   2.2 邮政实物通信网
   邮政实物通信网是邮政企业进行实物传递的网路基础，也是邮政企业最大的优势所在，因此邮政实物通信网是邮政企业运作的核心。邮政业务基于邮政实物通信网，邮政实物通信网只承担实物流，而信息流则在邮政综合计算机网上运作。实物流动需要邮政实物通信网和邮政综合计算机网共同运作，而无形信息协调整个运作过程，信息化对传统邮政实物通信网的生产运作方式进行质的改造。
   2.3 条形码的应用
   条形码应用最大的作用是将邮件的信息转化为“0” 和“1”字符，即邮件的文字信息将被“0”和“l”所取代，为此条形码是邮政综合计算机网和邮政实物通信网有机结合的媒介。采用条形码可有效确保邮件信息数字化，为信息化提供有纸信息转化无纸信息的功能。收寄营业窗口的条形码要能即时生成，条形码信息要包括收寄局邮政编码、寄达局邮政编码、收件地址、收件人、寄件地址、寄件人、邮件种类、邮件序号、重量、邮资等信息。
   3  信息化改造传统邮政运作方式的设想
   3.1 信息化对邮政网络运作方式的改造
   邮政网络运作方式采用的是邮区中心局体制，在全国范围内共划分为201个邮区中心局，分为一、二、三级邮区中心局，以邮区中心局为邮件的分拣封发单元，进行邮件的分拣封发和经转。信息化改造邮政网络运作要从邮区中心局的结构、规模和业务功能着手，调整思路为：①充分发挥一级邮区中心局的业务功能，扩大一级邮区中心局的生产规模，增加一级邮区中心局的数量，在1～3个省、自治区范围内设置1个一级邮区中心局，将规模较大和区位优势明显的二级邮区中心局升为一级邮区中心局，一级邮区中心局之间的平常信函、挂号信函、印刷品、包裹、特快专递邮件等应建立直封关系。②强化二级邮区中心局的业务功能，适当扩大二级邮区中心局的生产规模，适当增加二级邮区中心局的数量，在每个省、自治区范围内设置1～3个二级邮区中心局，将原地理位置好的三级邮区中心局有选择地升为二级邮区中心局，二级邮区中心局之间和二级中心局与一级邮区中心局之间的平常信函、挂号信函、印刷品、包裹、特快专递邮件等应建立直封关系。③弱化三级邮区中心局的业务功能，尽量缩小三级邮区中心局的生产规模，甚至可以关闭部分三级邮区中心局，三级邮区中心局只承担网路节点作用，三级邮区中心局的分拣处理可移到附近的二级邮区中心局，由二级邮区中心局组织规模生产。
   3.2 信息化对邮政组织运作方式的改造
   邮政生产信息处理方式的变化，引起了邮政企业组织结构的巨大变革，邮政信息化要求邮政企业组织结构扁平化。传统金字塔式的组织结构随着邮政企业规模的不断壮大，出现了一支庞大的中间管理人员队伍和管理组织，造成了信息上传下达的失真和拖延。现在，由于邮政综合计算机网的广泛应用，邮政企业各组织单元的辐射功能不断增强，邮政企业的中间管理人员和管理组织开始让位于邮政综合计算机网。邮政企业组织结构趋于扁平化，传统的邮政组织要进行相应的更新和调整，进一步理顺各级邮政局在管理、经营、生产上的关系，明确各级邮政局的侧重点，调整思路为：国家局发挥高层管理职能和全国邮运调度职能；省、自治区、市邮政局发挥二级管理职能和省内邮运调度职能；地级市邮政局是利润中心，强化地级市邮政局经营职能和邮区内邮运调度职能；弱化区、县、市邮政局的管理职能，只向地级市邮政局负责，发挥二级经营职能；支局只是基层生产单位。
   3.3 信息化对邮政生产经营运作方式的改造
   信息化对邮政企业生产经营运作模式进行改造，要以“客户为中心”应用大规模定制生产模式，放弃以“生产为中心”的大规模生产模式。
   3.3.1邮政企业经营运作流程再造
   邮政企业的组织结构决定经营流程，传统邮政企业的经营层次和环节是复杂的，经过若干个环节的传阅，决策才能正式生效。邮政企业实现信息化后，邮政企业的经营通过虚拟的邮政综合计算机网进行运作，信息的传递速度明显加快，信息实现实时共享，最为根本的是邮政办公的自动化，邮政综合计算机网为邮政经营提供了作业平台和信息通道。信息化使传统邮政企业经营运作方式发生改变，从“有纸化”变为“无纸化”，无形信息作用十分明显。邮政企业经营流程的改造，内部效率明显提高，尤其是经营决策的透明，避免意外事件的发生。邮政信息化要求邮政企业经营工作者的意识、思维、工作方式都要改变，要采用新观念、新思路对邮政企业经营流程进行创新，使其规范化、标准化、科学化。
   3.3.2邮政企业生产运作流程再造
   信息化改造传统邮政生产经营运作流程，邮政实物通信网的生产信息处理方式发生变化，最终就是要运用信息技术彻底改造邮政生产运作流程。邮政生产流程是以邮政综合计算机网为主线，实时跟踪控制信息流，有效协调邮政实物通信网的生产运作，及时向计算机中心反馈各类信息，邮政生产的运作几乎是“无纸化”。邮政企业的生产组织主要有四个环节：
    3.3.2.1收寄：邮件的封面信息被条形码所取代，封面信息包括包裹详情单、特快详情单、挂号信函、挂号印刷品等文字信息，封面信息通过条形码完成文字信息转为数字信息，而条形码由专用设备自动生成，邮件收寄信息通过光笔或扫描仪变成电子数据，电子数据信息通过各支局终端上邮政综合计算机网，而邮件实物从营业窗口或上门收寄等方式收寄。
    3.3.2.2分拣封发：邮件的电子数据信息在邮政综合计算机网进行运作，电子数据根据寄达地址的邮编自动进行分拣封发，而邮政实物通信网分拣封发环节应用先进设备和技术，如信函分拣机、扁平邮件分拣机、包裹分拣机，实现自动化，邮政实物通信网的邮件文字信息和邮政综合计算机网的邮件电子信息协调跟踪，分拣封发环节电子数据和邮件实物逐件核对，以控制邮件所在的位置，为邮件查询提供信息。
    3.3.2.3运输：邮件电子数据信息通过邮政综合计算机网进行电子数据传输，而邮件运输则运用高速汽车、飞机等交通工具，对不同邮件要从速度、价格、地理、服务等方面选择合适的交通工具。
    3.3.2.4投递：邮件文字信息由投递局从邮政综合计算机网下载直接打印，核对打印信息是否与实物信息一致，而邮件实物仍由投递员投递到户，投递员将投递信息（领取人、代领人、身份证件号码、日期等）回收投递局，录入反馈信息，邮政综合计算机网将打印信息和投递信息及时反馈邮政综合计算机网中心。
    因此在整个生产运作过程中实现了“无纸化”，生产流程的有纸信息由电子数据代替。

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