1.引言

    随着互联网技术和信息处理技术的高速发展与广泛应用，我国的企业办公由传统的手工方式向办公自动化、网络化迅速转变。中国石化集团公司作为一个特大型企业，利用计算机及网络技术，建立了一套面向集团本部，覆盖各直属、直管单位的现代办公自动化系统（OA系统）。该系统基于Lotus Notes平台建立，是提高企业管理水平，实现集团公司战略目标的可靠保证，2002年6月中国石化集团公司向九江石化（含九江石化总厂、九江分公司、九江石化党委）推广了办公自动化系统。九江石化OA系统通过本企业已建立的局域网实现了各个单位之间的公文传输和信息交换；并且通过广域网实现了与中石化集团公司的上下级之间的信息传输，以及兄弟单位之间的信息交流。

  2.Lotus Domino/Notes

    Lotus     Domino/Notes是目前最先进的通讯处理软件和群件产品。它是一个集通讯、协同计算和Internet/Intranet技术于一身的综合平台，具有优秀的工作流控制功能、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，尤其适合于处理各种非结构化与半结构化文档数据、建立工作流应用以及建立各类基于Web的应用。
    Notes是一个为群件/工作组提供的通过计算机网络达到数据共享与协同工作的分布式C/S系统平台（C/S就是Client/Server，即客户/服务器系统，是一种分布式架构），完成文档数据库管理、工作流控制、邮件处理和安全控制等工作。Domino是将Notes服务器转化为Web应用服务器的技术。Domino Web服务器集成了数据库技术和Internet技术，通过针对Notes数据库进行Web应用系统开发，实现Web浏览器对Notes数据库的B/S模式访问（B/S就是Browser/Server，即浏览器/服务器系统，是一种网络架构）。

  3.办公自动化系统

    办公自动化系统（OA系统）是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。

  4.OA系统在九江石化的应用

    九江石化OA系统投用至今，运行稳定，在局域网遍布200多NOTES客户；通过广域网时刻与中石化集团文档服务器保持通讯，收发公文。
    4.1 服务器配置
    服务器配置为1台HP NetServer ：128M内存 ,x86 Family 6 Modle 83 CPU，20G硬盘。客户端配置为内存16MB以上，磁盘空间1.2GB以上。
    4.2 操作系统
    服务器端选用Microsoft Windows 2000 advanced Server SP4和Lotus Domino Enterprise Server R5，客户端为Windows 98windows 200windows xp和Lotus Notes，服务器和工作站均采用TCP/IP网络协议。
    4.3 模块功能概述
    九江石化OA系统基于实现各部门之间办公信息化、自动化的需求，将系统分为三大模块：个人办公、企业办公、系统维护。如图1所示。

图1  功能模块图

    4.3.1 电子邮件
    电子邮件系统是Notes软件自带的一个功能强大的用户系统。系统管理员在注册Notes用户时，同时为该用户建立了一个电子信箱，每个Notes用户都可通过自己的信箱与其他用户进行信件来往，该电子信箱为用户提供提供个人电子邮件的收发、转发、删除、保存等功能。可以自己创建文件夹并定义邮件规则对邮件进行自动分类存放。有新邮件时，系统会自动进行提示。邮件系统支持POP3邮件和WEBMAIL邮件，外部的INTERNET邮件自动通过SMTP网关转发到内部的电子信箱中。它主要包括：
    【收件箱】 能接收邮件，并能在邮箱视图中将邮件按用户的需要分类、排序。能提醒用户有哪些邮件还没有阅读。
    【草稿】 编辑邮件文档，编辑后能发送并可以选择保存到哪个文件夹中。
    【发件箱】 发送邮件，并显示以发送的邮件。
    【废纸篓】 在任何一个视图中，当文档被删除后文档都被放入废纸篓中。
    【所有文档】 列出所有（在收件箱、草稿、发件箱、废纸篓视图中）的文档，并能显示其归属。
    4.3.2 通讯录
    通讯录提供办公自动化系统的通讯人员地址和个人名片。
    4.3.3 发文管理
    发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作:处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。
    系统采用发文和电子邮件配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并处理电子邮件即可进行日常办公。
    系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。它主要包括：
    【发文浏览】 给出五种浏览视图：按批阅情况、按文档类型、按起草部门、按起草时间、待办理公文。
    【未分发公文】 查看待会签、分发的发文。
    【已分发公文】 查看已批示、分发的发文。
    4.3.4 收文管理
    收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、秘书拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。它主要包括：
    【收文浏览】 给出五种浏览视图：按批阅情况、按主题词、按来文单位、按收文时间、待办理公文。
    【公文归档】 自动归档，部门内的各种流转的公文可以通过管理员轻松实现自动归档的功能。
    【公文查询】 可以方便、快捷的查找满足条件的公文，既可以模糊查询，也可以多个关键字组合查询。
    4.3.5 用户注册
    系统管理员承担起Notes用户的注册、注销工作。要成为Notes用户，必须先由系统管理员注册ID，用户ID是用户进入Notes的唯一钥匙。当用户调离公司，则必须注销其用户ID。石化通讯录数据库中汇集所有用户信息，系统管理员可以随时修改用户信息并将用户分组归类。
    4.3.6 用户权限
    Notes提供了优秀的安全性。根据Notes的安全性机制，访问控制表能控制用户对信息库的访问权限。系统对所有用户的操作权限、对各应用模块的使用权限，以及文档在各状态的读、写、修改、删除等各方面权限进行严格的控制，保障系统安全、稳定的运行。其访问级别可分为以下七类：
    a.不能存取者：无权访问数据库。
    b.存放者：可以放入文档，但不能读取任何内容。
    c.读者：可以读文档，但不能增加、修改、删除文档。
    d.作者：可以读取和增加文档，也可并仅可修改、删除自己增加的文档。
    e.编辑者：可以读取、增加、修改、删除任何文档。
    f.设计者：拥有编辑者的权限，并可设计有关数据库的格式和信息。
    g.管理者：最高权限，拥有编辑者的权限，并可控制用户的访问级别。
    对于一般的信息访问性用户，我们给与读者权限，保证了信息的安全性和完整性。 
    

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