2.客户主文件

　　客户主文件中包括如下信息：客户代码、名称、地址、电话、联系人;所需产品名称、规格、客户方物流代码;价格、折扣、付款条件、货币种类、结算方式;收获地点、结算地点：客户信誉记录等条件。

　　实现ERP是一个昂贵、费时的项目，需要投入大量的时间和精力。周密计划、定义、装入和维护基础数据是成功的先决条件。基础数据是由系统和人用于企业的日常管理，在实现计划和进度编排行动以前，基础数据必须准确无误，基础数据有错误会导致整个系统失效。为保证基础数据的质量，要采取几个重要的步骤：

　　(1)定义关键的数据元素，如物料代码、工艺线路、物料清单、工作中心、订货策略、物料类型和损耗率等。

　　(2)开始装入数据之前，将计算机系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对。使每个人提前知道什么信息时可用的，报告是什么样子，假如有问题，应予以解决。

　　(3)定义要装入计算机系统的全部信息和信息来源。有些信息是不可或缺的，而有些是可选择的。确定哪些数据项是要求的，哪些是可选的但以后要装入的，哪些是可能永远不用的。还要指定负责确定所用数据项的人或部门。

　　(4)指定适当的人将数据项装入计算机，限定完成任务的时间，并进行审核。

　　(5)有些数据不是常数，时常变化，其变化情况必须在计算机系统里得到反映。要定期检查，如果必要的话，修改这些数据。操作数据是管理和企业运作的基础。将这些数据装入计算机的先后次序，由计划使用它们的时间来确定。一般来说，物料代码应首先装入，然后是物料清单，工艺路线应在装入物料清单期间或恰在其后装入。工作中心是工艺路线信息的一部分，应在用到它们之前装入。

　　5.1.5模拟运行

　　系统模拟运行有着重要意义，然而至今还没有被普遍重视。实施ERP这样的大型的信息集成系统，设计企业所有的主要业务部门，关系到各个业务流程的系统，想不“排练”一下就直接拿到实际中应用，是带有极大风险的。不论哪个模拟阶段，都要事先拟出模拟提纲，记录模拟过程和结果，寻求正确的运行方法。总之，要建立模拟运行的档案，作为项目关键的阶段成果，供下一步改进工作的依据。一般来说，实施ERP系统有以下几个模拟运行层次。

　　1.软件功能模拟运行

　　软件功能模拟运行的主要目的：

　　(1)弄清软件的全部功能、信息的集成度以及各个参数之间的关系及相互影响，一种数据的准确程度其他数据的影响。学会使用软件的各种指令、功能，测试软件的运行速度;

　　(2)深入理解ERP，列出现行管理流程同软件系统流程之间的差别，分析差别，确定进一步的解决方案;

　　(3)弄清软件各种报表的作用，学会运用系统提供的报表来分析问题和决策;

　　(4)发现容易混淆的观点，在扩大培训时重点讲解，作为编制企业内部案例式教材的依据。

　　软件功能模拟必须是各个模块同时进行，这是一次系统的测试，把各个功能模块单独运行不能掌握模块之间的关系。在分模块实施的情况下，会有这样的不足。模拟运行由项目组长亲自主持，全体项目成员参见。

　　模拟工作是在软件已经安装完毕，由软件公司或咨询公司进行软件应用培训后，在实施顾问的指导下进行的。在软件应用培训时，软件公司的培训教材通常有一个案例，事先设计了一套现成的数据，企业的人员按照教材规定的步骤，学习如何进一步的操作。软件功能模拟运行的目的是要用软件提供的功能来解决企业的实际管理问题。因此，企业必须结合自己的实际情况，把自己设计的数据录入系统中，再一次运行。这时的案例，将是企业自己熟悉和关心的问题，各种设置可以简化，甚至可以是虚设的，用极少数零部件的产品来测试，尽量简单，减少数据准备和录入的工作量，但是必须包罗了企业在管理上需要用ERP解决的问题。

　　如果企业需要插入这样的测试，要在同软件商签约的时候提出，并考虑对实施进度的影响。

　　2.实践性模拟运行

　　在原型测试之后，如果软件原型有些功能不能满足管理的需求，那么就要进行必要的客户化和二次开发的工作。一般来说，客户化是不需要修改源程序的，而二次开发可能涉及源程序，应尽可能把软件的数据下载到一个工作站或微机上开发程序进行补充调整，然后再上传回去，不要触及源程序。

　　所谓的实战型模拟运行是切换至ERP系统前的试运行，一般仍由项目小组成员在计算机房进行，也叫会议室模拟运行。模拟运行的主要目的和方法是：

　　测试用户化的系统，把经营管理中的实际数据输入到系统中，进一步验证，直到确认符合管理需求，可以放心地实际应用为止;

　　检查数据的准确性和合理性，确定系统运行用的各种参数;

　　调整和确定各种凭证和报表;

　　编制实施ERP的工作准则和工作规程，测试文件的实用性，补充完善，提交审批通过后执行;

　　根据模拟结果的要求，制定企业管理改革措施;

　　模拟结果要使ERP系统真正运行起来，使企业全体员工亲眼目睹ERP模式的做法和实效。

　　同样，模拟之前要有模拟提纲，模拟过程要有记录。实战模拟的结果必须得到个业务部门主管的认可。如果有没研究透彻或行不通的地方，需要及时补课，寻求可行的解决方案。

　　最后，由项目领导小组召开会议，通过演示，征求所有相关部门业务人员的意见，取得基本同意以后，草拟按照新的业务与流程制定的“工作准则和工作规程”，作为切换实施的规范化依据。

　　实战性模拟运行仍然是全系统的模拟，涉及各个有关职能部门。模拟的结果要向各业务部门和车间演示。要经过领导小组审查，判断是否具备转入实际运行的条件。如果工作深度不够，在转入实际应用前要先补充完善。实战型模拟时，除实施项目小组全体成员参加外，还必须有应用组和生产一线的人员参加。这是顺利向ERP系统切换的必要条件。只有最终用户理解、接受并自愿去使用时，才是真正的实施，才能取得效益。

　　3.并行运行

　　如果实战性模拟已经得到高层管理人员的批准，并得到各个部门管理人员的一致认可，而且实战性模拟运行工作扎实，就没有必要经历并行运行阶段。

　　并行运行可以理解为一种切换前的预演，是一种特殊的模拟测试。员工对新系统不熟悉，不放心，一下子不敢把原来的工作方式全部扔掉，所以有一段新老系统并行阶段。

　　但是并行运行会带来一些问题，如新老系统运行的结果不一致的时候，以什么为准。新老系统同时运行，每项业务与都要做双份工作，增加了工作量，加重员工的负担，没有让员工感觉的实施新系统的方便性。因此，并行运行的时间决不可拖得太长。

　　5.1.6二次开发

　　在强调ERP实施存在的问题时，往往侧重于环境或方向上的缺陷，实际上，一提到ERP系统的使用，其实施效果与它的二次开发也有很大关系。任何ERP软件，不论是国产的还是进口的，都需要进行用户化的工作，tip-次开发。特别是国外引进的ERP系统，往往要根据我国的国情，企业的具体情况进行调整，而对于国内的ERP软件供应商来说，即使他们的软件开发是在对国情有深入了解的前提下，即使他们的软件系统功能再全、适应性再强，当面对不同企业千差万别的具体情况和不同企业干变万化的特殊需求时，也不可能做到“以不变应万变。

　　二次开发可以理解为根据具体情况对系统进行修改，以增加或修改软件的功能，这需要ERP系统提供支持二次开发的工具，最好要有软件的源程序，以缩短二次开发周期，提高工作效率。

　　二次开发的工作是在软件功能模拟运行的基础下进行的，一般工作量比较大，需要一定的时间，会延误项目实施进程，这个因素应该在制定项目实施计划时包括进去。改动软件后还会影响以后的软件版本升级。有些ERP软件商提供免费或收费很低的系统升级。如果不升级，新版本的长处无法应用;如果升级，则面临着重新进行二次开发的可能。因为ERP软件供应商在进行新版本的ERP系统开发时，可能根本不会考虑某个特定的用户在旧版本上所作的二次开发。因此，在进行二次开发前，要做认真的分析对比。究竟是修改软件，还是改革现行管理程序，还是两者都作一些修改。对修改的必要性、效果和代价要心中有数。

　　5.1.7工作准则与工作规程

　　ERP系统是一种规范化和条理化的管理信息系统，任何岗位上的人员在任何时刻都必须遵循统一的准则和规程工作，不允许各行其是。因此，必须在模拟运行的基础上，结合企业的实际情况，制定一套ERP系统的工作准则与工作规程。

　　工作准则与工作规程同一般企业规章制度不同，它不是离散的条文，而是按照业务流程说明要做什么，什么时候做，谁来做，不同的例外情况各应按什么原则处理，前后的工作关系是什么，执行软件哪一条指令等问题。它有点类似于机床的操作规程，但它是一种管理规程。这里，所谓“规则”是指处理各种事物或问题的原则，特别说明例外情况上的处理原则。所谓“规程"是指在业务流程的基础上制订的事务处理的步骤。工作准则与工作规程由项目小组会同各职能部门共同制定，结合模拟运行进行验证，经领导小组批准，形成企业的正式文件，发至全企业执行，并定期总结修订。

　　ERP系统的每一个环节，如数量、设计修改、编制物料清单、签订销售合同、主生产计划、物料需求计划、库存盘点、能力计划、车间作业控制、采购、成本计算等都要制定各自的工作准则与工作规程。下面就以主生产计划为例来说明工作准则与工作规程。企业可根据自己的实际情况制定。

　　ERP实施是一场深刻的企业管理改革。改革的成果来之不易，要有新的管理标准把它巩固下来。工作准则与工作规程就是这样一种新的标准，相当于企业ERP的法律。它将保证ERP系统能坚持下来，并不断发展，这是一项不容忽视的工作。

　　5.1.8系统切换

　　不少企业由于受管理基础和人力资源的限制，希望能够分模块逐个实施。比如说先上财务子系统，或者先上生产管理子系统。ERP是一个信息高度集成系统，如果上线一个子系统，所有需要其他子系统提供的数据，都要通过收集各类票据用手工录入，不能体现信息集成的优势。而且一个一个的模块进行，不然会延长实施进度。如果分模块实施，还不利于系统模块运行，不利于说明各个业务之间信息的相互集成关系，有了问题也不易及时发现和解决，放到以后再补课，必然会引起不少修改返工。有些企业实施的时间过长，就是这个原因造成的。因此各个子系统最好是一起上，才有可能见到信息集成带来的效益。如果说分步实施，也是只先上一个车间、一个仓库或者一个分厂，取得经验后再进行推广，而不要割断ERP内部的业务流程。割断了业务流程，就等于破坏了信息集成，同建立信息化的初衷是相悖的。

　　5.2 ERP设计方案

　　企业在进行ERP系统实施前，会面临一个不可避免的选择，即决定是购买包含所需各个功能模块的ERP整体解决方案，还是组织力量自主开发ERP系统。当前，大多数企业更多地采用前一种方案，购买集成化产品。然而，自主开发的方式也是有其自身优势的，不容忽视。两种选择各有优势和劣势，企业应该根据自身特点、规模、业务、状况和内外部相关环境，认真评估，权衡利弊，谨慎地确定ERP系统选择方案。

　　目前，ERP软件产品的选择可归纳为两种类型：自行开发、购买成品软件。自行开发是指企业根据自身的需求借助BPM的成果，在产品招标的过程中，选择适合的ERP开发商，或者企业利用自身的技术人员，组织ERP的研发队伍，进行ERP产品的开发工作，同时完成现有可利用系统的集成。成品型是指企业根据目前国内外的各种ERP产品的特点，结合企业自身的特点，购买最能满足企业自身功能需求、系统集成需求的ERP产品，组织实施，并对ERP产品中缺少的功能需求进行适当的研发工作。

　　一、购买产品和自主开发的优劣比较

　　购买ERP产品和自主研发ERP系统各有优势和劣势，购买产品最大的优势在于能够一次性得到包含先进管理思想的完整解决方案，而自主开发的最大优势是开发出的系统符合企业业务需求，避免了购买的产品与业务需求差距过大，造成了业务与系统两张皮，实施难度大，甚至失败，二者优劣比较可见表5.1。

　　二、选择购买产品或自主开发的依据

　　企业确定购买ERP产品还是自主研发ERP系统的根本依据是比较两种方式可能方案的可行性，通过挖掘和分析企业真正的需求，考察本行业ERP产品市场和企业自身能力与管理水平，结合ERP项目目标、项目投资、预定工期等因素，分别分析两种方案的投资回报、风险性、社会效益、项目周期等指标，来确定最终方案。ERP方式选择的依据因素如图5.l所示：

　　选择购买ERP产品还是自主研发ERP系统的依据因素中，准确把握企业管理和业务上的需求是最关键的。如果ERP厂商提供的产品不能满足企业自身需求，则要考虑自主开发，否则往往会导致实施了ERP，但是用不了ERP，系统和业务不匹配;相反，如果企业现阶段全面实施ERP的需求不明显，也可以重点考虑自主开发，实现满足企业当前需要的功能，避免购入企业不需要的功能，从而节省成本。

　　不同行业面对着不同的ERP产品市场状况，有些行业成熟的ERP产品少，成功案例不多，对业务的支持应考虑应以自主开发为主;企业业务与信息系统的紧密程度，决定了企业业务对信息系统的需求，以信息系统为业务支撑平台的企业，如银行、保险公司等，应发展自主研发能力，慎重购买系统。

　　三、购买产品和自主开发的策略

　　无论是选择购买ERP产品还是自主开发ERP系统都需要讲究一定策略，充分分析项目风险，采取预防措旌。购买产品和自主开发的策略见表5.2。

　　应该说，解决购买ERP产品还是自主研发ERP系统的问题没有唯一确定的答案。企业需要清晰地明确自身期望、定义预期目标和调配各种必需资源，以投资回报高、项目风险小、满足业务需要出发，充分论证两种方式的可行性。

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