美国的次贷危机演化成金融危机，而且有演变成全球金融危机趋势。在这场危机中，中国的企业损失惨重，如工商银行、中国银行投资损失上亿。如果这些企业在次贷危机初期，能够借用相关的信息管理系统，进行风险预测、风险评估，做出正确的决策，进行风险控制，减持雷曼兄弟投资银行的债券，减少财务损失。在经济全球化和全球信息化的今天，企业可以借助一个强大的信息管理系统对瞬息万变的市场做出及时反应及正确的决策，对财务风险进行有效管理，才能在危机中立于不败之地。

　　在信息应用的进程中，企业运用信息管理系统可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合企业所有的物流、信息流、资金流，使企业的资源充分发挥效能，实现企业的最大化效益。企业信息管理系统可以使财务管理控制真正和业务紧密联系在一起，从而使计划、预算、监控、分析的触角伸到企业各个职能部门的最末端，为企业的运作提供决策支持，实现风险控制、简化工作，提高工作效率。

　　一般的企业信息管理系统的财务管理可以分为：财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、固定资产管理。在财务会计中又包含了总帐、应收帐款、应付帐款、固定资产、银行会计、资金预算管理等。管理会计包含成本要素会计、成本中心会计、利润中心、内部费用核算、内部作业成本核算、产品成本控制及获利分析等。在此，我们主要讨论财务会计中应收帐款与应付款帐及总帐在信息系统中的实现管理。

　　财务会计的应收应付帐款管理的实现。和财务会计总帐管理子系统有所不同，应帐款管理子系统和应付帐款管理子系统除了对相关业务进行记录、核算、分析外、更突出了管理的职能。对于一个企业来说，顺畅的资金流是生存的首要条件，然后才是利润。应收帐款管理子系统管理着资金的流入，应付帐款管理子系统则监控着资金的流出，这两个子系统对于管理企业的资金的流转是至关重要的。

　　在企业管理信息系统中，应收帐款管理子系统一般与业务销售管理子系统集成，因此，应收帐款管理子系统可以共享业务销售管理子系统中的客户信息。我们可以根据需要对客户进行分类，同一类的客户为一个客户组。如可以按地点和性质把客户分为国内客户、国外客户、合作伙伴、一次客户（临时）四个帐户组；也可以按销售的性质将客户分为零售客户、批发客户等客户组。客户的分类规则是可发自由定义。在应收帐款模块系统中，每个客户的编号都是唯一的。

　　在应收帐款管理子系统中，一些主要的业务如开票、客户信用检查、崔款等都是可以自动完成的。如在业务销售管理子系统完成对销售的业务订单发货后，系统会根据发票自动生成会计凭证。如

　　借：应收帐款—客户

　　贷：主营业务收入

　　当然，贷方科目，我们可以根据销售的产品的类型，在应帐款帐管理子系统中，提前设定。在业务销售管理子系统的销售中，是对客户发货的。同样，在财务上也是对此客户进行开票。发货和开票业务都是通过客户编号来选择客户的。在自动生成上述凭证同时，系统会根据客户信息中的统驭科目，实时更新总帐科目，从而使客户明细帐和应收帐款总帐金额完全相符。

　　当收到客户的付款时，在应帐款管理子系统中，执行收款动作。这个收款动作可以根据销售发票让系统自动执行或者是人工在系统中操作执行。系统自动生成会计作证上。如

　　借：银行存款----银行名称

　　贷：应帐帐款—客户名称

　　与此同时，系统自动更新客户明细帐与应收帐款总帐。

　　崔款和自动信函住来是应收帐款管理子系统的一个重要业务功能。崔款是指客户有逾期帐款的情况时，通过运行崔款程序，系统自动选择客户和逾期帐项，打印崔款函，并更新客户记录。崔款函的格式可以自由定义，系统可以从客户信息、业务运作等各个环节动态地获取相关的信息，包括地址、未清项、联系人、负责人等。此外，还可以根据不同的情况设立不同的的崔款等级；比如，对逾期不久的客户，崔款函中的措辞比较温和；而对于逾期时间较长，已经崔款数次无效的客户，崔款函的措辞比较强硬，甚至直接通知内部法律部门进入法律程序。

　　在应帐管理子系统中，我们还可对客户灵活地计算利息。利息可能对于逾期帐款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的手段。比如，有些公司为加快资金回笼，降低应收帐款的风险，要求客户预付部分甚至全部帐款，而作为补偿，给客户结算利息，或给客户一定比例的折扣。

　　除此之外，应收款管理子系统还可实现很多其他功能。比如客户信用额度管理、未清项的管理、帐龄分析、自动计提坏帐准备、重分类调整、汇兑损益等，所有的这些功能使企业可以对客户进行详尽的管理，最大程度地控制坏帐风险。

　　我们知道，应收帐款管理子系统是对客户的应收帐款的管理和风险控制，而应付帐款管理子系统则是对供应商进行管理。因而在应付帐款子系统里有很多与应收帐款管理子系统相似的功能。比如供应商信息、自动记帐功能、统驭科目、崔款和自动信函往来、利息计算、帐龄分析等。

　　应付帐款管理子系统负责监控企业资金的流金，因此在管理上要比应收帐款管理子系统的更加严格。应付款帐管理子系统一般与企业信息管理系统中的采购管理子信息、固定资产管理子系统、差旅费管理、人力资源子系统等集成，实现无缝联接，数据共享与数据衍生。如供应商信息、人力资源子系统中的员人信息等。应付帐款管理子系统的应付款帐数据由采购管理子系统中相应进货数据、或固定资产管理子系统中的固定资产采购、差旅费用管理的差旅费用报销、人力资源管理子系统的福利及工资数据生成。

　　和客户管理一样，我们也可以按供应商的性质设立不同的供应组别。我们可以设立原材料供应商组、媒体广告供应商组、办公支出供应商组等。员工供应商组便是其中的一个常见的组别。对于每一组别的供应商可以设置一个编码范围。供应商信息包括供应商编码、名称、地址、地区、类型、联系电话、邮件、开户银行、付款条件、付款方式等。

　　企业的付款业务种类繁多，数量庞大，其中有原料供应商、设备供应商、备品备件供应商、易耗品供应商、杂费、内部员工报销，等等。针对这种情况，我们建议在应付帐款管理子系统中实施排队自动付款功能，来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个比较敏感的流程，如查采取自动支付的方式，关键控制点的设置就非常重要了。

　　首先，在自动付款执行时，系统根据操作员（应付帐款会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商类别、日期、付款条件、付款方式等，从系统中检索符合条件的供应商的付款信息。付款信息是在建立供应商信息时建立。它包括付款条件（如30天到期2%现金折扣或60天净到期等），付款方式（如支票、汇票、电汇等）、开户银行（供应商和企业的开户银行），是否冻结付的等内容。在获取供应商付款信息的同时，系统自动检查所有符合选择条件的供应商的未清项，如未清的发票等。[page]

　　系统获取数据后，会将供应商未清项发票和主记录中的付款信息进行匹配核对生成一条付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息。付款建议并不会直接引发付款。操作员根据实际情况考虑各种因素后，决定是否需要编辑修改付款建议。当付款建议被最终核准后，就进入自动付款程序。

　　自动付款程序一方面会自动更新供应商的明细帐和总帐，生成相应的会计分录。

　　借：应付帐款---供应商

　　贷：银行存款—银行名称

　　在企业运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，较敏感的流程。对于这样的流程，风险控制显得尤为重要，因此，在应付帐款管理子系统的付款流程中的实现风险控制是非常重要的。

　　通常，首先会想到的风险控制点是对支付凭证的控制。在企业中，支票等支付作证是有专人管理的。如果付款单据是套打的，则打印机安装在专门的房间。支付凭证填制或打印完毕，还要经过审批经、盖章才能真正支付。

　　另一个控制点是对付款清单审核批准。应付帐款会计编辑完付款建议后，是需要经过上一层管理人员审核批准。

　　对于一些大型企业，每次运行系统生成的付款建议中，可能包括成百上千项的自动付款内容。这种情况下，以上两个控制点审核是有限的，原因在于大量的业务自动化了。假设有这样一种情况：一个财务人员既能更新供应商信息又同时能输入发票信息。如查他创建一个虚有的供应商并手工录入发票，那么，很有可能在后续的自动化流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被软易地付出。为了防止这种情况的发生，在设立前两个控制点后，还应该将风险控制点提前。新增的风险控制点是将维护供应商信息的权限与输入供应商发票的权限分开，分配给不同的员工。另外，还可以为相应的往来会计设定相应付款额度，来进行风险控制。不同的付款金额防需要不同的流程来实现。

　　员工费用的核算可以通过差旅费管理与应付帐款管理子系统集成来实现管理。差旅管理实现员工从差旅申请、订票订房到审批、结算、分析的全过程。如果仅需要对员进行费用核算、发放和分析，就可以使用应付帐款管理子系统来管理。当我们核算员工出差备用金、代垫费用和应付款（费用报销）时，我们通过选取员工的编号进行业务操作。设立员工供应商类别组后，我们不仅能实现对员工进行费用核算，应付帐款中的所有功能可以用来对员工进行管理，如帐龄分析，内部崔款和信用卡付款等。

　　应收帐款与应付帐款管理子系统的相关应收帐款数据及应付帐款数据通过进货、销货等单据自动产生，大大提高作业的效率，实现发票、订金开票、销货/采购开票（可冲销订金）、红字开票（开负数发票）等管理功能。销售发票清单可供会计人员月未申报增值税；根据已报帐的采购发票产生增值税抵扣明细表，可详细反映各种发票的抵扣状况，可处理现金、汇兑、支票、银行汇票、商业汇票、折让、预收等收款方式；非进销货的交易特别提供灵活的其他的应收与其他应付帐款作业，让帐款管理万无一失；包含各种明细、汇总、统计的管理报表；提供帐款回收率与帐龄等多项分析报表；冲帐过程也精心提供冲帐明细表充分发挥稽效果。

　　在财务管理中，总帐是基础。通过信息管理系统的子系统，如业务销售管理子系统、采购管理子系统、存货管理子系统、固定资产管理子系统、生产管理子系统、人力资源管理子系统等与财务总帐管理子系统的集成，可以实现总帐凭证的自动记帐，自动确定凭证类型，自动生成相关会计凭证，大大简化帐务处理工作，可以提升工作效率，实现业务细分化及多币种平行帐务处理与多会计期间帐务核算成为可能。

　　在传统的会计凭证分为五类型：现金收入、现金支出、银行收入、银行付出、转帐凭证。信息管理系统中可以根据不同性质的业务将凭证类型更加细化了，可以有总帐转帐凭证、折旧凭证、客户发票凭证、客户付款凭证、供应商发票凭证、供应商付款凭证、发货的自动记帐凭证和收货自动记帐凭证等，企业可以根据本企业的实际业务运作需求自已定义凭证类型。

　　各种不同的自动记帐业务，如采购收货、销售开票等在自动记帐时会自动确定相应的作证的类型。这种自动确定凭证类型机制在于企业可以根据业务运作的性质在信息管理系统中事先配置对应的凭证的类型与相关会计科目，但也可以采用系统自动确定，即系统默认的类型。

　　我们还可以对已定义的凭证类型分配凭证编号区间，同类型的凭证按过帐时间顺序编号，这些配置可以要求在系统中实现配置。企业可以自主决定所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号。年度结帐后，所有的凭证由零开始重新编号，还是在去年的编号后顺序编号——即跨年度的大流水号。

　　通过信息管理系统的财务总帐子系统，可以实现简化帐务操作。在设置总帐会计科目时，可以要求系统提供样本科目，企业可以参考样本科目维护生成本企业正式会计科目，这样可以大大提高建立会计科目的效率。

　　另外，通过科目分配模型用来简化凭证输入。比如，每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心者是类似的，可以做成模板，每月做凭证时，直接调用，输入金额就可以了。

　　在系统中，可以利用周期性凭证来简化凭证的输入的。如一笔待摊费用在的几个月内摊销，每个月末摊销分录是相同的，还有固定资产折旧凭证等，这时我们就可以使用周期性凭证来简化操作。周期性凭证除了包含正常的凭证信息外，还需要维护凭证录入的频率和时间跨度，这样系统在做定期处理，如月结时应付自动生成相关凭证。

　　在财务部门的日常业务中，有很多工作周期性的：如折旧运行、汇率评估和汇兑损益计算、在途货物的自动清算、预提费用、利息计算、在制品结算、关帐、余额结转等。财务部门在做月结和年结的时候会有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。我们在总帐管理子系统中，可以完成对这些周期性事务的处理和管理。我们可以在总帐系统中设置定期处理计划，可以让系统自动在设定的时间自动完成这些周期性的工作，这样很大程度上减轻财务人员的工作负担，提高了工作效率。

　　企业利用信息管理系统实现多会计期间与多币种进行帐务处理成为可能。

　　在中国，会计年度和会计期间是固定的。但在其他大多数国家，会计年度和会计期间是不做硬性规定的，企业可以根据自己的需要定义。随着经济的发展，越来越多的中国企业在国外拥有分支机构和合资企业，而到中国来投资办厂的外国公司更是数不胜数，所以根据不同的分支机构或国外总部的环境来定义不同的会计期间已经成为不少企业的必需的。因此要求总帐管理子系统提供灵活方式来定义会计年度和会计期间。企业可以根据需要设置特定的会计年度和期间，对于一个企业可以有多个会计核算年度和会计期间。

　　和会计期间一样，越来越多的中国公司将会涉及多币种业务。我们假设某集团在日本有一家子公司，按照当地规定需要用日元作为本位币，但是，它的报表则需要以人民币和美元为货币单位上报到集团公司进行报表合并和管理。对于多货币的处理，总帐管理子系统可以采用两种不同的方法进行处理，即报表级折算和设立并行货币。

　　报表折算指企业平时按照本位币（日元）来记帐，到了月末时进行报表的折算，折算成其他货币（如美元或人民币）。比如银行存款帐户末时的汇率，资产按照历史汇率，损益表科目按照平均汇率来折算。这种方法可以称为报表级的折算。

　　在总帐管理子系统中，可以设立多种并行货币。即交易货币、本位币、首选并行货币和次选货币。交易货币是发生结算时实际使用的货币，首选货币一般为集团货币，而次选并行货币则一般选择硬通货，如美元、欧元等。我们假设在日本的子公司，它有一笔出口到新家坡业务，按照合同以新家坡元结算。这家公司的记帐本位币是日元，首选并行货币是人民币，次选并行货币是美元。在触发销售业务时，系统会自动选择新加坡元（交易货币）来记帐。但这帐凭证中的数字会同时折算成日元、人民币、美元。这种方法可以称为凭证级的折算。

　　在总帐管理子系统中，可以为常用的报表提供了模版，如资产负债表、损益表、现金流量表、试算平衡表等，并且设置有相关的数据计算公式。企业可以根据本身的实际需要，调整报表的格式及报表中相关项的数据来源计算公式，来满足需求，可以做到一劳永逸。

　　企业财务管理可以借助信息管理系统作为平台，监控企业的相关业务运作，实现对企业资金流的监控，实现风险预测、风险控制、简化工作，提高工效率。在经济全球化的时代，市场变化日新月异，企业能否及时根据市场信息，调整自己的战略或战术，已经是至关重要。美国的次贷危机演变成金融危机，中国银行企业由于对投资风险预测与监控不到位，在这场金融危机中损失重大。中国工商银行将损失1.518亿美元、招商银行1.4亿美元，中国建设银行2亿美元，兴业银行与雷曼兄弟相关投资与交易产生的风险敞口总计折合约３３６０万美元，中国银行持有雷曼兄弟控股及其子公司发行的债券７５６２万美元及无担保贷款5000万美元。如果他们在美国次贷危机的的初期时，运用很好的工具，进行财务风险预测与预警，作出正确的决策，进行风险控制，减持雷曼兄弟投资银行的债卷，也不会导致投资损失巨大。

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