创新性的系统实施

　　天津柯雅美术材料有限公司的前身是天津美术颜料厂，随着中国的改革开放和经济全球化，在竞争日趋激烈的国际环境中，天津美术颜料厂联手国际最大的美术材料集团——英国柯雅美术材料有限公司，于1997年成立天津柯雅美术材料有限公司，并于当年在国内推出了世界着名的温莎牛顿画材、花斑狗品牌。

　　2003年，天津柯雅美术材料有限公司开始实施酝酿已久的ERP系统。但这家国营背景深远的企业，在信息化建设领域可谓一片荒漠，甚至员工报销都没有单据凭证。

　　但管理基础薄弱并没有成为实施的阻力，反而激发了柯雅人想利用ERP向管理要效益的原动力。业务发展对管理的需求加大，已经到了不加强管理企业的经营很难再上台阶的地步，中英双方文化差异在对企业管理上体现更为明显。在磨合期间达成共识——必须引进先进的管理理念和工具，在反复选型对比之后，选定性价比、服务兼优的QAD公司企业管理解决方案——MFG/PRO EB作为公司信息化的主干工程。

　　信息化在走过规划和选型之后，进入实施的实质阶段：业务流程重组、搭建信息化网络平台，实施ERP时期，对于一个传统的国营企业的改造谈何容易，经过借助外脑对公司管理经营全盘的诊断，重新对市场、客户、货品、库存、销售、采购、生产、财务等企业管理环节进行一系列的分析、梳理。搭建了公司局域网，建立了以微软Exchange为平台的公司办公系统。在铺平信息化基础建设的前提下,分步骤地实施QAD ERP系统，其中包含基础数据、销售、采购、库存、财务、生产模块。每个模块实施过程都历经系统培训、数据及文件准备、系统安装及调试、小范围模拟、试运行、改善、全面上线等过程。这个过程不是一帆风顺的，其中充满坎坷：如人对系统的不信任、数据不准、系统流程既然有内控作用就会对人有约束，就会被人所不接受、经验不足造成的误操作等等。都在坚持不懈的努力下，得到了解决。

　　引进一种新的管理理念，并逐步让她成为自己行为的指南。无论从过程看，还是从结果考量，都具有创新的特性。柯雅的信息化之路，到处都是创新实践的足迹：首先，抱定先进、科学的管理理论和方法必须与柯雅经营管理实践相结合，才能产生效率和效益的宗旨；其次，顾问的培训、指导只是将新知转化成管理规范和标准的“催化剂”，突出柯雅人的主动性，使得企业建立学习型组织的过程和信息化同步；项目实施的计划性和风险控制，也是从未有过的挑战，力求以稳妥、实效的“积小胜成大胜”，实现IT投资的“零风险”创新，等等。因此，总结柯雅信息化的心得，最为直观的就是创新性的系统实施为信息化的成功奠定基础。[page]

　　创新改善无止境

　　信息化工作带有强烈的阶段性，柯雅在ERP项目上线、初步成功后，只被视为信息化道路上的新起点，利用ERP系统优化管理的脚步从未停止，其中有“三大战役”：

　　刚刚上线之时，就狠抓了节能降耗，曾三次大幅度降低BOM中的废品率，累计降低幅度为7%，大大地挤掉了生产制造中原材料耗用的“水分”；降耗工作遇到一个棘手问题——降低的标准，采取的创新手段是进行月度盘点，将物料盘盈数值的“黄金分割点”（优选法之一，其选值约占总数量61.8%）作为降耗的参考值，每一季度取均值对系统数据进行修订。

　　坚决杜绝企业管理的随意性，强调计划的严肃性，用严格意义上的主生产计划和物料需求计划替代手工计划，进一步分解作业计划和采购计划；在科学的计划指导下提高生产效率，坚持三年中月工时耗用比定额低3%，订单交付准时率达到97%以上。

　　库存积压向来就被柯雅人视为“眼中钉”，借助ERP总结出库存管理的经验是一大“夙愿”，采取的措施多具有创新性：管理库存不能只盯着仓库，应从财务规划入手，ERP系统以其科学的理念为企业库存可存上了一道“紧箍咒”，可计划出生产规模所需库存占压的规模，库存的高低一目了然，用柯雅人话说就是“库存管理是计划出来的！有了变化更需要计划！让计划赶上变化！” ；创新提出“库龄”的概念，动态地分析库存占压支持生产、销售的适应程度，系统自动预警一定时期内“不动”（没有任何系统操作的）物料。

　　“三大战役”初战告捷，向着“用管理要效益”的纵深前进：自行研发BI（商务智能）项目，从多维度分析销售收入、成本和利润的来源，在“开源节流”上做足文章，把“企业管理见效益”的重心向战略层面前移，是创新从偶然的“灵感火花”向“制度体系”过渡。回顾围绕系统改善管理所走过的历程，使我们深深体会到不断改善是企业信息化永远走不完的“最后一公里”。

　　利用信息化实现内控

　　内部控制是保证公司正常运行的重要手段。以ERP的创新理念——信息技术对管理行为的“刚性”约束，将所有业务必须架构在合理的、科学的信息系统之上，从源头上杜绝了“暗箱操作”。剔除人为因素的随意性，也就避免了对业务性质、结果判断的不确定性，可最大程度地减少非理性因素干扰，所有业务数据不可随意更改，大大减少舞弊行为发生的可能性；实现原已存在的内控管理理念转变成新的生产力因素，减少风险、增进效益。

　　QAD ERP——MFG/PRO具有超强内控功能，柯雅人正是利用软件赋予的创新手段，在销售、采购、生产及财务等方面实施内控。首先，无论是销售还是采购的价格和折扣，都要经过审批，在系统中形成价格体系，每张销售订单和采购订单的价格都受到约束，异常情况有人监督；其次，采购和生产过程中，对需求量的控制都是经过MRP运算得来的，即不允许超量，也在一定程度上杜绝浪费；再次，对客户信用的评估，随时监控着欠款过多的销售客户和供货不及时的供应商；最终，财务作为ERP系统运行和监控的中心，变原来记帐工作为主的工作方式为利用各种数据和报表进行财务分析，事前计划、事中控制、事后分析和改善全方位地内控模式。

　　企业信息化的目标是提升企业管理水平，企业信息化的过程是个创新的过程，柯雅人特意将信息化与诸多管理工具相结合，既贯彻ERP理念的落实，又适应行业和本企业特点，将企业管理信息化做到“全覆盖、深层次”：与ISO9000体系相结合，ERP的工作流程都以ISO9000程序文件的形式加以强化，使系统操作和实际工作“有法可依”；充分挖掘ERP系统质量管理的功能，并以自行开发的质量管理系统作为补充，压缩企业质量成本，维护品牌的“美誉度”；根据行业特点研发配方管理系统，杜绝数据共享给企业商业机密可能带来损失，最大程度地保护公司自有知识产权；依据企业自身的特点，大量做客户化的程序，将富有增加值的流程加以固化，提升了效率或规避了运营风险； KPI考核的数据依据都必须来源于ERP系统，以真实的数据支持管理等等。

　　目前，天津柯雅信息化对业务的促进已经由“量变”正向正“质变”的方向发展，其中不乏自主创新所赐。信息化的管理理念促进了企业管理制度的创新，信息技术的前瞻性激发了组织和人员创新的自觉性。完全有理由相信，创新和信息化使得企业“如虎添翼”，迅猛发展。

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