尽管全球范围内，IBM、微软、Oracle等IT巨头们对协同软件的技术和市场投入都非常大，我国的复旦协达、点击科技等专业协同软件厂商也在不遗余力地进行市场推广，但协同软件相关概念非常紊乱，各个厂商协同软件的定义不尽相同，用户对协同软件的概念也很不清晰。虽然协同软件可以有各自不同的定义，各个厂商也可以有不同的观念和产品功能，但捋清概念，使协同软件的理论定位与产品功能能够清晰化，避免因混乱的概念而影响用户选择与使用协同软件，已经显得非常重要。
　　1 业界所谈的协同软件即协同管理软件
　　协同在汉语字典里的定义很简单，即：互相配合。协同软件就是互相配合的软件。协同软件可以是CPc(产品协同制造)、协同OA(办公自动化)、协同商务，等等，但是，我们关注的不是泛化的协同软件，而是专门用于管理中的协同软件。
　　综合国内外的一些相关资料，复旦协达在定义协同软件时是这样描述的：协同软件是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件。协同软件的管理思想核心是：互相配合；协同者是人以及由人组成的组织；协同的目的是：完成管理事务。这个定义实际上指出，目前业界所谈的协同软件本质上就是指协同管理软件。
　　协同泛指组织中多人共同完成同一或多个事务的行为方式和过程。根据协同的定义，可以重新给出“协同管理软件”的定义。所谓协同管理软件，是指能帮助企业各个职能部门的各个员工，围绕统一的目标，步调一致地执行各项管理活动、完成各项管理任务，最终实现企业目标的管理软件。
　　根据上面对协同管理软件的定义和要求，协同管理软件至少应该包括以下特征和功能。
　　(1)基于统一的管理集成平台，涵盖企业管理的主要职能，至少包括目标计划任务管理、工作流程管理、人力资源管理、财务管理、客户管理、知识管理。应该可扩展，支持项目管理、客户关系管理、设备资产管理等。
　　(2)系统整体是以实现企业的目标为目标。
　　(3)拥有立体的网络化的沟通和互动系统，犹如系统的耳、目。
　　(4)目标管理是系统的大脑，所有业务应用，比如人员考核、任务执行、项目管理、销售活动、成本管理、客户服务等均应围绕目标展开。
　　(5)工作流系统必须和业务系统融合在一起。工作流程是系统的神经，贯穿于业务系统的每一个末梢。工作流程驱动不同岗位、不同个体、不同部门、不同业务之间的协同，实现业务运行的自动化。
　　目前，市场上的协同管理软件主要分为：①传统协同管理软件。这类产品主要是在传统OA软件的基础上发展起来的，它主要的关注在人员的协同，如视频会议、在线聊天等等。这类软件的主要工作是提高人员的沟通效率，但是对企业的作业流程没有改变。②应用协同管理软件。这类产品融入了流程的概念，同时包含了企业的人力资源、客户管理、财务管理等等各个方面。目前，市场上一直在讨论协同管理的大多是这类软件。这类软件优点是自成体系，模块间集成度高。同时带来的问题是开放度不够，不能充分利用企业已有软件的优势。③平台化协同管理软件。这类产品主要集中在工作流和应用集成，利用平台本身的优势充分发挥企业现有专业软件的力量。同时，充分利用现代化的移动办公设备扩展企业协同的空间。在软件专业化的趋势下，企业要试图通过一个软件或一家公司的软件去解决所有问题是不可能的。只有取各家之长为我所用，才能更好地发挥企业信息化的效益。也正是基于这样一种情况，协同管理软件应该朝向平台化方向发展，充分整合各种应用，而不是试图把企业的所有应用都囊括到企业协同管理软件中来。可见，协同管理软件应该是企业信息化过程中的“润滑剂”和“粘合剂”，而不是无所不能的“万金油”。
　　2 协同管理软件的学名即协同管理系统(CMS)
　　协同管理软件是继ERP之后的新一代管理信息系统，是2l世纪新的经济背景下的企业核心管理软件。协同管理软件的学名是协同管理系统(CMS)，业界目前谈的最多的协同软件实际上就是指它，尤其是朝华软件公司一直使用这一比较标准化的名词。
　　作为一个新的软件热点，企业协同管理系统(CMS)是一套基于协同思想，由文档、资产、人力资源、客户、项目、财务、工作流等模块组成，具有强大门户功能的管理软件。该软件以人力资源为核心，通过工作流驱动，达到各个模块之间的紧密联系、协同运作。它整合企业内部和上下游资源，实现除生产制造以外对企业内外各项资源的全面协同管理。
　　20世纪90年代，在政府的推动和标准化财务需求的促进下，绝大部分企业已经实现了财务信息化。ERP是实现对制造业的原料、半成品和成品的内部管理。近年来，我国企业信息化获得了长足的发展，许多企业都建立了自己的办公系统，并上马了财务管理、进销存、ERP、SCM(供应链管理)、HR(人力资源)、CRM等系统，形成了很多部门级应用。这些分散的系统在提升企业效率的同时，也引发了一系列问题。一方面，系统之间形成了信息孤岛，不仅造成重复建设，也无法形成整合效应，无法帮助企业实现高效管理和决策，因而影响了这些系统发挥应有的价值；另一方面，尽管国内外企业无不倡导“以人为本”的管理模式，但信息化在管理人的方面却出现了盲区。而协同“以人和人的信息为核心”的管理特点正好可以满足这一需求。这就催生了整合企业内部各个系统、员工和管理层以及外部供应链的协同系统。因此，当“以人为本”的管理理念盛行，协同管理系统(CMS)即成为企业打通信息孤岛、打破部门壁垒和企业之间壁垒的必然选择。
　　与今天的以ERP、CRM等更多的是从面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建的企业管理系统不同，CMS面向企业管理中的人进行构建，以组织中的“人”为中心进行信息和资源的组织，强调组织中“人”通过互联网进行互动、沟通、协作、交流；以组织人员、资源、信息为主，以流程、表单解释制度的执行，通过日常的各种协作完成组织知识的积累和存储，通过集中共享的方式方便组织信息的利用；以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布、呈现支持组织文化和组织管理，提升团队凝聚力和执行力。
　　平常处理的大量信息都是面向人的，如给领导报一份报告，提交一份申请等，是面向角色、面向行为规则的非结构化信息，这部分信息从内容表现形式上看，具有分散、跳跃、信息离散的特征，但从相互的关联逻辑来看，又具有明确的动态匹配和映射特点。CMS正是以这些信息为主要管理对象，结合组织中“人”作为中心要素，通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程，完成信息积淀为组织知识的过程。
　　概括地说，CMS有3个显着的特征：①以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；②以“组织行为”为管理根本，即对组织行为rfl的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；③以管理组织中的“执行”信息为对象，其中占信息总量80％的“非结构化”信息为重点。
　　目前，所谈的CMS应有4个方面的作用：第一，人员方面的作用，日历安排、即时消息、白板、电话会议、文件共享等等。第二，可以对流程进行协同，对项目、工作流管理和业务流程自动化管理。第三，也可以对信息进行协同，文档管理、内容管理、知识管理、搜索、存取、记录管理。第四，对应用协同，在Web服务管理或SOA上实现对应用的协同。总之，以人为核心，应用、信息、流程三位一体才能实现协同。
　　3 CMS的实践意义
　　2006年，Gartner发表两篇主题文章：“协同软件一下一代信息系统”和“基于BPM的动态建模，新的协同软件”，协同软件的市场地位和以工作流为核心的协同应用，受到了国际权威机构的认可；2007年，中国协同软件技术与应用高层论坛在复旦大学召开，推动协同软件在中国的发展达到二个新高度；2008年，协同软件继续保持高速发展势头，协同软件将由先进的IT应用系统，成为每个企事业单位都必需的基础应用软件。今天，在经济飞速发展的中国推行这一继ERP、CRM后的企业信息化的第3股热浪--CMS尤其有重要性和必要性：
　　(1)CMS对于面向21世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而CMS所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行CMS来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。
　　(2)推行CMS，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰：企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。推行CMS，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。
　　总之，很多中国企业早在20世纪80年代初就着手建立企业的管理信息系统(MIS)。20多年过去了，没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。过去做MIS，更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别，不会有管理水平的提高。而CMS所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据：结构化与非结构化的、多媒体的等等；CMS所直指的目标是物化科学的管理思想。所以，CMS较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。

（责编：韩雨彤）

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