OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是单位内部的各项审批电子化，如工作请示、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程，通过网上进行办理和审批; 二是网上公文处理，实现收文处理和发文处理的电子化。然而，笔者发现，在很多单位这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。为什么会出现这种OA部署貌似成功，而实际上却低效用的情况呢？笔者分析有以下几个原因:

    一、OA系统细节设计不够完善，流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。

    二、“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，而只相信手写的凭据，特别是在财务、采购部门。

    三、安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具备足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。另一方面，用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，也制约着公文处理电子化的推广、普及。

    那么，除了提升技术、简化流程外，尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动办公自动化？笔者提出如下建议:

    一、让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。OA应用初期可以两条腿走路。一方面按照电子工作流要求在OA中填报数据，同时保留所有纸质报价单、原始凭证，由审计部门定期审计，保证交易的合法性。另外，也可采取打印流程中部分重要字据的办法，让相关事项当事人手写签字备案，这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。两种运作方式并存，可为将来全部电子化打下基础。

    二、利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多OA系统公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。如果采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合人们的使用习惯; 另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要假冒领导签批文档的话，就会很容易通过字迹鉴别给“揪”出来。

    三、完善安全机制，为网上审批工作提供保障。OA安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施; 同时，“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应可进一步提升系统的安全等级，最大限度保障审批业务的顺利开展。

    四、用户单位领导要率先垂范应用OA各项流程，身体力行推动办公自动化。推行网上办公审批，不仅有技术问题，还涉及到部门之间协调、衔接等，更主要的是领导思想观念，这要求单位领导要率先垂范，全面推动办公自动化。

    以网上审批为代表的OA建设之路任重道远，仍面临许多挑战。但只要正确分析，适应形势，完善技术，积极应对，OA将更上一层楼，繁荣而且有序。
 

免责声明：本网站（http://www.ciotimes.com/）内容主要来自原创、合作媒体供稿和第三方投稿，凡在本网站出现的信息，均仅供参考。本网站将尽力确保所提供信息的准确性及可靠性，但不保证有关资料的准确性及可靠性，读者在使用前请进一步核实，并对任何自主决定的行为负责。本网站对有关资料所引致的错误、不确或遗漏，概不负任何法律责任。
本网站刊载的所有内容（包括但不仅限文字、图片、LOGO、音频、视频、软件、程序等）版权归原作者所有。任何单位或个人认为本网站中的内容可能涉嫌侵犯其知识产权或存在不实内容时，请及时通知本站，予以删除。