实施顾问还要求王晓去向财务人员确认企业中存在哪些常用的凭证。对此，王晓不理解，不知道收集这些常用凭证有什么作用。实施顾问向王晓解释说，财务人员制作的凭证80%以上都是一些重复性的凭证。如每个月都要做的应付帐款凭证，其可能只是供应商与应付金额不同而已，凭证上其他的内容都是相同的。如果每次开立凭证的时候，都需要从无开始填写，那么工作量会比较大。如果把这些常用凭证收集起来在系统中建立模板。以后每次需要的时候，直接调用系统中的常用凭证。这就可以提高财务人员凭证制作的效率。王晓听了以后觉得非常的有理。就在实施顾问的指导下，开始常用凭证的收集、建立以及相关的培训工作。

　　第一步：常用凭证的收集与建立

　　要利用系统的常用凭证功能，首先系统管理员王晓需要跟财务人员一起，确认哪些凭证类型是常用的凭证。实施顾问跟王晓说，企业常用的记账凭证中，80%都是常用凭证。如应付帐款凭证、库存金额调整凭证、成本费用分摊凭证等等。王晓需要将这些会计凭证收集起来，然后在系统中制作模板。

　　在用友财务管理软件的凭证管理中，专门有一个“常用凭证”窗口，可以帮助企业用户建立与管理常用凭证。录入凭证模板的方法跟录入普通凭证差不多，主要有两个区别。一是不用录入凭证编号，但是需要录入常用凭证的编码。在以后调用常用凭证的时候，就是通过这个编码来调用。为此必须保证这个常用凭证编码的唯一(用友财务管理系统在常用凭证保存时会自动进行唯一性的判断)，同时要让常用编码容易记忆。二是金额可以输也可以不输。在输入普通凭证的时候，必须要输入金额。而在输入常用凭证的时候，这个金额可以输，也可以不输。主要是看常用凭证的用途。如果某些凭证，如一些固定资产的折旧凭证(采用固定年限折旧法)，其每个月的凭证不仅会计科目相同，而且金额也相同。此时会计凭证模板就可以输入金额。那么下次调用常用凭证时金额就不用输入了，直接采用默认的金额即可。但是，如果会计凭证只有会计科目相同，而每次的金额都不同，那么可以不输入金额。在会计模板中不输入金额，则引用其生成的会计凭证中，也只有分录，而没有金额。财务人员之需要根据实际情况来调整相关科目的金额即可，而不需要另外新建科目。所以是否需要在常用会计凭证中输入默认的金额，主要是看会计凭证的用途而定。如果会计凭证的金额在固定时期内不变的话，那么可以输入金额。否则的话，不需要输入。

　　另外，最好对常用凭证的制作权限进行限制。由于常用凭证是共享的凭证，即全部财务用户都可以引用(仍然受到会计科目的限制，如出纳凭证)。此时要限制每个用户都根据自己的工作习惯来建立常用凭证。常用凭证一多，在引用的时候就会出现问题，寻找起来特别麻烦。所以，对于常用凭证的建立权限最好进行限制，如只有系统管理员或者财务经理才能够建立常用凭证。在用友财务管理系统中，就有类似的权限控制。只有具有“常用凭证控制权限”的操作用户才能够在系统中建立、删除、作废采用凭证。

　　第二步：调用常用凭证

　　常用凭证制作完成之后，调用常用凭证就是很简单的一件事情。在凭证管理菜单中，用户会看到一个“调用常用凭证”的菜单项。点击这个菜单项，系统就会弹出一个窗口，然后用户输入常用凭证的编码，系统就会自动根据常用凭证中定义的内容来生成凭证。如果根据常用凭证生成的会计凭证内容不全，如缺少金额，则用户可以在新生成的凭证中补全相关的信息。在这个根据凭证模板自动生成常用模板的过程中，需要注意以下几个问题。

　　一是凭证的编号。在自动生成凭证编码时，也会自动生成凭证编号。因为凭证在保存时，这个编号是不能够缺少的。那么这个编号是如何生成的呢?这主要是看系统的基本设置。如果系统设置为自动编号，则在这个自动生成的过程中，其就会采用自动编号。在系统参数中设置的自动补充断号功能，在这里也是有效的。如果系统中设置的是手工编码，那么系统仍然会按照一定的规则，如年月日等信息生成一个唯一的凭证编号。然后用户在回头的时候再重新进行更改。为此实施顾问建议王晓，如果采用常用凭证功能的话，那么对财务凭证的编码采用自动编号的方式，以减少凭证的修改。

　　二是凭证建立的日期。对于财务凭证来说，这个凭证建立的日期可以说跟凭证金额一样重要。默认情况下，这个凭证的日期就是操作系统的当前日期。即按照调用常用凭证的日期作为默认的凭证交易日期。当用企业财务人员可以根据实际情况来进行调整。

　　第三步：删除或者作废常用凭证

　　常用凭证有时候也会过时。如当某个固定资产报废或者已经折旧完毕时，就不需要再对这个固定资产进行折旧。此时这个固定资产相关的折旧常用凭证就没有用了。碰到这种情况时系统管理员需要及时的把没用的常用凭证作废或者删除掉。只有如此，在调用常用凭证窗口，出现的常用凭证就比较少，方便企业用户进行选择。那么到底是删除好呢，还是作废好，对此实施顾问的意见是需要看以后是否还需要使用这个常用凭证。如有些企业，对于固定资产要进行改良。如可能需要一年或者更长的时间。因为在固定资产改良的过程中，不需要对固定资产进行折旧，为此可以先暂时间将这张常用凭证设置为作废。等到改良完成后，需要记录对固定资产进行折旧时，在重新启用这个常用凭证。不过此时折旧的金额往往会有所调整，此时就需要调整这张常用凭证中的金额。

　　而对于那些以后再也不用的会计模板，则直接删除即可。此时删除常用会计凭证，并不会影响那些根据这个常用凭证创建的普通财务凭证。这说明什么问题呢?实施顾问想考一考王晓。王晓这段时间下来，也不是省油的灯了。他想了想后马上给出了正确的答案。这个会计模板与普通的财务凭证不是引用语被引用的关系，而是一种复制的关系。即通过常用凭证来建立普通凭证的时候，普通凭证是直接复制常用凭证的内容，而不是调用。故当常用凭证被删除时，不会影响到普通凭证。

　　所以，对于没用的凭证模板是删除还是作废，系统对此没有强制性的规定，主要是看企业以后是否还需要用到这个凭证模板。如果还需要用到，只是在短时间内不用，那么将常用凭证作废即可。等到需要还需要用到时，再进行恢复即可。反之，就直接删除常用凭证，以提高引用的效率。

　　最好实施顾问提醒王晓，如果常用凭证引用的次数不多，或者利用常用凭证建立凭证后需要进行大量的更改，此时可能还是直接建立凭证工作效率更高。故常用凭证只是用于那些具有重复性且内容大致相同的凭证上，如成本费用分摊、固定资产折旧等等。如果用在其它的财务凭证上，反而会起到事倍功半的效果。

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