出纳凭证在众多财务凭证中是一类很特殊的凭证，因为其直接涉及到企业现金的收入与支出。为此在企业财务管理中，往往对财务凭证的管理提出了一些特殊的要求。其中应用的最广泛的一种管理方式，就是要求在出纳凭证上除了审核之外必须有出纳人员的签字。如果没有出纳人员签字的话，则这张出纳凭证就不会生效。

　　现在王晓所在的企业就提出了这个需求。经过王晓与财务经理、财务总监确认后，他们对出纳凭证签字提出了如下的要求。

　　出纳凭证要在一个单独的窗口中记帐

　　财务总监提出的第一个要求就似乎出纳凭证要在一个单独的窗口中进行记帐。这主要是跟其他的财务凭证区分开来，才财务管理更加的具有针对性。而且在这个窗口中，可以按出纳凭证签字用户来排序，就可以很方便的查询到出纳凭证是否都有出纳人员签字确认过。如果没有及时确认，则可以进行追踪。

　　其实这个需求很多企业都提到过。在神州数码等财务管理模块中，这个出纳凭证往往跟其他凭证式合在一起的。企业如果要想实现分开管理的话，有两个解决的方法。一是对出纳凭证采用独立的凭证类别。然后根据凭证类别排序或者按凭证类别来进行刷选，就可以找到所有的出纳凭证，然后再进行后续的操作。二是新定义一个窗口，然后按凭证类别过滤，让这个窗口只显示出纳凭证的窗口。这在一些具有自定义平台的管理系统中，如Compiere或者用友的自定义平台中可以轻松实现。如果这只是一个显示上的隔离，在数据库中他们是保存在同一张数据表上。

　　签字后的凭证不能够修改、删除

　　一般出纳凭证其核对包括三个步骤。首先是相关人员开立凭证，然后是出纳人员签字审核，最后是主管人员审核。而一般的凭证则只有两个步骤，即相关人员开立凭证及主管人员审核。那么现在企业要考虑的就是，这个出纳人员签字对于出纳凭证能够起到哪些控制的效果呢?财务经理可能以前用过类似的财务管理软件，所以对此比较清晰。他指出，签过字的出纳凭证，不能够被其他人员删除、修改，包括主管人员。如果确实需要修改的，也只有取消签字后才能够修改。而这个取消签字的权限只有出纳人员有，主管人员也没有这个权限。另外，如果出纳凭证出纳人员没有签过字，那么这个凭证主管人员是无法审核的。

　　其实，这些需求的话，在用友财务管理软件中都已经考虑到了。只要某个凭证中有相关的一些会计科目，那么系统就会认为这个凭证是出纳凭证。而一旦启用了出纳签字功能，则相关的控制错误就会起效。在这个用友财务管理软件中，这些控制措施主要有如下几点。第一，若凭证式出纳凭证，而没有出纳人员签字，则这个凭证主管人员是无法审核的，而且也不会给结账。或者说，在结账窗口，根本不会显示这个没有出纳人员签过字的会计凭证。这是在查询语句中限制死的。第二，对于签过字的出纳凭证，出纳人员具有最高的权限。即除了出纳人员自己，可以撤销出纳凭证的签字然后进行更改。其他任何人员，包括出纳人员的上级，也无法对签过字的出纳凭证进行修改。

　　不过实施顾问提醒王晓，在这个权限的控制上要注意一个细节，即对于出纳凭证来说，是出纳人员先签字还是主管人员先审核。这在不同的企业处理流程是不同的。如有些公司在制作出纳凭证时，是先有主管人员签字认可，然后再是出纳人员在恰当的时候进行签字画押。为了适应企业不同的需求，在财务管理软件中，结合工作流系统，可以对这个流程进行控制。企业财务人员如果后续需要调整这个流程，那么不需要更改源代码就可以完成。为了后续工作的方便，为了出纳凭证管理更加的科学，王晓需要根据企业用户需求的变化而及时调整系统的出纳凭证审核流程。做到系统流程跟实际操作流程一致。

　　对出纳凭证进行整批签字

　　出纳凭证可以说是企业财务管理中最多的记帐凭证之一。因为任何一笔的现金流入与流出，都需要有对应的出纳凭证。所以企业出纳人员担心，如果每一张出纳凭证都需要签字确认，则这个工作两会很大。为此，出纳人员提出，是否有整批签字的功能。如不是开立一张出纳凭证就进行签字。而是在第二天将上一天所开的出纳凭证进行一次性签字。这就可以减少签字的工作量。

　　对于这个需求，在用友财务管理软件中也提供了很好的支持。如系统提供了对已经审核的出纳凭证成批签字的功能。在系统中有一个“成批出纳签字”的批处理作业。通过这个作业可以对已经审核的出纳凭证进行成批签字。用户可以一张张的选择要签字的出纳凭证，也可以按照日期来选择出纳凭证进行签字。在这个窗口中，会把两类出纳凭证过滤掉。一类是没有审核过的出纳凭证，第二类是已经签过字的出纳凭证。也就是说，如果要启用成批出纳凭证签字功能的话，就要按照先主管人员审核、后出纳人员签字的工作流程。这主要是为了提高出纳凭证的准确率。因为出纳凭证签过字以后其他人员就无法更改，为此要先加上一道主管人员的审核工序，来降低出纳凭证的返工率。所以说，如果企业需要用到这个批处理作业，就需要调整自己的工作流程，以符合系统处理的需要。实施顾问建议王晓，对于出纳凭证先审核再签字也是目前主流的处理方法。企业有可能的话，最好还是对自己的财务管理流程进行优化，以改善相关的作业流程。

　　友善的提醒业务

　　如果采用先审核、再签字的流程，那么出纳人员需要及时的了解有多少张出纳凭证被审核了。如果系统没有提醒功能，那么出纳人员就需要通过系统查询才能够了解这个出纳凭证的审核情况。所以企业的财务人员就提出了一个要求，他们希望在系统登陆的时候能够有一个友善的提醒，告知出纳人员现在系统中有多少出纳凭证还没有审核。这就好像Windows操作系统登陆的时候，系统会提醒用户收到多少邮件的情况一样。

　　要实现这个情况难度也不是很大。如在CompiereERP系统的财务管理模块，就具有通知的功能。当出纳凭证审核后，系统就会发一份消息给出纳用户。当出纳用户登录到操作系统后，就可以看到通知。这个通知的数量就是其最近审核的出纳凭证的数量。在这个通知信息中，还可以通过其带有的连接，直接打开出纳凭证，然后进行签字。显然这通知的功能，不仅可以起到提醒的作用，而且还可以方便用户的操作。在用友财务管理软件中，也可以通过消息中间件来实现类似的需求。可见，不同的系统对于这方面的实现机制是不同的。

　　最后实施顾问提醒王晓，虽然出纳凭证只是财务管理中的一小块内容，但是因为其直接跟企业的资金流入与流出挂钩，所以其地位就显得尤其的重要。王晓要配合企业财务管理的要求，尽量在系统中实现出纳凭证的管理与控制。

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