众所周知在财务核算中，凭证是否准确直接关系到财务核算是否正确。这主要是以后后续的财务核算，如成本分析、报表制作、财务预算分析等等都是以凭证为基础的。凭证就好像是一个水源。水源不好，生产出来的矿泉水质量也好不到哪里去。所以在财务管理系统中也非常看重凭证的准确性。如在用友财务管理系统中，就提供了数十个参数帮助企业做好这个凭证的控制。在项目推进的过程中，实施顾问就跟王晓一起，向财务人员协商该如何做好凭证的相关控制。

　　一、 是否允许作废他人填制的凭证

　　虽然中小企业往往规模比较小，但是麻雀虽小，五脏俱全。在财务部门中，往往不止一个财务人员。如王晓所在的企业，就有5个财务人员，分别负责不同的工作。有的是材料会计，有的是成本会计，有的负责应收帐款等等。为了系统数据的安全，往往会给这些用户分配不同的帐户，然后让员工分别使用自己的帐户登陆系统进行操作。

　　由此就带来了一个新的问题，即是否允许某个员工修改或者作废他人填制的凭证呢?即材料会计做的一张应付凭证，如果发现错误，成本会计或者其他财务人员能够进行修改呢，或者把这张有错误的凭证作废掉然后重新建立一张?实施顾问的意见是需要根据企业财务管理制度来定义。如果管理比较严格的企业，使不允许修改或者作废他人填制的凭证的。只有凭证的创建者或者财务经理才能够作废或者修改凭证上的内容。所以实施顾问要王晓必须向企业财务负责人确认这方面的事情。一些国内的财务管理软件，大部分企业都意识到这种情况，为此在财务系统中设置了相关的选项来控制这个特性，而不是在软件中写死。如用友财务管理软件中，在总帐模块的凭证选项处，提供了一个参数“允许修改、作废他人填制的凭证”。若选中了这个参数，则表示财务人员在系统中可以修改或则作废别人填制的凭证。如果没选中的话，表示不可作废或者修改他人填制的凭证。不过如果某个员工是凭证制作人的上级，往往不受这个限制。有了类似的开关选项，无疑增加了财务软件的灵活性。可以在不修改源代码的情况下，适应企业不同的需求。

　　二、 凭证编号方式与是否自动填补凭证编号

　　虽然凭证编号的方式有很多，但是国家有一个强制性的规定，就是凭证编号必须连续，中间不得出现断号。如果中间有一个号码的凭证因为数据错误而作废了。那么在装订凭证的时候，这张作废的凭证也必须装订进去。为了更好的实现这个国家的强制性规定，在财务管理软件中也往往有对应的错误。

　　如在用友财务管理软件中或者在神州数码的易飞财务管理模块中，都有一个凭证自动编号的功能。也就是说，在制作凭证的时候，系统会自动根据凭证的数量来对凭证进行自动编号。不过为了满足不同企业的需求，有些企业喜欢手工编号，为此在财务管理软件中也没有将这个功能写死。如在用友的财务管理软件中，在众多的凭证控制选项中就有这么一个参数叫做“凭证编码方式”。如果用户选择自动编码的话，则系统就会自动按照凭证类别来按月对凭证进行编码。如果手工编码的话，则在制作凭证的时候需要用户手工输入编码。为了编码的连续性，实施顾问是建议王晓说服财务人员采用自动编码的方式。

　　另外，在系统中往往不是制作一张凭证审核一张凭证的。如现在材料会计一口气做了五张凭证。但是这位材料会计在核对凭证的时候，发现其中有一张凭证有错误，就将其删除了(没有审核过的凭证式可以删除的)。如果这张凭证不是最后一张的话，那么就会出现断号的现象。为此当这个材料会计继续建立新的凭证时，这新的凭证该采用什么号码呢?遇到这种情况下，实施顾问告诉王晓用户往往有两种选择。一是采用自动填补凭证编号的方式，即新建同类别的凭证时，采用的是刚刚删除的那凭证的号码。如此就可以保证凭证编号的连续性。不过这么操作则有可能凭证的顺序会给搞乱。二是不采用自动填补凭证编号的方式。也就是说，新建同类别的凭证编号仍然按照自然的顺序进行编号，那个空的编号就让他放在那边。然后等到月底的时候，当月凭证做完后，再运行一次“凭证自动编号”作业。此时系统会根据凭证填制的先后顺序对当月的凭证再进行一次编号。这个作业运行后，就可以保证凭证编号的连续性了。不过采用这个方式时也有一个限制条件。即必须在重新编号后才能够打印凭证。而不能够审核一张打印一张。另外需要注意的就是，这个作业运行时有时间的限制。往往只能够对本月的凭证进行自动编号。所以具体是否需要采用自动填补凭证编号需要根据财务人员的工作习惯来定。反正在用友财务管理系统中提供了这个“是否自动填补凭证编号”的控制选项。王晓只要跟财务人员确认该如何操作后，就可以根据用户的需求来判断是否需要选中这个选项。

　　三、 出纳凭证必须有出纳签字

　　在财务部门编制中，其他会计人员可以没有，但是出纳必须要有。而且出纳往往不能有其他财务人员兼职。这主要是因为出纳直接跟企业的现金打交道。而出纳往往也有自己的一本现金日记帐，跟其他财务人员形成一种相互监督的机制，从而保障企业资金的安全。为此，在用友或者神州数码的财务管理模块中，都为这个出纳人员专门设置了一个选项，即“出纳凭证必须有出纳签字”。也就是说，如果用户作的凭证式跟出纳相关的凭证，那么是否允许其他人代审核呢?王晓专门为此事向财务总监确认过。财务总监给出的答案很直接，即要就现金、银行科目相关的凭证(出纳凭证)必须有出纳人员签过字后才能够记帐。对此实施顾问建议王晓在系统中选中这个选项。如此在凭证结帐时，系统会判断这些出纳凭证是否经过出纳人员的签字审核。如果有，才能够顺利结帐。若没有，则系统会向用户发出警告信息，让用户先对出纳凭证签字后才能够结帐。

　　实施顾问最后总结道，在系统中对于出纳凭证的控制主要有两个层面。一是会计科目的层面，即除了出纳以外的人员是否可以在制作凭证时选择现金类科目。二是出纳凭证是否必须有出纳人员签字才可结帐。是否需要同时使用，要根据企业的管理要求来定。有些企业若如果管理怎么严，则往往是财务人员都可以填制出纳凭证，但是在结帐之前必须有出纳人员签字审核过才可以。

　　另外实施顾问还提醒王晓，在有些中小企业中可能出纳与主办会计集于一身(虽然这是国家不允许的)，这也主要是为了节省企业管理成本。此时在系统中最好也设置两个账户，如主办会计与出纳。然后进行不同类别操作时，分别采用不同的帐户。这有利于后续的统计，也有利于应付上级主管部门的检查。

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