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项目实施:善用分类管理 便于统计分析

2009-06-12 08:31:18  来源:IT专家网

摘要:判断一个财务管理软件是否成熟,从他们报表系统的成熟程度就可以看出一点端倪。而对相关资料进行分类管理则是报表系统是否成熟的标志之一。
关键词: 统计分析 分类管理

  财务管理软件跟其他应用软件有一个很大的不同,就是其报表特别多。由于财务管理系统直接跟企业的资产挂钩,为此财务总监、总经理、企业投资者等等都需要从系统中导出很多的报表,供他们查询。为此判断一个财务管理软件是否成熟,从他们报表系统的成熟程度就可以看出一点端倪。而对相关资料进行分类管理则是报表系统是否成熟的标志之一。

  实施顾问在软件初始化设置的时候,就让王晓向报表需求者确认,他们是否需要分类管理。如果需要的话,又要按哪些内容进行分类呢?经过实施顾问、项目负责人王晓、财务总监等多方座谈后,最后在分类管理上达成了如下几个意见。

  一、 存货分类管理

  虽然存货管理是仓库管理人员的工作。但是在财务系统中,仍然需要统计存货的金额。因为这直接跟企业的资产相关。而且在财务系统的相关报表中,如资产负债表中也需要体现这个存户的金额。为此财务总监提出第一个分类需求就是存货进行分类。具体有如下几个要求。

  首先需要有一个呆滞品类。有些零件或者其他原材料,会由于一些特殊的原因,如企业政策的改变导致材料不符合环保要求、或者客户订单的变更等等,使得某些原材料在后续的生产中无法使用,从而变成呆滞品。实施顾问承认了这个需求的必要性。其实,在神州数码易飞ERP系统中的财务模块就有这方面的功能。如某个原材料可能一开始设置的时候是属于零件这个类别,后来由于一些特殊的原因,需要改变这个零件的类别。可以在产品属性处把这个类别改为呆滞品。那么个产品的金额在分析统计时,就会显示在呆滞品的报表中,而不会显示在零件的报表中。

  其次要实现多级存货管理。如现在有钢板这个原材料,其可能包含两种情况。一个是没有用过的整块钢板;第二个是以进用过来的,但是有剩下来的边角料以后还可以使用。为了更好的管理这个边角料,企业就希望存货能够实现多级管理。如在钢板这个类别中,下面可以在设置一个边角料的类别。那么在统计的时候,用户想要按什么统计就按什么统计。在用友财务管理软件中,就可以实现类似的需求。在用友存货分类管理窗口中,可以为某个存货的类别设置多个级别。不过需要注意的是,存货分类的级别必须逐级增加。除了一级存货之外,新增的存货分类的分类编码必须含有上级分类编码。另外新增的存货分类的分类编码必须与编码原则中设定的编码层次结构相符合。

  二、 对供应商进行分类管理

  企业的原材料大致分为零件、包装材料、辅助材料等等。企业为了实现精细化管理,必须要对这些原材料的供应商也进行分类管理。在月末与年末,都需要按照供应商的分类来统计当月或者当年的货款额,并分析他们对于总货款额的比重。为此必须要对供应商进行分类管理。不然的话,要先一个个供应商的进行统计,然后再进行汇总,显然非常的麻烦。

  还好在用友财务管理软件中有这方面现成的功能。如在用友财务管理软件中,依次打开工作中心、设置选项卡、基础档案、客户信息、供应商分类菜单。在弹出的窗口中就可以对供应商的分类进行设置。在进行设置的时候,需要注意供应商分类的类别编码必须唯一,不能够重复。实施顾问建立王晓,在对供应商分类进行设置时,最好能够定义一个类别编码。只有如此,以后在编写供应商分类编码的时候,才能够避免重复,并且保持统一。这对以后的统计、查询是非常有帮助的。为了提高配置的效率,最好在供应商信息建立之前先把这个供应商类别信息建立完成。那么在建立供应商基本信息的时候,就可以直接指定供应商类别信息。

  不过用户在供应商分类需求中提出了比较特殊的需求,让实施顾问很头疼。王晓的详细阐述了这个需求。原来企业在日常交易中,有可能某个供应商同时提供零件和包装材料的。此时在统计的时候该如何统计呢?确实,如果不他们分开来统计的话,那么最后生成的报表就会存在一定的差异。后来经过实施顾问的了解与协商,最后他给企业出了一个主意。通过总分公司来管理这种情况。即在财务管理软件中分别设置两个供应商A与B。把供应商A设置为零件供应商;而把供应商B设置为包装材料供应商。同时供应商B是供应商A的分公司。供应商B发生的一些交易要跟供应商A去进行结算。也就是说,人为的需增一个供应商B。由于最终结算的时候是跟供应商A来进行结算,所以对于发票等作业没有实质性的影响。而在供应商货款合计的时候,又可以把同一个供应商的零件与包装材料分开统计。实施顾问还在财务管理软件中演示了这个解决方案。王晓与公司财务人员看了这个演示过程后,心中的顾虑终于消除了。欣然接受了实施顾问提出的解决方案。

  三、 按交易行为进行分类

  企业还需要按交易行为来进行分类。如同样是应付帐款,但是可能有多个原因促使这个应收帐款的产生。如可能是跟供应商发生的正常采购行为。也有可能是企业自己下错订单了,后来又补下了一个订单。在企业中把这种情况叫做错单补下。如有时候可能客户的订单比较急或者企业下采购订单不及时等原因,导致原材料交期比较急,此时企业不得不要求供应商通过空运等方式来送原材料。不过由此产生的费用由企业来承担。这个费用也是统计在应付帐款中的,在企业中叫做急单额外费用。等等。为了便于统计,对于应付帐款这个业务也需要进行分类。在月末或者年末,企业管理者需要知道导致应付帐款的各种原因以及彼此之间的比例。如果要财务人员进行一笔笔的核对与统计,那显然工作量会很大。

  遇到这种情况该如何处理呢?实施顾问结合用友财务管理软件与神州数码易飞财务管理模块提出了两个可行的解决方案。

  一是半手工的方式。如企业在输入应付帐款凭单的时候,在备注中输入产生应付帐款的具体原因。然后在需要统计的时候,把应付帐款明细导出到Excel中,并根据描述来进行分类统计。如果在描述中输入的内容比较统一,那么也可以直接在财务管理软件中通过自定义报表的功能,生成一张按描述来进行分类统计的报表。

  二是全自动的方式。这主要是通过设置应付帐款单据类别的方式来实现。如企业用户可以根据不同的原因,设置多张应付帐款单据。如普通应付帐款、急单应付帐款等等。然后在制作凭证的时候,选择合适的应付帐款单据。那么在后续统计的时候,就可以根据这个应付帐款单据的类别来统计相关的应付帐款总额。而且在系统中还有类似Excel表格的那种图形工具,以直观的方式显示各种原因导致的应付帐款的比例。为此企业财务人员可以不借助其他的外部工具而直接在系统中产生相关的报表,并打印。这非常的方便,而且准确。


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