经过王晓与财务部门员工的共同努力，财务管理软件终于进入到了系统初始化阶段。前段时间顺利完成了数据的初始化等工作。在初始化的过程中，王晓碰到了一些问题。特别是其中有两个特别容易搞混淆的内容，她觉得不吐不快。王晓想把它们说出来，让后来的人也可以长个记性。

　　一、帐套与年度帐的区别

　　在系统初始化的过程中，首先就需要建立一个帐套，然后再建立一个年度帐。此时没有多少财务管理经验的王晓就迷茫了，这个帐套与年度帐有什么区别呢?因为它们在内容上基本一致。可是在财务管理软件中为什么要把它们分开管理呢?王晓后来跟财务软件实施顾问就这个问题交换了意见。最后王晓终于搞明白了它们的差异。

　　帐套是记载一个独立核算的会计主体的所有经济信息的一整套记录表和统计分析报表。通常来说一个企业就是一个帐套。帐套之间是相互独立的，建立、删除、或者修改一个帐套中的数据不会对其他帐套由任何影响。

　　年度帐则是指一个会计年度内某个会计主体的帐套。在用友的财务管理软件中，系统会自动保存不同会计年度的历史数据。而各个年度帐套在物理上是独立的，建立、删除或则修改一个帐套往往不会对其他的年度帐产生影响。但是在理论上其是连续的。如2008年年度帐各个科目的期末余额就是2009年年度帐各个科目的期初余额。在大部分财务管理软件中(如用友的财务管理软件与神州数码易飞ERP的财务管理模块)，都可以自动把上一年年末的余额(如2008年年度帐套中的期末余额)自动转到本年的期初余额(2009年年度帐套中的期初余额)。这个过程叫做年度结帐过程。年度结帐过后，往往删除或者修改上一年年度的帐套数据，不会对这一年的数据产生影响。所以说，年度帐套之间在物理上是独立的;但是从理论上来说却有一定的联系。因为在财务管理中必须保证上一年年度帐套中的期末余额与本年度的期初余额一致。为此，在用友财务管理软件中，如果已经作了年末结帐动作，就不允许再对这个帐套中的数据进行任何的修改。

　　具体的来说，帐套与年度帐有如下几个区别：

　　1、父与子的关系。如上图，正方形就表示的是一个企业的帐套，而正方形内各个圆圈就表示一个企业不同年度的年度帐。在财务软件初始化的过程中，以用友财务管理软件为例，必须是先有父再有子。也就是说必须先建立帐套，然后再建立年度帐。而且帐套中的一些内容会遗传给年度帐。从而减少年度帐在建账的过程中不用进行一些重复性的设置。如一些权限管理、金额位数设置、凭证格式等等都会沿用帐套中的相关设置。为此在后续建立年度帐的时候，只需要设置一些比较个性的内容即可，如年份等等。

　　2、在后台数据库中，其实它们是相互独立的。也就是说，帐套与年度帐是存储在不同的数据文件中。而且不同年度的年度帐之间也是存储在不同的数据文件中。为此在对帐套进行备份的时候，可以专门针对某个年度的年度帐或者帐套进行备份。财务软件实施顾问还建议王晓系统初始化之后，要对帐套进行独立备份，防止年度帐对帐套的负面影响。

　　最后实施顾问看着王晓这么好学的份上，还给王晓提了一个建议。如果企业中有多个独立核算的会计主体，则可以通过建立多个帐套来对它们进行管理。如现在不少企业，同时兼具外贸公司与生产厂家的角色。此时就可以建立两个帐套，一个核算外贸公司的业务，一个核算生产厂家的数据。如此多个会计核算主体都在同一个软件中体现，可以减少财务工作人员的工作量。

　　二、系统管理员与帐套管理员的区别

　　在系统初始化的时候，实施顾问要让王晓确定系统管理员与帐套管理员由谁来充当。王晓想也没想，系统管理员就由自己来充当，而帐套管理员则由财务经理来担当。但是实施顾问了解到财务经理不怎么熟悉电脑操作，就提出了反对的意见。他要求系统管理员与帐套管理员都由王晓来做。这就让王晓不明白了。不是王晓想推托责任，而实在是搞不清楚为什么要这么分配。后来经过实施顾问的解说，王晓才接受了这份差事。

　　顾名思义，系统管理员就是维护整个财务管理系统的基本运行。如在用友的财务管理软件中，系统管理员可以进行帐套的建立、备份、恢复；可以对操作员进行授权；可以进行凭证格式设计等等。而在神州数码易飞ERP系统的财务管理模块，系统管理员还有权通过业务流程管理模块来设计财务操作的相关流程。虽然不同厂商系统管理员可以进行的操作不同，但是有一个基本的原则即系统管理员不会设计到实务方面的操作，如凭证的建立与修改等等。

　　帐套主管则负责所选帐套的维护工作。如以用友财务管理软件为例，帐套主管可以创建、清空、备份年度帐套作业;可以对各个子系统进行初始化参数的设置;可以进行年末结帐等等。不过如果在财务管理软件中设计了不同的帐套，则需要有不同的帐套主管。

　　那么实施顾问为什么建议由王晓来充当帐套主管，而不同意对电脑操作不怎么熟悉的财务经理来做帐套主管呢?为此实施顾问向王晓提了他自己的几个想法。

　　首先帐套主管的身份非常的重要，因为其可以改变所选帐套的初始化参数。而这些初始化参数都与后续的作业又有很深远的影响。所以如果把这个帐套主管交给财务经理的话，由于其不怎么熟悉电脑操作，为此很可能会在无意之中更改了这些初始化参数。

　　其次在年度结帐之前必须要先核对前期单据的操作状况。由于年度结帐后就不能够再对这个年度帐中的数据进行修改，所以必须要确保当年度年度帐的准确性。为了帮助企业发现一些常规性的错误，实施顾问还向王晓提供了不少的SQL语句。这些语句需要在后台数据库中直接使用。而不怎么熟悉电脑操作的财务经理无法胜任这个角色。为此实施顾问就建立王晓来做帐套主管，跟财务经理一起做好帐套与年度帐的维护工作。等到以后时机成熟了，就可以把整个帐套主管角色交还给财务经理。

　　最后实施顾问提醒王晓，帐套主管跟系统管理员不同，可以进行实际业务的操作。如在用友财务管理软件中，帐套主管可以用来建立凭证等等。所以即使把这个帐套主管给了财务经理，也需要为其另外建议一个普通帐户。日常的工作中，就采用普通帐户登陆。而涉及到年度结帐、修改初始化参数等等作业时，再采用帐套管理员角色。

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