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知识管理在新华社办公信息化的发展

2008-09-03 10:34:54  来源:IT168

摘要:新华社办公信息化已经历八年的风雨,从最早的信息电子化至如今的协同平台化,从最初的探索应用到如今的普及推广,无论从管理理念、技术架构、认识水平都有了质的飞跃。但随着信息
关键词: 知识管理

    新华社办公信息化已经历八年的风雨,从最早的信息电子化至如今的协同平台化,从最初的探索应用到如今的普及推广,无论从管理理念、技术架构、认识水平都有了质的飞跃。但随着信息化脚步正以几何级的速度的向前迈进,人们对信息化这一用以提高工作效率并推动生产力发展的有效手段也提出更高的要求。
    知识管理以智力为资本、以信息化为要素的管理方法论引领着我们进行新的办公信息化发展的探索思路。
    一、 知识管理的定义
    知识是一种有价值的信息。价值针对每个人与每个企业而言都有所差异,因此对知识的理解也存在差异,任何信息都有成为知识的可能性。从知识的发展而言,早期的知识主要来自于纸质文档等非结构化元素,包括书本、公文、图表、合同、字据、材料、规范为主,显著的特征是静态结果;随着电脑的普及,数字化信息或者电子信息已经成为主导,知识来源已大大扩展,包括多媒体、数字库、结构化表单及其它更多无形的元素等,例如管理经验、业务方法、企业文化、职工技能等。
    “企业知识财富是企业主要竞争优势的来源”这一点已经被越来越多的人接受。安德鲁.卡内基曾说过“在一个组织内,唯一不能被替代的资产是组织的知识和她的人员。”,可以说新时期的知识已成为企业运营管理的最大资本,更是推动社会发展的新动力。
    知识管理(Knowledge Management,KM)伴随着知识经济应运而生,即系统的利用信息内容和专家技能,从而在大量信息中进行知识挖掘以及对人的隐性知识,进行知识的获取、传播、共享、利用、创新等有关连续管理过程,改进企业创新能力及快速响应能力,提高生产效率和技能素质,以促进经济和社会发展的理论与实践。
    从实践层面上来说,知识管理一方面就是通过获取信息化手段将企业内外部的各种信息、数据、文档等综合起来,实现知识的发现与利用;另一方面即结合知识相关的活动进行充分的管理和支持,把知识本身、使用知识的人、传播知识的活动等各方面的资源协调统一起来,强调信息向知识价值增值过程。
    二、 知识管理在办公信息化领域的结合
    办公信息化经过十几年的发展,已进迈进协同OA的新时代。通过协同化的办公信息化平台,可以实现跨组织跨部门及人与人之间的资源共享、便捷沟通,让人们体会到协同带来的高效与便捷,推动了管理进步与服务创新。然而,如何从办公信息化的过程中挖掘到更多的信息,创造更多的价值,充分发挥职工的特长与能力,并带动企业的发展是我们新的思考焦点。
    知识管理与办公信息化的融合并以此为理念的新一轮系统建设与推广是解决该问题的优选方案。知识管理在信息化系统中不是独立存在的,知识管理更像是一种管理思想,贯穿于信息化建设的整个过程,是联系众多资源、管理者、业务人员及企业整体的桥梁。
    在传统信息化建设过程中,往往所有的动作都是围绕着具体的事务来进行的,而办公信息化的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作,在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在,信息的覆盖面和覆盖深度十分有限,难以将其凝练成知识,更无法建立很好的知识管理体系。而以知识管理为导向的新一代办公信息化系统不仅提供基本的信息和事务管理平台,还关注这些信息和业务过程中所包含的知识,并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用,以支持企业知识型组织的建立。应该说,引入知识管理是办公自动化领域的一场革命,必将给办公信息化带来更高层面的应用价值。
    三、 知识管理的主要实施过程
    一个企业的知识链通常包括知识的识别、获取、开发、分解、储存、传递、共享以及知识产生价值。那么又如何实施知识管理信息化呢?我们认为知识管理信息化的主要包括认知、信息积累、知识挖掘、知识运用、规范化发展五个步骤。
    首先,认知是企业实施知识管理的第一步,主要任务是了解企业的管理现状及整体信息化水平,确定实施方向,逐渐树立企业知识管理的远景规划目标。在这阶段,最重要的是掌握企业知识管理实施的背景及进行企业战略发展的规划及目标。信息化的过程是个流程再造及管理适应的过程,若不了解企业自身的情况,就盲目将信息化推进至一个很高的阶段或无序引进知识管理战略将很可能不适应企业的发展要求,甚至可能导致产生信息化成为一种负担,而知识管理更是无法取得一个良好的效果。
    随着信息化过程的迈进,信息积累是进一步走向知识管理的重要步骤。传统的信息没有有效的手段可以进行分类、识别、归档、存储及综合利用,而信息科学技术则使信息转化为知识进而成为一种资本的源动力。信息管理将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来,方便人们利用计算机来查询和检索。将企业内部的人事、资产、财务、公文、档案等各方面的信息进行积累,并将它们相互关联,使信息成为知识的源泉,是知识管理实施步骤最重要的基础。
    知识是由信息而来,它是通过信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的,故信息管理是知识管理的基础,知识管理则是信息管理的延升和发展。完成一定的信息积累后,知识的挖掘则是展开知识管理实施的开拓步伐。错综复杂的信息一直随着几何级的基数快速增长。如何将信息转化成为一种知识呢?
    每一个企业都有自己的管理方法、经验、业务流程及企业文化,它们的体系及任务特性也各不相同,所产生的知识也有所差异。根据相应的流程特点及管理模式,将这些任务特性进行信息化的描述成为一种信息资源。结合信息检索、分析及挖掘技术,进行适当的分类及抽取或形成一组问答序列,并将这些信息进行提取,形成解决某一问题域的数据集市,挖掘出一定的专门知识,作为决策的依据。
    针对不同的知识体系及应用特点,企业可根据自身的现状及远景规划进行知识管理模式的分析并拟定合适的知识管理方法。在初步可率先选取适当的部门和流程,依照规划基础进行知识管理实践,并取得知识管理的初步运用。在不断总结完善的基础上,继而进行知识管理全面的溶入企业业务流程和价值链,实现学习型组织、头脑风暴等知识管理提升计划的全面运行。
    有了探索实践为基础,规范化发展阶段既是知识管理项目实施的结束,又是企业知识管理的一个新开端,同时也是一个自我完善的过程。要完成这一阶段,企业必须重新定义战略,并进行组织构架及业务流程的重组,准确评估知识管理在企业中实现的价值。这一阶段,企业开始意识到知识管理是企业运作的一种战略,而且有必要成为综合企业运作机制的一部分,从而把知识管理全面融入企业战略、流程、组织、绩效等管理体系。在此基础上,知识管理将逐渐演变企业核心竞争力的一部分,有力促进企业每一位员工的发展。
    四、 结合新华社知识管理的实践手段
    知识管理体系解决方案目标就是围绕信息自动化,构造网络管理中心,提高办公效率,沟通内部信息等。因此,在确保安全性的前提下,方案应该充分利用计算机和通讯技术,使信息计算机化、网络化,实现信息共享、协作和协调办公,提高办公效率和办公质量,为管理决策层提供及时、准确、全面的服务。
    新华社有较好的信息化积累,从八十年代便一直致力于信息化推动业务发展与管理进步的源动力。按照“统一规划、分期建设、先易后难、逐步推广”的原则,新华社于2001建成了《新华社办公信息化系统》,开启了向办公信息化管理迈进的新步伐。经过近八年的系统不断完善及应用推用,现已初步建成了集日常办公、信息发布、组织人事管理、资产管理、图书管理、数字图书、文书及人事档案管理等多个领域及业务的综合性办公信息化管理平台。随着系统不断的推广,办公信息化系统已经成为全社同志学习、管理、办公的重要助手和工具,同时也提出越来越高的要求。
    通过知识管理理念的指导,我们开启了新一轮办公信息化的探索实践。
    1、 进一步完善基础信息资源数据库
    通过多年的建设积累,新华社已初步建成了全社人事、资产、公文、日常信息等统一数据标准、统一数据存储、统一维护管理的基础信息资源库,为办公自动化向知识管理信息化发展搭建了扎实的信息资源保障。在基础信息资源平台的建设中,首先解决了长期以来数据不统一,无法共享的管理混乱状态。通过系统的建设与应用范围的不断推广及深入,一方面逐渐丰富了信息内容,另一方面信息资源的综合利用不断渗透到每个员工的日常工作、学习、生活的每个细节之中,又反过来促发了知识的产生。经过如此的反复,新华社的信息资源数据库已初步形成具有自我增长与学习能力的知识库。
    2、 协同化平台是知识管理的基础保障
    协同化的信息管理平台是一个为整合内部资源,集成业务子系统,通过网络技术及信息化手段,使企业各部门的职员、客户和合作伙伴能利用该平台实现信息共享和开展业务工作,实现信息发布、信息管理、业务流程、资源共享、消息及文件传送等功能,是新一代网络化信息服务的有效工具。
    通过随需应变的协同化管理平台,一方面将原本静态的文档表格、管理资料、财务账目等引进从信息产生、演变、利用、再利用、清除这样一个完整的信息生命周期的管理,提高了信息利用维度,另一方面,业务流程化自动化及强调协作沟通的有效工具则将管理模式推向了动态团队的协同管理,由过去完全集中在一个办公室、物理的协作方式变为跨部门、跨企业,跨地区、跨时区、跨网络、跨系统的团队协同模式。随着信息与企业的融合,不断深化了如何提高企业效率、积累企业发展经验,信息的不断汇聚运酿着知识的产生。知识分享刺激着企业管理理念的提升,以新经济时代要求来塑造新的企业文化,使企业充满活力,健康向上。总之,协同化平台为推动知识管理提供了基础的信息保障与有效工具,反之知识管理理念的不断深入也不断强化协同化平台的能力提升。
    3、 内容发布及管理是知识管理体系的重要组成
    信息可以是文本、图形图像、Web页面、政务文档、数据库表单、视频、声音文件等。应该说,信息是一个比数据、文档更广的概念,是对各种结构化数据、非结构化文档、信息的聚合,这在某种程度上也包含了知识。信息采集是知识积累的基本方式,内容管理作为一种有效的信息采集方式在近年来获得了飞速的发展,已经成为政府和企业信息化的基础应用软件平台之一。内容发布及管理系统集成了信息采集、信息编辑、信息审核、信息统计、信息发布等功能,提供了电子文档、图片、音视频等多种格式的结构化及非结构化信息的支持,成为知识管理体系的重要组成。结合多点采集、在线内容管理、安全的权限控制、便捷的检索查询及归档等措施,为知识提供了统一、高效、安全的资源存储中心,实现信息共享、协作和协调办公,提高办公效率和办公质量,为管理决策层提供及时、准确、全面的服务。2007年新华社全面引入了内容管理系统作为全社信息的采集及发布平台,实现了网站化内容管理及多级站点应用,将信息积累模式推进至一个新台阶。
    4、 人力资源管理是知识管理的核心
    人既是知识创新的主体,又是知识的载体,因此,知识管理是一项与人打交道的密切关联的管理活动,而人的问题往往是人力资源管理部门的关注焦点,所以知识管理与人力资源管理的进一步整合将是知识管理发展的最主要趋势和最重要方面,人力资源管理即成为知识管理的核心内容。
    在企业发展过程中,显性的知识往往来源于信息的转化与抽取,而隐性的知识则主要存储于职工的头脑中。这些隐性的知识可能存在于人的实践过程中、可能随着对事物及知识理解的日益深刻而升华或可能在对知识的运用中创造,然而这些知识往不易被他人获知,无法用语言文字准确描述。通过人力资源配置与利用、人力资源计划与控制、人力资源招聘与选拔、人力资源培训与发展、人力资源考评与激励等有效管理手段,才能充分挖掘并充分将每个成员独特的知识发挥出来,使人作为一种资本实现增值,成为企业创新的源泉。
    新华社的人事管理很长一段时间内一直停留在人事管理阶段,侧重于人的事的管理。自引进组织人事管理系统,结合人力资源管理战略导向,我们开启了人力资源管理改革的序幕。首先我们建立人力资源数据库,实现人事数据信息化、资源动态管理及共享,满足人事信息管理的需求。其次,我们实施人事岗位管理改革,依岗聘人、以岗定人、据岗考核,并依托于已建立的人事资源数据库,通过业务流程方式实现电子化、信息化的人事业务流程管理。在此段,充分利用信息化手段,从岗位出发,以人作为一种资源进行计划配置、培训发展、考核奖评,探索人力资源战略在新华社的管理实施。一方面一定程度上提升了新华社的人事管理水平,另一方面,从知识管理角度尝试性进行了人的隐性知识挖掘。随着管理的深化改革,辅助以信息化手段,我们将逐步实现全方位的知识共享,建立人力资源知识库,为新华社的人力资源战略管理提供辅助决策支持的依据。
    5、 流程再造将业务不断深化适应改革
    在很长一段时间里,原有以控制、组织为主的集权型管理体制一直占据着主要位置,由于信息不对称,总是高层管理者才能得到大量和有效的信息,而导致一个企事业的运行效率也来源于高层管理者指挥的效能高低。随着信息化时代快速反应和个性化服务为导向将整体的管理体系及业务流程进行了彻底的变革。流程管理作为现代管理的先进思想和有效工具,随着市场环境与组织模式的变化,在以计算机网络为基础的现代社会信息化背景下越发显示出其威力和效用,经过流程的重组与业务的规范化分工产生的新的管理体系使更加适应市场竞争与发展的需要。
    在引入流程化的业务管理系统后,新华社进行了生产过程的重组并定制了相关规范方法,通过行政手段的调控使新华社的办公管理业务更上一台阶。例如新华社的考核业务,原来手工制作报表、依托excel进行的统计始终使整体考核工作停留在文档化阶段,数据无法得到重复利用与提炼,业务开展更是没有详细规范的分工与合作。通过全社考核系统的推进,依托现有的考核数学模型进行了流程化的业务塑造,再配之以可行的管理规范,使考核工作更加规范化及自动化,大大改善了原有“一人种豆,十人数豆”的工作局面,提高了效率,更为今后的考核业务数据综合利用及数据分析、领导决策奠定了业务基础。
    通过新华社办公信息化的实践,不断深化新华社业务流程再造过程,使新华社组织由“职能型”工作关系逐渐向“流程型”及“服务型”转变,突破组织壁垒,超越组织框架,培养出新华社职工共同的价值观和整体协作意识,为知识管理发展方向搭建起较好的组织管理体系。
    五、 以知识管理为导向推进新华社办公信息化发展
    新华社办公信息化的发展也是经历很长时间的历炼才取得初步的应用效果。为应对新的业务需求及管理模式,新华社办公信息化将逐渐树立知识管理的理念导向,探索新一代办公信息化的实施建设。知识管理作为一种全新的理念已在信息化领域不断产生影响,然而,知识管理不能仅作为一个项目,更是一个长期的持续改善的过程。在实际的实施过程中,我们预想它不会像单纯业务系统建设或信息管理系统开发一样能够产生明显而直接的作用,而是首先建立全面定义与正确表达的知识管理体系,再保证持续有效的投入与完善并得到高层管理支持,甚至还会涉及到流程和工作习惯的变革,涉及到如何将知识创新活动融入业务流程之中等一系列的管理适应的过程,才能够真正建立起知识管理体系,并充分发挥知识管理引导新华社办公信息化发展及应用的作用。


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