3月底，在经过一番努力之后，公司财务管理软件项目终于开工了，但麻烦也随之而来。财务软件实施顾问、财务部门与项目IT负责人王晓之间为期初数据的导入问题出现了分歧。主要分歧有两个，一是是否要把期初数据导入进去？二是如果要导入的话，具体怎么做？

　　一、是否要把期初数据导入进去？

　　结合企业的实际情况，王晓与财务总监李铁英决定分情况处理。首先，为了帐务处理的连续性，从09年1月份到2月份发生的交易数据必须导入到财务管理软件中。否则后续的统计工作都无法进行。如，财务部门人员需要按季度对销售人员进行考核，缺少1月份到2月份的交易数据(应收帐款与实际收回款项)就无法利用系统来进行1季度的考核了。实际上，这个考核结果还直接跟年度考核相关。

　　其次，企业资产负债表、现金流量表等等都需要用到1月、2月的数据。缺少这些数据，年底就无法利用系统生成这些报表。也就是说，这些与年度统计相关的报表要在下2010年12月才能够使用。财务软件公司只提供一年的免费技术支持服务，要是到时候财务部门的人不会用这个功能，那时候找谁哭去啊。所以说，今年年底前，财务人员必须经历所有功能的实战。另外，除了资产负债表、现金流量表之外，还有销售订单统计表、应收帐款统计表等等。

　　在用友财务帐务处理软件与易飞ERP的财务管理模块中，都可以补入以前的交易记录。把以前月份的交易记录补录进去后，再逐月进行结帐。这样跟正常录入就没有任何差别。

　　第三对于09年以前的交易记录就不再导入系统了。财务人员只需要提供到08年12月31日为止的会计科目余额等相关期末数据，实施顾问会帮助财务经理把这些期末数据录入到财务管理软件中。后续的统计、分析等等都从09年1月份的数据为基础进行。

　　二、如何导入这些基础数据？

　　公司的业务量比较大，虽然只有两个月的交易记录，但是初步统计了一下，有将近10万条的信息。所以说如果手工输入的工作量会很大，而且也比较容易出错。为此实施顾问与王晓决定还是通过软件导入。由于在财务管理中没有明细导入工具，只有“期初余额”导入模块。为此如果要把交易明细导入到财务管理软件中，就必须直接对数据库操作。还好王晓也算得上数据库管理的半个专家，导入这些数据对他来说没有难度。

　　第一步：实施顾问需要提供相关的格式

　　由于财务管理软件底层的数据库系统比较复杂，表与表之间的关联性比较强。为此在导入这些数据之前，需要实施顾问跟他们的软件技术人员先确认一下导入的格式问题。例如，在导入一张表中，哪些字段是必需的;哪些字段是可有可无的;以及各个字段的最大长度与数据类型限制等等。其次需要提供数据的导入顺序，如在导入应收帐款之前必须先导入客户信息等等。由于在数据库表中存在主键、外键等约束性规则，为此对于数据的导入有一定的顺序。如果违反这个顺序的话，则在导入的过程中就会出现错误。为此实施顾问需要向财务管理软件的开发人员确认这些信息。只有如此王晓才能够准确无误的把2个月的交易明细导入到财务管理软件中。

　　通常情况下，各个财务管理软件导入格式是不同的。如用友财务管理软件与金蝶财务管理软件他们功能上虽然比较相似，但是后台数据库结构是不同的。不仅仅是数据类型、字段大小上的不同，约束规则上也是不同的。所以不同厂商的导入格式往往不能够通用，需要实施顾问提供相关的格式（如用友的财务帐务处理套件就提供相关的格式）。企业若有需要，可以向实施顾问要这份格式，以方便企业导入交易明细。

　　第二步：财务人员要对照这个格式填入相关的数据

　　虽然财务人员以前都在Excel表格中记录相关的交易信息。但是这个Excel表格的格式可能与财务管理软件要求的格式不相符合。如可能字段的长度不符，数据类型不符或者其他原因等等。为此王晓会把实施顾问提供的导入格式给财务人员，要求他们按照这个格式把相关的内容填制进去。这个工作量也不会很大。因为实施顾问提供的格式也是Excel表格的格式，只需要财务人员通过复制粘贴就可以把这些记录整理完成。不过在整理的过程中，财务人员必须保证这些记录的准确性。

　　第三步：导入数据

　　在导入数据的时候，王晓跟实施顾问要进行确认，看看哪些数据可以通过财务管理软件来导入，而哪些数据只有通过数据库来导入。一般的原则是，能够通过财务管理软件来导，就不要用数据库来导入。因为通过财务管理软件来导入，会对数据进行一些完整性检查，比较容易发现一些语法上的错误;以及一些违反约束性的内容。如用友财务管理软件中就提供了产品信息、客户信息、价格明细等导入工具。王晓可以利用这些工具来导入数据。这些工具在导入的过程中还会对数据的合法性进行检查。如在导入价格明细的时候，会检查这个价格对应的产品是否存在。如果不存在的话，会提示用户先建立这个产品信息，然后再导入价格。显然通过这些工具可以提高数据导入的准确性。

　　只有在财务管理软件没有提供有效导入工具的时候，才利用后台数据库来进行导入工作。在进行后台数据库导入的时候，需要保证导入数据的百分之百准确。王晓比较精通Oracle数据库系统，为此她为财务管理软件选择的也是这个数据库。而Oracle数据库中有一个SQL*Loader导入工具，能够在导入的过程中把一些错误信息记录下来。所以选择一个好的数据导入工具，也可以帮助项目管理员发现导入过程中的错误信息，以提高数据库中数据的准确性。

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