2009-02-11 09:04:29 来源:在线教育资讯
当知识管理遇上Web 2.0 要如何实践知识分享?为发挥最大效益立法院及联电纷将Web 2.0应用融入知识管理机制!
「Jack,为什么上周你交的报告内容跟负责日本业务的业务部副理Kenneth于上上周业务会议分享的内容多所重复?!你是照抄吗?不是已经说过,要参考可以,但必须要用引用的方式,然后,再加上自己的意见或更深入的剖析才行?!报告拿回去重做,本周五重交1份上来。」
尽管Jack在被老板训斥时,有千言万语想说,不过,碍于老板最大,Jack的嘴巴闭的紧紧的,乖乖听老板训话,结束后,Jack心中真的是百感交陈,老板 明明之前在会议上才说过,说我们这部门应该要有自主性,不要随意抄袭其他部门的数据数据,就算要抄,也要看不出来有抄,所以,我才会在撰写报告的时候,直接参考Kenneth之前在业务会议上的论点,更何况,我不是抄袭Kenneth的论点,我也融入了自己的意见在里面,以前不就这样吗?老板到底要我怎么作?!
……事情是这样的,Jack公司在2年前开始部署知识管理(Knowledge Management;KM)机制,不过,成效不大好,各部门员工就算互相参考了对方的想法,也不愿意承认,搞到最后,只做到知识累积,无法做到分享回馈,所以,Jack的公司今年在KM系统上加了博客(Blog)、维基(Wiki)及个人化订阅(RSS)等Web 2.0应用,希望能改善知识分享不易的窘境,成效也不错,各部门都渐渐有知识管理及分享的观念。
虽然每位员工的业务范畴都不相同,不过, 这并不代表员工间无法互通有无, A员工所拥有的知识,对B员工来说,亦有了解的必要,尤其是在A员工与B员工的工作有所重迭或属同性质的工作项目,及B员工欲转调到A员工所属单位时,换 言之,不分企业规模及产业特性,落实知识管理确有其必要性。
话虽如此,不过,真正要落实知识管理却很不容易,理由很简单,就算万事皆俱 全,没有员工参与其中,知识管理机制形同虚设,联华电子资材处中央整合采购经理简江智表示,对联电来说,部署知识管理系统,只是加速联电员工落实知识分享的工具,最重要的关键,仍在于养成知识分享的企业文化。
知识管理工具真有益于知识分享? 重点在于文化的养成
联电开始部署知识管理机制,与1999年联电、联诚、联瑞、联嘉及合泰半导体整并为联电集团有关,在那个时候,为有效整合利用集团内的各种信息,尤其是分享各个半导体厂区的制程知识,因此,联电于2001年正式透由整并IBM的Lotus Notes及硕网的SmartKMS,布建专属的知识管理机制。
简江智表示,联电的知识管理机制可分做2个阶段:第1阶段从2001年至2004年,当时的部署重点,是以累积、分享及再利用集团下的6寸、8寸及12寸晶 圆厂的制程知识;第2阶段则从2005年迄今,相较于既往,联电的员工流失率渐渐上升,为让新进员工或转调员工能快速上手,联电的知识对象开始增加专属研发工程师的知识对象。
实施知识管理机制至今,虽然是以制程知识对象的数量较多,不过,总体来说,知识管理系统对联电员工来说,确实是极具 效益,这从阅读及提供制程知识对象的员工数目,远较以往高出近1倍的状况即可了解。简江智表示,在联电知识管理对象对于研发工程师的帮助,未必如此明显, 不过,对于制程工程师来说,帮助可大了,举例来说,制程技术较不及台南科学园区的Fab 12A厂的新加坡,及日本等厂区的制程工程师,就常大量阅读台南科学园区的Fab 12A厂的制程工程师所提供的知识对象。
「为让知识管理机制发挥最大效益,得先吸引使用者的青睐及采用意愿,而这也是联电部署知识管理机制的准则。」简江智说道。
为让联电的员工能发自内心的愿意使用知识管理系统,联电在部署知识管理机制时,是以满足员工各种需求为核心,简江智表示,这也是联电会部署以下3种客制化模块的原因:第1、整合数百个Notes数据库数据,并将该数据整并在单一的知识管理平台上,供员工阅读;
第2、设定权限,研发工程师拥有最高的阅读分享权限,其次是12寸晶圆制程工程师,最后是8寸/6寸晶圆制程工程师,研发工程师有权限阅读所有文章,但若12寸晶圆制程工程师或8寸/6寸晶圆制程工程师想向上阅读相关文章,必须是在其支持某研发项目的状况下方可;
第3、研发工程师及制程工程师,可透过知识管理系统平台搜寻散落于Notes系统数据库、计算机整合制造系统(Computer integrated manufacturing;CIM)等信息系统数据库,以及因特网上的信息。
事实上,不止联电这么做,立法院也是如此,立法院教育及文化委员会主秘顾敏表示,现在,无论是立法委员与助理皆十分习惯透过立法院新闻知识管理系统,查询、追踪及监控立法院及行政院等各种新闻消息,不过,能有今日的成效,与委员及助理都了解到新闻知识管理系统,对其执行业务服务项目的帮助有多大,开始以新闻 知识管理系统取代既往的人工新闻搜集及剪报等动作,换句话说,立法院新闻知识管理系统之所以会成功,是因为,使用新闻知识管理系统已内化成每位立委及立委助理的例行工作。
透过Web 2.0应用 提升知识管理系统效益
为让新闻知识管理系统发挥最大效益,立法院新闻知识管理系统亦能针对每个立法委员的需求,提供专属的新闻数据管理系统,顾敏表示,为加深立委及立委助理对该系统的附着度,该系统可依立委业务需求、参加的委员会/政党、竞选选区及个人兴趣等构面订购相关的新闻信息。
「透过RSS机制,立委及立委助理可以及时搜寻到感兴趣的议题新闻。」透过这种互动机制,立委及立委助理对新闻知识管理系统的依赖度会愈来愈高。顾敏表示,透过RSS等Web 2.0应用技术,立法院新闻知识管理系统所提供的信息,才能满足用户的真实需求。
事实上,同样的状况亦发生于联电,简江智指出,虽然联电的知识对象极丰富且多元,不过,真要吸引研发工程师及制程工程师使用该系统,必须倚靠Web 2.0等具互动效益的应用技术,而这也是联电知识管理系统的努力方向。
之所以亟欲引进Web 2.0应用技术,与联电的研发或制程工程师多会认为自己在该领域已十分专业,不需去参考别的专家意见有关;简江智表示,经过事实证明,工程师的这种心态往往是导致问题发生的原因,因此,为打破工程师因自恃甚高而导致不去使用知识管理系统的窘境一再发生,提升知识管理系统的效益,联电遂在知识管理系统加入文 件可携式服务,文件可携式服务的概念类似于分享书签(Bookmarking),即A工程师可以去链接搜索与其工作有关连的B工程师所在阅读的信息、文 章,这不仅是落实知识分享的1种作法,亦是能吸引工程师使用知识管理系统。
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