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选型故事:财务管理系统选型之数据共享

2009-03-27 08:54:44  来源:IT专家网

摘要:财务数据往往非常敏感,但同时又送达企业相关人员,因此财务数据的访问控制异常重要。在进行财务系统选型时,必须结合企业具体需求,认真考察其数据访问控制的能力、易用性和成本
关键词: 软件 财务管理 软件

    中小企业财务管理软件,其涉及的范围往往只有财务一个部门。可是王晓知道,财务部门是所有业务的终结点。财务软件需要用到其他部门的数据,而财务软件中的有些数据也需要共享给其他部门使用。因此如何提数据的共享程度,也是财务管理软件选型的考察要点之一。不过王晓对这方面还比较陌生,到底哪些数据需要共享,该通过什么手段来共享,他没有直观的印象。为此,跟这方面的专家倪建峰探讨之后,王晓得到下面四个建议。

    建议一:先确定共享的内容

    由于财务软件中的数据比较机密,所以不是所有数据都可以共享的。因此需要首先确认哪些数据需要、允许共享,以及共享的对象是谁。如:在财务系统中有帐龄分析表、应收帐款余额表等等。这些报表。可能销售经理或者销售人员也需要察看。有些企业是财务人员每个星期或者每天把报表导出来,然后发给相关的人员。这无疑增加了财务人员额外的工作量,而且及时性也会有问题。如果能够把这些有用的信息共享出来供相关人员实时查询,就可以大大提高系统效率。

    所以建峰提议IT主管首先要确认需要共享的内容。根据自己的工作经验,建峰认为财务系统中往往有如下数据需要共享:一是前面谈到的应收帐款余额表,可能财务总监、销售经理或者销售人员都需要访问。二是财务系统中的计件工资等信息,生产部门、人事部门都需要查询。三是应付帐款余额表与到期应付帐款数目,供应商有时候会询问采购员这方面的信息。如果不共享这个数据,那么采购员每次还要再去问财务人员,那就要多转几个弯了。另外,企业可能还有一个付款计划表,这也是采购人员所需要的。四是部门费用统计表。有些企业采取了部门费用预算制度,来控制部门的开销、节省办公费用。此时系统中的部门费用统计表也要能够让各个部门及时查询到,以利于他们安排开支,等等。

    所以要提高财务软件数据的共享,IT主管首先要做的就是跟各个部门协商,确定需要共享的内容。在其他部门人员不知道哪些数据需要共享的时候,可以根据前面的内容,给其他部门一些数据共享的建议。

    建议二:确定数据访问的权限

    以上这些数据并不是每个部门都同时拥有共享的权限。出于数据安全的考虑,有些数据共享只能够保留在某个部门的级别,甚至只有个别用户才能够访问。如上面讲到的应收帐款余额,可能只有销售经理或者销售人员才能够访问,而其他人,如采购人员等等,无法访问这个应收帐款的信息。有些企业可能控制得更严格,每个销售人员只能查询自己所负责的客户的应收帐款信息。当然,有些数据可能是全公司都是公开的,如部门费用预算报表等等。

    所以虽然有很多数据需要共享,但是他们共享的程度不同。因此IT主管确认了需要共享的内容之后,还需要同时确认这些共享数据访问的权限。通过权限访问的控制,可以保障这些共享数据的安全性。

    在确定共享数据访问权限的时候,建峰提出,要先定义访问的角色级别。如公司全部人员共享、部门级别共享、部门经理独享、经理层共享、高层管理者共享等等级别。然后根据这个级别再去对应特定的共享文件。如果让用户一一去指定访问者,后续的权限控制就太复杂了。通过组或者角色的思路控制文件访问权限,无论是实现起来还是后续维护都会非常方便。

    建议三:选择数据共享的实现方式

    以上两个工作,需要在软件选型之前先搞定。然后就需要考虑该采用什么方式来实现这个数据的共享呢。通常情况下,有两种方式。一是通过财务软件客户端的方式。即在每个需要访问财务软件数据的员工那边,安装财务软件的客户端。让他们可以通过客户端直接访问数据库中存储的数据。二是通过Excel等辅助工具。Excel等办公软件可以直接连接到数据库中读取数据。管理员可以根据需要设置一定的格式,让Excel等办公软件绕过财务软件客户端来查询相关的数据。

    无论采用那种方式,各有优缺点。有些财务软件可能有客户端使用量的限制,即按照用户来收费。此时如果只给一些查询的用户配置财务软件客户端的话,感觉上就有点浪费。当然,采用软件客户端来进行数据共享,在数据访问控制上会更胜一筹。

    因此建峰指出,如果企业觉得有数据共享的必要,软件选型时就需要考虑软件的客户端是否有使用人数的限制。如果共享的用户比较多,最好选择那些不按人数来收费的软件。如果需要共享数据的人数少、共享需求单一,那用Excel最合算,而且操作也简单。

    建议四:判断权限控制是否完善

    当财务软件只归财务一个部门使用的时候,即使数据查询权限不怎么完善也可以大致将就。例如:每个财务人员可以查询财务系统中的所有数据,这也是可行的。但是,如果财务管理软件向非财务人员公开,就一定需要有权限控制方案。

    因此如果企业有共享财务管理软件中数据的需求,IT主管选型时必须要考察财务管理软件中的权限控制。具体来说,要注意如下几方面内容。

    一是能否按组或者按角色对用户进行授权,而不是直接对用户进行授权。如果企业的员工比较多,有几十个甚至上百个员工需要访问财务管理软件中的数据,那么系统管理员维护这个权限的工作量将会变得很大。而通过组或者角色进行授权,则即可以保障数据的安全性,同时维护的工作量也不会很大。

    二是对数据的只读限制。通常情况下,财务软件中数据的修改只能有财务人员完成,而其他部门的用户只有查询数据的权限,无法对这些数据进行任何的更改。即使其他人员发现数据有错误,也不能够擅自更改,必须通知财务人员进行更改。为此系统中最好有现成的角色,如用户查询角色。如果把用户加入到这角色中,则用户只具有数据查询的权限。这就方便了权限的设置。

    三是对权限的控制最好能够细化到字段。如在财务系统中,能否反映出一个月的出货金额。作为销售人员,他们可能需要了解每个产品的具体出货金额,即产品的单个售价情况。而作为仓库部门,他们则不能够知道产品的售价,他们只需要关注当月产品总的出货金额即可。


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