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预付账款业务在财务管理系统中分两步走

2008-06-20 11:56:47  来源:赛迪网

摘要:预付账款业务在财务管理系统中将如何处理?客户在实施财务管理系统项目的时候为什么会经常碰壁?
关键词: 财务管理

    一朋友向我请教预付账款业务在财务管理系统中如何处理。这些问题我在给客户实施财务管理系统项目的时候已经碰到过多次。今天我借这个机会,就把预付款这个业务流程做一下详细说明,给有需要的人提供参考。

    具体业务描述如下:

    现在企业的某个供应商A,要求企业进行预付款。预付款的比例为50%。现在企业向其下采购定单,金额为50万。为此,企业必须要先预付25万的货款。现在财务系统主要要考虑如下问题。

    一是预付款的比例。因为不同的供应商,可能预付款的比例是不同的。一个供应商是50%,另一个供应商可能是20%,也可能是100%。所以,系统的预付款比例不是定死的,而是需要根据用户的实际情况进行配置。特别的,应该在供应商级别上结合供应商付款条件,实现预付款比例的设置。同时,若跟采购系统结合的话,最好还能够在采购单的级别上进行配置。由于我现在讲的是一个单独的财务管理系统,所以,跟采购单结合我这里先略过不讲。

    二是后续的冲消。在以后产生付款需求或者应收账款的话,若这个供应商有过预付款记录的话,则在系统中要能够提醒用户,该供应商有预付款单据,是否需要跟现有的应付账款进行冲销。这里要注意,在什么时候冲销的问题。根据用户的要求不同,冲销的时刻一般有两个时间点。一个是在生成应付账款的时候就开始冲销;另外一个是在产生付款单的时候再进行冲销。具体在哪个时点进行冲销的话,由财务用户自己进行选择。一般的要求就是,这个冲销的时点进行确定之后,就不能再进行更改。我接触到的大部分客户都是选择在付款的时候进行冲销。

    具体操作步骤说明如下:

    第一步:采购提出预付款申请。

    采购员在遇到需要预付款的时候,会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统,没有跟进销存系统进行结合。所以,这个预付款申请的话,需要采购手动提出。

    一般采购员会填写一张预付款申请单,有相关领导签字确认以后,拿到财务,让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候,在系统中输入相关的单据内容,并进行付款。
 
    在系统中操作的时候,要注意两个问题。

    一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别,在财务管理系统中,一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据,即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于,系统在开立普通付款单的时候,会去查询这个预付款单据,看看有没有未结账的预付款单,若有的话,则会提示用户。其实,从财务管理上来说,预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产,而不是负债。所以,无论从实际操作上来考虑,还是从财务理论上来说,把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统,在单据上不做区别,但是,会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。

    二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联,所以,预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中,要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为我们在冲销的过程中,一般都是要对应到具体的采购定单上,而不是只要供应商对,什么采购定单都可以冲销的。若我们在这里注明采购定单的话,那在冲销业务的时候,就可以一目了然的知道,这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候,就会非常的方便。(IT专家网)

    最后,我们还要注意一点,就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候,这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护,而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。

    第二步:付款单录入。

    到了实际付款的时候,采购人员在填写付款申请的时候,一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话,也会附上预付款单据。这里要注意一点,就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是,供应商在收到预付款的时候一般不开发票,而是要等到货款结清的话,一次性开发票。当然,具体如何操作,还是要企业跟供应商之间进行协商。我这里之所以把他提出来,主要是关于单据一致性的问题。若有多张发票的时候,为了后续稽核的方便,则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。

 


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