中国邮电器材集团公司（简称“中邮电”）的协同办公系统于2006年7月上线并正式投入全员使用，每天并发数在500左右，系统在实现了集团总部与各子公司之间整体协同的同时，对企业内部的管理也有很大的提升。谈到协同办公系统在中邮电得到成功应用，中邮电信息技术部总经理姜作旭总结出三条经验。

    经验一: 应用二八原则，关注核心价值

    通常，企业的信息化历程从业务部门开始，比如财务软件、CRM等等，发展到一定阶段，出于提升企业沟通效率和规范内部管理的考虑，便开始内部办公系统的搭建。中邮电的信息化也遵循这个步骤。

    中邮电对协同办公系统的最初需求主要来自内部业务需求的驱动: 通过公文收发这样一个平台，解决内部公文上传下达的流转，不必再电话确认是否收到公文，公文是否正在被处理; 解决目前规章制度一堆堆、一本本存放在文件柜里的情况，真正建立一个共享的平台; 实现工作任务的分配、工作执行情况的实时监控……后来，经过整理才有了明确的功能需求和目标价值，即通过办公系统来提升内部的沟通管理，加强执行力，一切便围绕承载核心价值的实际应用展开。

    “但是，我们没有全员一次推广用友致远的协同软件A6所有的功能，而是以实际的业务需求为出发，主推企业实际需要的应用，因为有需求才能深入推广应用。”中邮电信息技术部总经理姜作旭说。“其实作为一个系统有几个关键功能用好就行了，不可能所有的功能你都用，且用得都好。”

    实际上，以20%左右的核心主导性功能足以完成或满足占客户日常工作中总量的80%的经常性关键性应用，姜总感慨道: “这也是用友致远的协同软件A6给我留下的最深印象之一。”

    建议二: 深化重点应用，切实推广使用

    与关注核心价值紧密结合的就是深化重点协同应用，不断深挖对核心价值有提升的关键点，用户应用水平随着业务的需求而不断提升，从而持续地为用户创造价值。

    协同办公系统上线后第一件事情就是全员的推广使用，由于员工的年龄层不一，因此其信息化水平差异大，这样全员推进企业的信息化就出现了阻碍，甚至让部分员工对这种新事物产生了恐惧和抵触。

    面对这样的情况，中邮电从需求出发，从使用者关心的核心价值出发。选择与员工的需求相关度高的、对改善其工作有帮助的功能着手，渐进式地推广重点功能应用，因而很容易就被员工接受和应用。另外，由于协同办公系统的应用范围广泛，不是所有功能都要使用起来。因此要对应用进行提炼，让重点应用和价值匹配起来，尽可能简单地使用起来。

    姜作旭表示，简化应用，快速部署是信息时代最重要的，否则因贪大求全，陷入漫长实施的进程，时间的推移会使得系统要求投入资源越来越多，深化应用也就更无从谈起了。
  
    建议三: 选用标准化产品，慎做二次开发

    用户在选择协同软件时一般有三种选择: 标准化产品、个性化（项目化）开发、产品加二次开发（局部定制）。

    对于大多数组织而言，项目化的成本是比较高的，开发、优化的周期也相对较长，很难进行后续的标准升级，维护成本较高，也很容易因技术人员或供应商的变动而引发风险。而产品化加二次开发的形式对于很多企业来讲也是高成本和高风险的。比如，如果产品化的技术架构不支持模块块扩展，那么用户只能以调整架构而放弃标准升级为代价。为多数用户所接受的是标准化的协同软件产品，它集合了厂商多年积累的客户应用经验，更是设计了由需求流程、概念设计、构架设计、程序代码、测试流程、销售、实施交付、售后服务、升级服务等多种岗位的专业人员协作构成专业系统，可以进行持续的服务与升级，不失为一个好的选择。

    “二次开发不要轻易去做，其中的开发和维护成本是相当高的。一定要在充分评估二次开发的必要性、业务需求的迫切性和开发维护成本之后慎重决定。现在我们只有一个系统管理员负责日常的系统维护，同时又兼做公司整体的网络维护，实际上也就耗用1/2人的工作量。”

    姜作旭特别提到在产品选型时，一定要擦亮眼睛: 一是识别清楚是否是真的产品化（这个看厂商的网站就行，没有升级包发布的基本就是李鬼了），二是选择那些内部资源雄厚，流程顺畅，支撑保障机制健全的厂商，否则标准化升级和服务无从谈起。

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