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哪些配套产品帮ERP画龙点睛

2008-04-18 10:15:27  来源:硅谷动力

摘要:ERP系统也有周边配套。若这些配套利用得好,对于ERP项目来说,能够起到画龙点睛的作用;相反,若不得要领,那就有点画蛇添足的嫌疑。
关键词: ERP

   ERP,对于大部分企业管理者来说,已不陌生,它深深地影响着企业的管理模式。但很多人对于ERP项目的周边配套还不熟悉。

  在文三路上,笔记本周边配套、数码产品周边配套店的招牌数不胜数。其实,不光这些硬件有周边配套,ERP系统也有周边配套。若这些配套利用得好,对于ERP项目来说,能够起到画龙点睛的作用;相反,若不得要领,那就有点画蛇添足的嫌疑。

  周边配套一:移动商务。

  移动商务,现在对很多人来说,也已经不陌生了。移动商务扩展了信息化应用的平台,其把信息化管理的触角升到用户手机平台上。借助用户的手机平台,可以跟企业的信息管理系统进行一些简单沟通。

  移动商务最早应用在商品流程领域,且非常成功。如促销员可以及时地把当天经营业绩汇报给企业的销售管理系统,如此,省去了一级一级地统计,可以实现数据的时效性。

  移动商务若能够跟ERP系统结合,那无疑是给ERP系统插上了鸟的翅膀。我们实施过ERP项目的人都知道,该项目受制于硬件设备,这是一个非常大的局限性。你若是生产经理,在车间里视察,没电脑,就无法使用ERP系统审核单据;你若是销售经理,出差在外,无法及时收集到当天的销售业绩,你想知道当天收回的款项,只有打电话去问。

  移动商务跟ERP系统结合后,可以实现如下功能:

  1、可以像预定气象预报一样,定制需要信息。如销售总监每天都需要知道,当天收回了多少款项,还有多少款项应该收回而没有收回的等等。此时,通过移动商务平台,可以像ERP系统定制“应收款项预报”,如每天五点,ERP系统就会通过移动商务功能,把当天的货款信息发到销售经理的平台上,如此,就可以省去销售总监每天询问的烦恼。即使出差在外,也可以非常准确、及时地收到想要的信息。

  2、特定事件的报警功能。如销售总监觉得每天汇报一次收回款项,觉得太少了。他希望,能够企业每收回一批款项,系统都可以自动告诉销售总监,说某某客户有多少款项到位了,还剩下都少。这就是针对具体事件的报警功能。虽然没有移动商务平台也可以实现类似的功能,但是,其有场所的限制,也就是说,若销售总监身边没有电脑的话,则就收不到这个报警信息;但是,若有了移动电子商务平台,只要销售总监有手机、身在的地方有手机信号,则就可以收到这条报警信息。

  3、10086查询功能。只要输入几个阿拉伯数字,移动的客户服务系统就会回馈你要查询的特定内容。这套功能,也完全可能在ERP系统中实现。结合移动电子商务平台,只要我们通过短信的方式,发送几个预先定义的阿拉伯数字,后台系统就可以及时的反馈我们所需要查询的信息。这个过程都是自动的,不需要人为的干预。即使在深夜,总经理想知道现在企业还有多少流动资金,只需要发送几个阿拉伯数字,就可以知道。

  以上是电子商务系统的几个简单、实用的功能。其实际的利用价值当然还远远不止这一些。移动商务对于ERP系统的价值就是让ERP系统脱离了电脑硬件的束缚,让企业用户在何时何地都可以跟EPR系统进行沟通,得到其需要的信息和进行一些简单的操作。

  周边配套二:邮件系统。

  在使用ERP系统之前,我们单据的传递是如何进行的呢?我们会把做好的销售订单或者生产计划通过邮件发给相关人员;我们的日报表等也会通过邮件的形式发出去。可是我们采用了ERP系统后,发现在系统中下好的销售订单或者生产计划要把它导出来,然后才能发给相关人员,相当麻烦。能够把邮件系统跟ERP系统结合起来吗?

  答案当然是可以的。我在以前就负责过这样一个集成的案例。把邮件系统跟系统的相关单据紧密集成起来,用户可以自己定义,某张单据审核后,系统要发给那些人员;或者某张报表生成后,要给哪些人员过目。如此定义好后,当单据审核或者报表生成,系统就会自动触发一个发邮件的动作,把单据按照预先定义的格式、原先定义的人员发送出去。这就免去用户自己手工导出然后再发邮件的麻烦,提供了系统的工作效率。其实,这个方案也很简单,基本上是通过ERP系统后台数据库的触发器功能来完成的,在配上几句简单的代码,就可以实现邮件系统跟ERP系统的紧密结合了。

    不过,现在有些ERP系统也意识到了邮件系统跟ERP系统结合的重要性,所以,他们在EPR软件中,自带了这方面的功能。不过,有些软件的功能还有待改进。如有些单据不能群发,而只能发给一个员工。而我们在实际工作中,有些单据都是需要群发的。所以,软件企业在某些细节方面,还需要改进。

  周边配套三:CRM系统。

  CRM系统跟ERP系统,是现在最大的两个企业管理系统。CRM(客户关系管理系统)是一个对外的管理工具,其主要是用来帮助企业赚钱的;而ERP系统(企业资源计划系统)则是一个内部管理为主的工具,其出发点是怎么帮企业降低生产成本,怎么帮企业省钱。所以,两者还是有比较明显的差异的。

  但是,两者在销售与财务部门有很多重合点。如客户信息的管理、销售订单的管理等等。如果两套系统相互独立,则说明企业用户在某些方面,必须要做很多重复性的工作。这就违反了两套系统建立的目的,企业工作效率不但没有提高,反而因为重复性的工作,增加了用户的工作量。

  其实,这两个系统是很有联系的,其大部分数据双方都可以相互利用。如ERP系统可以直接根据CRM的销售订单信息下生产与采购计划,而CRM又可以利用ERP系统中的成本数据进行一些客户价值分析,等等。所以说,两个系统是相通的。若能够把两者集成起来,则必定可以起到1加1大于2的效果。而若不集成,让其各自独立,那不要说一加一大于二了,很可能是1加1小于1了。

  所以,要想让CRM系统成为ERP系统的帮手,而不是其累赘,就要把两者进行集成,让你可以相互进行对话。值得庆幸的是,已经有ERP软件厂商注意到了这些问题。在原先ERP的基础之上,扩展了其原有的功能,加入了客户关系管理、电子商务等功能。

  周边配套四:工作流系统。

  有了ERP系统之后,你是否在为单据的审核烦恼?每次下完采购单后,都要打电话通知采购经理审核采购单。ERP项目成功利用一段时间后,我们难过的发现,原先定义的流程已经被用户改的面目全非,企业实际操作完全没有按照流程规范来做,等等。这一系列的流程管理问题摊在了企业的面前。

  利用工作流系统可以在一定程度上,解决这些困扰企业的难题。如利用工作流系统,用户可以定义单据的审批流程,然后,系统可以根据用户定义的审核级别,自动告知审核员,让其审核单据;利用工作流系统,可以通过图形的方式展现企业的工作流程,这显然比书面的文字更加生动,用户也更加容易接受。

  若能够把ERP系统跟工作流系统结合起来,那很多事情就非常好办了,很多问题也就迎刃而解了,不是吗?

  还好,不是我第一个想到这个问题。金碟、神州数码等管理软件公司已经早早认识到了这个问题,已经成功的在他们的ERP 软件中集成了工作流管理软件。这是一个非常好的现象。

  用过他们的继承工作流系统的ERP软件之后,你就会发现,现在单据审核再也不用拿着电话去通知人家了,只要单据完成,对方桌面上,自动会弹出一条类似QQ之类的信息,通知其有单据要审核。而且,单据也会按照其预先设置的工作流流转,该有谁审核了,单据该发给哪些人,这些都可以根据预先设置的工作流自动完成。

  以上四个是ERP 项目最常见的四个周边配套软件。除了这些,当然还有其他。如PDM 软件、如供应链软件等等。其实,从总的来说,这些周边配套软件对ERP 项目要能够真的起到推波助澜的作用,关键在于彼此之间的集成。

 


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