随着近年来多媒体硬件的发展及价格的降低，档案领域也不可避免地受到了信息技术革命浪潮的强烈冲击。

    随着当今社会计算机网络技术的飞速发展，计算机不只应用于科学计算、工业控制、大型工厂及商务管理，而且更多地用于与大多数人工作、生活相关的日常办公、事务处理及形形色色的管理信息系统中。随着近年来多媒体硬件的发展及价格的降低，档案领域也不可避免地受到了信息技术革命浪潮的强烈冲击，在档案管理领域大面积推广使用计算机多媒体档案管理系统已成为现实。多媒体档案作为一种新型的档案信息资源正在给档案技术革命带来无限生机。

    一、多媒体技术与档案管理

    计算机技术中的媒体是指文本、图像、图形、音频、动画、视频等电子文件信息，多媒体则是这类电子文件信息的集合。所谓多媒体系统是存在两种以上这类电子信息的计算机应用系统。多媒体系统一般应具有对多媒体信息的获取、操作、编辑、存储等功能。在我们的现实世界中，各类文件原件、照片、录音、录像、工程图纸等档案实体是我们管理的直接对象，被习惯称之为介质。正是这种档案实体存在的多介质形态决定了多媒体计算机在档案管理领域大有可为。

    二、多媒体技术在档案信息化建设中的意义

    社会的巨大变革，给档案事业的建设与发展带来了新的挑战，使档案在种类、载体、管理技术和方法以及档案的利用上都发生了很大变化，除原有的档案外，新增加了中外合资、个体、私营企业的档案，甚至还有非政府机构以及社会中介组织形成的档案。由于现代信息技术的发展以及信息量的急剧膨胀，传统的信息收集、整理加工、传播途径已不能满足人们日益增长的信息需求。随着信息技术的迅猛发展，档案信息化建设、数字档案馆的形成已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。同时，由于多媒体技术具有较强的直观性、信息量大、易于接受和传播迅速等特点，使其得以在档案领域中大量运用并得到不断扩展。多媒体技术在档案管理中的应用，使档案管理有了突飞猛进的发展，为档案信息提供了现代科学技术手段，对提高管理、开发、利用档案信息资源的能力，最大化发挥档案信息量的价值，推动档案管理理论和档案管理技术及方法的转变，都具有重要的现实意义。

    三、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

    （一）建立档案信息库

    在建立档案信息库之前要进行档案信息数字化前的准备，同时构建多媒体平台软件，通过处理前准备子系统、数字化处理子系统、收据存储子系统和数字化信息输出子系统，建构一套完整的档案信息数字化处理系统，对档案进行加工、制作，并相互联结，形成一个系统的工作流程，使之有条不紊地开展管理，从而控制信息的启动、运行、停止；协调各媒体间发生的时间顺序，进行同步或时序控制。

    档案信息数字化对于建立档案信息库的作用十分重大。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，实现档案数字化能有效地保护档案原件和改善档案的利用方式，还能充实各档案馆网站的内容。目前我国大多数已上网的档案馆网站，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄、信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少的通病。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

    （二）编制检索程序

    目录信息数字化是档案信息数字化的前提，只有建立档案目录数据库才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条，发挥计算机强大的检索功能。首先，要建设档案目录信息“数据仓库”或叫“数据超市”，包括档案目录数据、专题目录数据、各类资料目录数据、历史档案目录数据、现行文件目录数据等档案目录的计算机输入、多媒体制作和建立完善计算机检索体系，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统地提供档案信息，实现档案数宁化的目的。

    其次，档案着录标引及档案机读目录的建立。建立档案着录标引及档案检索自动化即电子检索，是档案自动化管理的核心内容。它对开发档案信息资源提出了新的更高要求。要实现电子检索，重要的是必须输入大量经过规范化处理的数据。通过档案着录来揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值，并注明档案的来源、出处、保管状况，在完成档案编目的同时对档案特征进行分析、选择、登录。既便于档案管理人员进行有序管理，也便于用户对档案的查找与利用，从而适应科学管理档案和档案数字化处理技术的需要；机读目录的建立实现了计算机检索，所着录的条目信息被有序存入到数据库中，按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来，构成数据集合，给档案目录数据的管理提供了技术条件。

    四、多媒体档案信息处理中应注意的问题

    （一）档案信息网络传输中的知识产权问题

    知识产权，就是公民或法人对其科学、技术、文化、艺术等领域里创造的精神财富所依法享有的专有权，它没有固定的存在形式，是可以依附于一定载体而存在的智力成果。档案是知识产权存在的形式之一，所以档案工作者必须正视档案利用工作中的知识产权保护。

    档案信息的网络传输作为一种新的传播方式，已经打破了原有传播格局，信息的传播、利用超越了时空的限制，但也为网络侵权带来广阔的空问，数字化产品侵权行为时有发生。旦此存网络环境下，更应注意加强网络着作权的保护力度。由于档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，所以知识经济时代档案工作的重点必然是知识产权的保护。作品的网络传输权利是属于着作权人的专有权，在实际操作中，一定要注意分析馆藏档案的所有权和着作权，如果在网上传播受版权保护的档案信息及其编研成品，必须取得着作权人的授予权，未经档案着作权人的同意不能随便把数字化的档案信息上网传播，否则属于非法侵权行为。

    （二）实施规范性原则

    制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现档案信息的数字化，应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，按照统一的规范标准，使文件的归挡，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政、互不兼容等现象发生。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

    （三）建立健全档案信息安全保障体系

    在推进档案信息化建设的过程中，信息安全保障体系的建设是档案信息化建设中极为重要的组成部分，而我国的档案信息安全保障体系建设还处于初级阶段，目前还存在着诸多安全隐患问题。包括档案信息化的有关法律、法规和制度不够健全，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，各级档案部门的安全管理体制不够完善等等。如何确保档案网络安全、系统安全、信息安全，成为档案信息化建设过程中极其关键的问题。

    由于网络设备和系统软件本身存在一定的缺陷，再加上从事黑客的个人或组织技术在不断升级，所以，档案信息系统没有绝对的安全，只有相对的安全。档案信息化安全保障体系是一个动态的概念，面对档案信息系统安全的诸多问题，必须时刻警惕，运用多种手段，不断在技术上更新，管理体制上完善，人员素质和管理理念上紧跟网络发展的步伐。只有时刻从档案数据安全的方方面面出发，点滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的档案信息安全保障体系，确保档案信息系统的数据安全，保证档案信息化建设顺利进行。

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