10年规划，DMS重中之重

    中化化肥在信息化建设上有一个长达10年的规划，分了四个阶段：2005年前夯实基础、2006年~2008年稳步推进、2009年~2010年优化提升、2011年~2015年全面提升。而在这长达10年的规划中，分销管理系统（DMS）一直是信息化规划和建设的重中之重。

    2000年，中化化肥开始实施ERP，由于公司本身有北京总部、17家分公司、生产企业和营销网点四个大的组成部分，所以ERP系统为了适应不同的需求，分成了SAP和分销管理系统两大组成部分。其中，北京总部、17家分公司和生产企业使用的是SAP系统；各地的营销网点使用的是分销系统。2003年ERP升级的时候，中化化肥开始着手建立覆盖当时网点的分销管理系统。而最初想到建这个分销系统，中化化肥主要是为实现三个方面的作用：更好地固化流程，让新建的网点有遵循的标准；防范经营上的风险，保证及时回款和仓储安全；提高工作效率，总部能够及时掌控全国销售情况。SAP和分销管理系统有专门的接口，中化化肥每天都会把分销管理系统的数据传到SAP系统上，同时也会把SAP上的主数据传输到分销系统上。这两个系统的互相补充使得中化化肥的ERP系统从上线到现在一直都发挥着很大的作用。[page]    2003年分销系统开始着手建立时，中化化肥在全国总共有100个网点，和现在区别最大的一点是：每个网点都设有一个自己的仓库，在业务模式和工作方式上还是比较简单的。经过5年多的发展，中化化肥的网点已经从最初的100个迅速扩张到了2000个，而此时的仓库数也缩小到了500个。这2000多个网点最基层已经设立到县一级。从表面上看，这是一个网点的数目的增加，但是从深层次来看，这是业务模式在不断地优化。

    为了适应业务模式的调整，2009年，范贺军经过公司管理层的同意后，决定对分销系统进行一个升级换代。“其实2009年～2010年我们主要在做的就是这个事情，这是为公司未来的发展打下坚实的基础。”范贺军在谈到分销系统升级换代的意义时如此描述。

    众所周知，一个系统的升级换代并不简单意义上的系统容量的改变。从一个系统迁移到另一个系统的过程中，存在着大量的问题，工作量的巨大只是其中之一。由于系统迁移是分区域进行的，在相当长的一段时间里，两套系统是同时运行并且被使用的。“我当时最关注的就是如何保证数据安全，实现两个系统之间的平滑过渡。我们当时预估，两套系统顺利过渡完毕需要大约一年左右的时候。这就意味着在这一年里，有两套系统在同时使用。”范贺军在着手准备分销管理系统之前，对于系统迁移过程中会产生一系列的问题做出了充分的预估。

    整个信息技术部都明白，摆在他们面前最大的挑战是：如何将两套系统的数据整合到一起。对于各个分公司来说，他们可以根据自己区域所使用的系统直接查看经营情况，但是作为需要时刻掌控全国销售的北京总公司，要查看不同分公司的业绩时需要登录不同的系统。这对于提高管理层的工作效率来说是一个很大的阻碍。为此，信息技术部的全体人员在范贺军的带领下，采取了很多措施，尝试了很多方法，力求尽量缩短系统的切换时间。中化化肥独特的小BI系统，就是这个过渡期里最有力的保障。

小型BI，智能过渡润滑剂

    为保证两套系统平滑过渡，在升级初期，中化化肥就为此上线了一个小型的BI（商业智能，以下简称BI）系统。之所以称之为小型BI，其实最根本的原因是这个BI并不是传统意义上的BI项目。由于升级情况的迫切性，这个小型的BI系统需要和分销管理系统的升级同步，并且还能够足够的简单，实施起来需要更加的快捷。在系统升级的过程中，小型BI也必须顺利上线。

    事实证明，中化化肥布置实施这个小型的BI系统对于两套系统的平滑过渡起到了非常明显的作用。小型BI系统上线的出发点是为了整合两套系统的数据，旧的分销管理系统的数据和新的分销管理系统的数据都会汇总在这个小型的BI系统里。依靠这个小型BI系统，北京总公司的管理层、决策层和一些职能部门的相关人员只需通过小型BI系统就可以监控各个分公司、生产企业和销售网点的销售情况、库存情况和价格。在他们查看和调用数据的时候，完全感觉不到是有两套不同级别的系统在运行，在简化了工作程序的同时极大地提高了工作效率。

    中化化肥的这个小型BI系统虽然只是简单版本的BI，但是既解决了中化化肥系统切换中的问题，日常中也是发挥了一定的商务智能作用的。这种商务智能不仅仅是一些简单的统计，也包括了一些分析、支持决策方面的报告。从BI系统可以看到整个公司的网络库存的走势情况，看各个分公司的销售情况，看单一品种的销售趋势和变化，并且分析产生的原因，相关职能部门可以根据这些分析报告来决定是否进行促销、哪种产品要投入更多的宣传成本、哪些仓库的库存有超期的风险。[page]    此外，中化化肥的BI系统还开发了一系列的预测功能，并且以此来帮助管理层做出决策。尤其是对不同分公司情况的监测，同一产品在不同时间段的销售走势和库存走势，通过两者的对比和分析，能够获得很多销售方面的规律性报告。“这种报表的开发给管理层决策时提供了很大的帮助，对业务的支持比较到位。”范贺军对这个小型BI系统发挥的作用还是非常满意的。

    范贺军介绍，自从小型BI系统上线后，对于ERP的补充和完善的作用发挥得比较好。ERP本身的功能中比较主要的是输入和处理信息，有了BI系统后，对于信息量是否足够方面有了更多检测方面的指标。由于BI对于信息的完整性和准确性要求很高，如果系统里的数据资源不准确或者说不是完整的，那么BI再智能也无法分析出正确的结果。

    再被问及，以后这个小型BI系统最后是否会发展成真正的商务智能系统时。范贺军说：“2011年我们准备着手做BW（报表系统），到时候会将现在这个BI系统放到集团统一的平台上，这样能让BI发挥更大的作用。”

无障碍沟通平台

    你在百度搜“中化化肥”时，在搜索列表里会出现这么一个结果：“中化化肥协同工作平台。”没错，这个平台就是中化化肥的OA系统。“目前你们看到的这个OA系统，是我们在2008年开始使用的。最初购买它其实是为了总部和基层没有阻碍地沟通。”范贺军在最初来到中化化肥时，就产生了要上线OA系统的想法。在这个系统上，总公司可以上传公司的文件、发布相关的通知；基层的分公司、生产企业、营销网点的费用预算审批、报销也通过这个来做。可以说这个OA在很大程度上起到了一个“总裁秘书”的作用，上传下达，也让各个地方的中化化肥的员工对企业有了更加强烈的认同感和归属感。

    2010年，范贺军做的项目中，有一个是配合着0A系统的，就是公司的视频会议系统。现在绝大多数公司的通用沟通方式有三种：电话、电邮和MSN之类的即时沟通工具。如果这是个分公司和子公司分部较为分散的大型企业，涉及到培训和会议时，就会有这样的现象发生。总公司不太愿意频繁开会，而每每一开会，就会有全国各地的“代表”千里迢迢地来到总部，舟车劳顿不说，还会产生一笔很大的费用。而范贺军在2010年9月份启动的这个视频会议系统正是为了解决这样的问题。

    到目前为止，北京总部、17家分公司和所有生产企业已经部署完毕。虽然从开始实施到现在才不到3个月的时间，可体现出来的作用还是非常明显的。“我们的分公司和生产企业到北京都是有数据专线的，以后这个专线上只是运行ERP系统。自从上了视频会议系统，现在网络资源就被完全利用起来了。”作为一个称职的企业信息化的管理者，范贺军对于企业网络资源的利用率有着很高的标准。

    另外一个重要的方面是，以前，决策和战略意图都是总部这边的管理层自己开会商议。自从上了视频会议系统，分公司和生产企业的相关领导层可以直接参与到一些决策会议中，这样能够更快更直接地领会总公司的“先进思想”和战略意图。过去每年都只开几次大型的会议，成本高不说，将不同地区的人集中到一起也比较困难。视屏会议系统的上线，不但免除了大家来回出差，开会的频度也有所增加。这种无障碍的沟通对于大型企业的工作效率的提高有着极大的作用。“我们还可以让分公司的员工和北京员工同事参加培训，这样的统一培训对于培养员工的整体职能也发挥着很好的作用。”

    据悉，下一步这个视频会议系统有可能会部署到销售网点上，但是由于中化化肥的网点较多，并且在不断扩张当中，可能会牵扯到一系列的投入问题。

滚动式规划，IT永不脱节

    目前，中化化肥的未来3年滚动式规划已经做完。中化化肥在每年的10月到11月份都会做接下来3年的滚动式规划，当然这其中也包括企业信息化的战略规划。整个规划的过程中，IT部门都会参与其中，和业务部门充分沟通。在企业确定了未来3年的业务规划后，信息技术部会根据业务的需求去确定信息化的重点。“我们会做信息化的预算，当然这个会根据公司的经营情况来调整和确定下一年IT方面的计划。这个计划会在每年的12月份确定下来。”范贺军介绍道。

    由于在整个过程中，IT部门是完全参与的，中化化肥的信息化建设一直和业务部门的战略结合得非常好。“其实这对于我们这些做信息化的人提出了更高的要求。你是否真的理解公司信息化战略，你能否把这种业务战略转化为IT战略，都是作为一个合格IT人员需要不断思考的。”范贺军对于IT对业务的支撑十分重视。从范贺军进入中化开始，每年制定下一个3年的滚动计划时，IT部门都会全程参与，并且不断地与业务部门沟通。通过这种沟通，IT人员对于业务部门的工作充分了解，并且根据这种理解提出信息化建设的规划和计划。

    2011年，中化化肥信息化的重点将会集中在CRM（客户关系管理）和BW的上线上。目前，中化化肥还有5家生产企业未实施SAP，这也是2011年比较重要的一件事。在未来3年的规划中，物流系统和电子商务平台将会被列为重点发展的对象。因为本身是集生产、供应、销售为一体的大型企业，电子商务平台的推出是受到很大的期待的。2011年将会先实施内部的电子商务，等到成熟后将会全面推向外部。