俗话说，信息化项目三分软件，七分实施，十二分数据。可见基础数据的准确性对于信息化管理软件来说，是至关重要的。所以对于企业CIO来说，不仅要抓项目，而且也要打起十二分精神，来关注基础数据的准确性。
    措施一：按固定格式填写基础数据，可以发现常规错误。
    在信息化项目中，不但企业的工作流程要走标准化的道路，而且基础数据的建立也要实行标准化。也就是说，要让用户在导入基础数据时，按固定的格式进行导入。
    如笔者在企业中负责实施企业资源计划项目的时候，就非常重视基础数据的标准化，如产品基本信息。我们企业有生产一款五金套筒的产品。其根据所用的材料、表面处理、大小不同，有很多种规格。粗略估计了一下，光套筒这类产品就大概有近200个品号。在上ERP项目之前，这些产品的规格信息没有一个统一的规范。如有的在规格中有标明表面处理方式，而有的没有；有的在规格中有指名具体的尺寸，有的却没有。对于老员工来说，他们清楚这代表了什么意思，没有指名的就是普通的表面处理。但是，当新员工进来的时候，由于不明白其代表的是什么含义，所以就不怎么清楚了。有时候甚至会犯错误。
    在上信息化管理系统的时候，这种基础资料时不合格的。在整理基础资料的时候，我跟产品研发部分的负责人碰了个头，专门商量这个编码的问题。后来我们两个达成一致意见，在产品规格信息中各项内容必须写全，而且必须按一定的格式书写，如按产品尺寸、所用材料、表面处理、颜色等顺序一一书写，不能够漏写，而且各个内容的字数要保持一致。并且，制定了具体的编码规则。这个规则制定好之后，通过质量、采购、生产部门等确认之后，就在公司中推广起来。采取这种编码的话，可以发现一些常规错误。
    如作为我们项目管理员，由于对于产品的规格信息不怎么了解，那要如何去检查基础数据的准确性呢？若我们规格信息的编写规则统一了之后，则我们只需要去看看这个长度是否一致，顺序是否统一。通过报表或者Excel工具，就可以检查出产品信息输入员在输入数据的时候，有没有漏掉什么信息等等。所以，当基础数据标准了之后，可以很容易的发现一些常规地错误。
    对于基础数据标准化来说，要做到如下几点：
    1、内容顺序上的标准化。对于某个字段的内容，其所表达的内容要标准，包括其前后的顺序要一致；最好长度也要一致。这一方面便于我们进行检查，同时，也方便我们做其他的一些操作。如有些产品规格信息可能类似，只有产品尺寸上略有不同。则用户可以通过复制，并且修改很小一部分内容就可以直接拿来使用。另外，有时候我们只做报表的时候，有些部门会认为其中的规格信息太长，他们只需要知道产品的所用的材料即可。此时，我们就可以利用相关的字符函数，同意的截取其中的内容即可。可见，在内容顺序上各个基础数据保持一致的话，对于我们后续的操作会带来很大的便利。
    2、当某项内容确实没有的时候，要用“NULL”等方式表示，不能空白。因为若没写的话，我们不知道，到底是用户漏写了呢，还是确实没有。说实话，也不是信息输入员要偷懒，他们在输入相关信息的时候，有时会在不经意之中，会漏掉一些信息，他们自己也不知道，而且事后也很难查出来。现在即使是空的内容也必须用 NULL等字符表示出来，这就可以最大限度的防止类似错误的发生，提高数据的准确率。
    3、有时候同一个字段中，可能要表示多种内容。如在产品规格中可能同时要表示尺寸、材料、颜色等信息。为此，在各中内容之间一般都要利用分隔符进行隔开。基础数据标准化的第三个要求就是这个分隔符好统一，并且需要唯一。统一指的是全部的基础资料都要利用这个分隔符进行分隔。唯一指的是这个字符能够被用来当作分隔符。如有的产品名称中，会包含“-”这个符号，那么这个符号就不能用来当作分隔符。否则的话，会容易混淆；而且，也不易于对数据进行一些整批的操作。所以分隔符要保持统一并且唯一。
    4、在对基础数据进行规范的时候，可以按产品的分类来规范相关的输入标准。有时候，要对虽有的产品信息采用统一的标准是比较困难的，而且也不怎么现实。如产品信息中，成品的规格信息跟原材料的规格信息就很难统一起来；而且即使原材料基本信息中，包装材料与零件之间的规格信息也无法保持一致。所以，针对这种情况，我们不苛求虽有的产品资料都采用统一的编码规则。但是，对于同一类的产品，如零件中的套筒这类产品，则我们要求其具有统一的书写规范。
    措施二：数据收集的标准化。
    若要提高数据的准确率，数据导入信息化管理系统是一方面。另外，在数据的收集方面，也需要注意标准化。我就再拿我自己公司举个例子吧，看看如何实现数据收集的标准化。
    1、 制作标准化的表格。
    当公司有员工需要申请建立一个新产品信息时，就要先找到一张对应的表格。我们公司对于各类产品信息，都有一张对应的表格。申请品号的时候，要拿着这张表格向各个部门人员确认信息。如想在信息化管理系统中申请一个套筒的产品信息时，就需要在网上找到一张“套筒类产品品号信息申请表” 。在这张表中，这个品号需要填写哪些信息；哪些信息时必须填写的，哪些则是可有可无的；并且各种信息时归哪个部分负责的，都要明确的标识。如对于一些必需要填写的信息，可以利用蓝色的底色表示。
    这么做的目的，就是要让全体员工知道，建立某个品号信息的时候系统需要知道哪些信息；特别是哪些信息时不能够缺省的。如此的话，员工一看到这张表格，就知道该如何填写，直到需要填哪些内容。在基础资料收集的时候，也就不会漏掉。
    2、 单据流转的电子化。
    申请表格在各个部门流转的时候，最好能够通过电子表格来实现。一方面，有些员工写的字实在是小学生水平；或者有的写的是龙飞凤舞。但是在其他员工眼中则好像就是天书。所以，手写的资料，到信息输入者那边就可能会发生歧义。
    措施三：在系统中实现技术层面的限制。
    除了在基础数据前提整理的时候，要注意数据的质量以外，在用户输入信息化管理系统的时候，系统也要能够进行一些自我的判断，以提高系统中数据的准确性。具体的来说，可以在系统中添加一些约束。
    如有些内容我们只允许输入价格或者数字，当用户输入了非数字的内容时，则系统就会提示错误信息，提示说“输入的数据不合法，让用户重新核对数据”。这就可以保证输入的数据至少是符合一定的语法规则。
    如我们还可以通过对字段合并的方式，实现字段内容的排序与内容完整性的控制。如对于产品规格信息，可能包含五部分内容。则在系统设计的时候，就设计五个虚拟字段。员工在输入数据的时候，需要分别向这个五个字段中输入相关的内容，并且把这五个字段都设置为必需输入。等到保存的时候，系统会把这五个字段自动合并为一个字段，并且在中间加入我们指定的分割符，保存到数据库系统中去。如此的话，我们通过这些约束，可以强制实现某个字段内容的完整性。
    另外，我们还可以通过字符掩码来实现输入格式的限制；可以利用列表的形式提高输入的准确性；等等。总之，我们可以凭借系统的力量来提高基础数据的准确性。

免责声明：本网站（http://www.ciotimes.com/）内容主要来自原创、合作媒体供稿和第三方投稿，凡在本网站出现的信息，均仅供参考。本网站将尽力确保所提供信息的准确性及可靠性，但不保证有关资料的准确性及可靠性，读者在使用前请进一步核实，并对任何自主决定的行为负责。本网站对有关资料所引致的错误、不确或遗漏，概不负任何法律责任。
本网站刊载的所有内容（包括但不仅限文字、图片、LOGO、音频、视频、软件、程序等）版权归原作者所有。任何单位或个人认为本网站中的内容可能涉嫌侵犯其知识产权或存在不实内容时，请及时通知本站，予以删除。