在之前的文章《OA系统全解8:公文收文要独立》中，我们介绍了公文收文在OA系统中的应用。有收文就有发文，今天我们介绍一下公文发文。

    同样，公文发文的功能在OA系统中也必须要独立存在，不应该混在工作流功能中使用，这是很不专业的。而且对于要求严谨的用户来说，将公文收文混在工作流中，也无法全面满足管理需求。

    在国内领先的华天动力OA系统中，公文发文的功能模块就是独立存在的，从其功能结构图中就能够看出，这些功能必须独立才完善。

    OA系统中的公文发文功能结构

    从上图可以看出，在OA系统中进行发文管理，是一种实现办公自动化（无纸化办公）的完美体现。发文管理就是对单位内部发文过程的自动化管理，拟稿人依据发文类型选择相应的发文模板和审批流程，发给相关领导进行审核、复核、会签、签发等工作。

    接下来，办公室对文件进行发文登记、编号、套头、盖章，并进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档。当然，也可以由OA系统自动归档。在整个发文过程中，主管领导可以可实现对文件的督办、催办等管理。

    公文发文是一项非常细致和规范的工作，因此OA系统的设计者不能有丝毫马虎，需要考虑好每一个细节，以华天动力OA系统中的发文监控和发文库这两个功能点为例，我们可以看到发文管理的丰富内涵。

    在发文监控功能中，领导可以查看所有正在审批和审批完毕的发文单，包括查看发文信息、当前状态、当前流程、审批流转记录等，可以同时选择多个文件分发或转发给相关人员。对审批中的发文单可以进行更改当前审批人、结束审批、催办等操作，对审批完毕的发文单可以归档，或转存到文档中心。另外，对错误的发文单可以删除，删除的发文单还可以在回收站中查看，并根据实际情况进行彻底删除或者还原。

    发文库则是OA系统对已完成审批的文件自动做一个全面的备份。所有已完成的审批流转记录都会显示在该模块中，包括审批开始和结束时间、流水号等。还可以将选中的文件发布到OA系统桌面，供有权限的人员查看，对发布错误或者不再需要发布的文件则可以直接撤销。

    在其他方面，公文发文一些基本的要求，自然也都不能缺了。比如发文单必须同时支持WORD文档和HTML表单；流程必须支持分支流程、并发流程、流程嵌套，以及各种协办、联办等复杂流程；审批过程必须支持痕迹保留、电子印章、手写签名、全文批注；审批后必须支持挂网发布等。

    由于公文收发文的功能建立在工作流功能的基础上，因此，收发文管理功能的完善性，在很大程度上取决于工作流功能的成熟度和先进性。对有“工作流管理专家”之称的华天动力OA系统来说，设计收发文管理功能也自然会驾轻就熟。

    而对于那些工作流功能先天不足的OA系统来说，收发文管理的功能也必然隐藏着很多细节上的缺陷。

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