近几年也有更多的人走上知识管理的工作岗位，工作过程中经常会遇到各种棘手的难题，从大的方面来说，比如：如何构建科学、合理的知识管理体系？当前组织的知识管理现状如何？知识管理工作的效果如何评估？如何激发员工意愿，让更多员工参与？如何衡量知识的价值，为员工提供高价值的知识服务......

也有实践过程中一些具体的问题，比如：存量知识太多，如何快速入库？如何避免知识的重复，提升知识加工的效率？如何做好日常维护，保证知识的及时更新、正确使用？如何向业务场景提供知识推送......
接下来，我们来了解一下蓝凌知识管理平台在知识采集、加工、审核、应用等环节能提供哪些实用小工具，解决实践过程中的困扰。

1、知识内容包，降低从零梳理成本

蓝凌总结20多年咨询最佳实践，根据行业分类提供一套标准化知识内容包，包括：知识分类体系、新人知识地图、岗位知识地图应用模板以及知识管理运营制度。系统出库即可用，帮助组织快速搭建知识管理平台。

▲岗位知识地图

▲运营制度包

2、批量入库引擎，存量知识快速入库

在梳理组织知识资产后，首要解决的就是存量知识如何入库的问题。逐个手动上传耗时耗力，蓝凌知识库提供批量入库工具，只需在文件存储服务器设置FTP服务，按模板填写导入信息，就能将文档知识从FTP服务器批量导入系统，解决系统初始化后、组织知识管理冷启动的问题。
 

▲批量入库

3、知识排重预警，避免知识重复上传

知识导入时，可以针对知识进行相似度阈值设置，当正文及附件内容达到排重阈值时，系统会推送消息给知识管理员，提醒有相似知识。

▲知识排重预警

4、属性中心，多维定义解构知识

在知识加工环节，除了分类、标签这些常见的知识定义方式，还可以根据当前知识的特性，自定义赋予文档多样的属性。例如在一个项目知识库中，我们可以通过属性中心来定义项目知识内容，包括项目类型、项目性质、所属行业、地域、部门，根据这些字段来进行内容的标识和查询。
 

▲属性模板

5、知识自动化引擎，提效知识加工

知识导入或上传时，支持根据知识标题、摘要或附件内容，对知识进行自动归类、自动抽取知识标签，减少上传时的选择操作。

▲自动分类

6、版本比对工具，保证版本正确适用

知识管理员在进行文档审阅时，经常不知道新版本修改了哪些内容，人工逐一核对工作量大。蓝凌知识库提供知识比对工具，针对原子知识、维基知识、文档知识不同版本的文档差异，可通过增、删、改内容差异提醒，解决版本管理过程中的修改迭代留痕、错误查找、内容审查难题，保证版本内容的正确适用。

▲文档比对

▲维基比对

7、生命周期组件，知识临期及时提醒

知识管理员需要定期对知识进行复审或年审、及时清理和更新知识体系。蓝凌知识库提供知识生命周期组件，可针对即将过期或失效的知识设定提醒，包括提醒类型、提醒时间、提醒对象、通知方式、提醒范围等，便于通知创建人或作者及时开展修订工作。

▲生命周期提醒配置

8、更新通知设置，知识变动快速知晓

知识版本更新时，知识管理员希望相关人员及时了解更新情况，便于正确使用。蓝凌知识库后台通知设置模块，可对知识更新是否通知及通知对象、通知方式进行默认设置；当编辑者对知识进行编辑/新版本等更新操作时，自动按照后台默认的通知设置执行。

▲更新通知设置

9、知识服务工具，面向场景推送知识

蓝凌知识服务工具，为第三方系统提供知识接出场景规则配置，支持定义知识接出范围、展现样式，实现面向流程场景、业务系统的知识接入接出服务。例如在合同审批流程中，接入与该节点相关的制度要求、规范指引、合同范本等内容，为流程处理人提供知识支撑。

▲知识服务工具

▲合同审批场景知识接入

10、知识借阅管理，合理管控使用范围

为控制知识的使用范围，知识管理员往往会通过权限设置限制知识的可读范围。蓝凌知识库提供知识借阅服务，开启借阅后，无阅读权限的用户可以通过借阅申请，在某一时间段内进行知识的借阅浏览。还有一种情况是知识管理员设置用户具有知识的阅读权限，但附件的下载、拷贝、打印须有正当理由，在特定情况下，经申请、获批才可使用。

▲知识借阅申请

▲附件权限申请

除了以上实操过程中常用的小工具外，还有知识应用评价、知识分享激励、知识萃取活动、知识运营分析等一系列工具包，我们将在后续的运营篇中继续为大家介绍，敬请期待。