合同是企业采购环节的指导手册，也是采购成果顺利实现的有力保证。采购场景下，合同全生命周期的精细化管理非常重要。

一、企业采购流程

a.制订采购计划

b.供应商询价比价（询价、比价报表）

c.采购商洽（双方前期往来函件）

d.合同签署（年度/单次采购合同、订货单）

e.订购变更（通知）

f.发运货跟进（催货函）

g.验收（验收单，来货通知报检单）

h.外观、数量验收不符情况&质量验收不符情况（通知单）

i.单次临时采购情况（频次、使用量、采购量少）

j.票据开具提供（供应商发票）

二、采购场景下的合同管理

采购计划是配合公司销售计划、生产计划及实际库存情况，拟定的原材料采购环节，一般由采购部负责，仓储部、法务部配合。

采购部门拟定合同后、交给法务审核，然后提交签章，制定履约计划，将合同移交给需求部门履约。供应商通过采购系统，提出履约付款申请，财务部门对达到付款条件的合同进行支付。

整个采购流程中，采购部门全程参与，并由法务对合同履约进行必要监控和动态管理。

1. 企业如何做好采购合同管理？

   

1）建立采购合同管理人员架构、制度

企业应配备管理采购合同的专职人员，并制定采购合同管理制度，利用蓝凌智慧合同管理系统管理合同，健全采购合同登记、汇报检查制度，统一保管合同、统一监督和检查合同执行情况。

2）编制常用采购合同模板

拟定不同主题（品类、金额、方式等）的采购合同模板，涵盖货物设备、软件开发、系统集成、维保服务、营销广告、人力外包等品类，覆盖采购内容80%以上；采购部门与供应商签订的框架合同关联采购系统子订单，确保采购数量、金额统一。

3）建立合同条款库

将发票信息、知识产权、不可抗力、保密条款等设置为通用条款，付款、验收、交付等信息形成固定模板条款。采购人员根据实际采购需求，自主搭配合同条款，节约合同拟定时间，提升采购效率。

4）人机双审采购文本

通过蓝凌智慧合同管理系统，一方面智能审核合同文本中可能存在的风险、疏漏；另一方面检查合同文本是否存在文字、措辞方面的错误。

5）把关供应商的资质风险

在合同签约前，对采购供应商的主体、资质等进行审查与风险预判，有效杜潜在风险；同时逐渐形成企业自有的相对方库，并对其进行统一管理，最大化地降低合同风险。

6）编制合同履约付款指南

与采购系统对接，接收合同信息，根据采购部门的需求，在蓝凌合同管理系统中设置采购合同的履约期限、地点和方式；与财务系统对接，到了履约付款节点，财务按期付款。

7）采购合同纠纷处理

当采购发生纠纷时，先友好协商，协商不成再采取诉讼手段：蓝凌智慧合同管理，连接法务管理系统，通过纠纷登记与办理，记录与该采购合同相关的纠纷办理过程；及时地维护权利，防止过了诉讼时效，丧失胜诉权；尽量收集对方的财产线索，及时申请财产保全；裁判文书生效后，在法定期限内申请执行。

8）做好采购证据留存工作

建立采购合同从起草、签订到履约、结项全流程的管理台账：

a.注意对合同原件以及合同履行过程中双方的沟通函件进行留存；

b.注意对出厂证、合格证、质保书、使用说明书、检定证书等的留存；

c.注意对订货单、提货单、入库单、出库单、运货单、仓储单、签收单等的留存；

d.注意对收据、付款凭证、发票等的留存；

e.当发现货物有瑕疵时，注意对质量瑕疵货物进行拍照、留存、封样等。

网页搜索“蓝凌官网”，关注公众号“蓝凌EOP”，或添加蓝凌顾问微信“landray888”， 申请产品免费试用!