在启动和计划阶段,项目获得必要的审批,计划已经创建,工作实际上从活动开始。
执行阶段和监控阶段同时发生。这意味着你一边完成活动,一边在监控你的进度。

一旦项目计划最终确定并获得审批,项目经理就会监控进度,确保相应的活动完成。

如何监控活动完成情况?
项目经理应重点关注的监控类型主要有4种:
▪ 计划监控
▪ 变更监控
▪ 质量监控
▪ 成本监控
项目经理有一个活动计划以及每个活动的预计持续时间。因此,每天、每周或每月结束时,项目经理应该能够报告项目是否处于正轨。
为了以这种方式汇报,项目经理需要从每个团队成员那里了解:
▪ 他们目前正在进行的活动。
▪ 他们在这个活动上花了多少小时。
▪ 还有多少小时可以完成这个活动。
有了这些信息,项目经理可以将实际完成情况与预期完成情况进行比较,判断现实是否符合预期。
有些活动花费的时间比预期要少,有些活动花费的时间比预期要长,这是可以预料到的。开发人员可能会告诉项目经理,创建一个网页需要3个小时,尽管预计需要10个小时。与之类似,一项活动预计需要5个小时,但花费了8个小时。因此,每天跟踪很有用,但必须从整个项目进展的角度来查看。
当项目经理比较每周完成的活动和计划完成的活动时,利害关系人将关注整个项目的计划和交付的里程碑。这就是甘特图特别有用的地方——因为它能让你看见里程碑在项目日程表日历中的位置。
许多项目管理软件工具可以显示活动完成的百分比。这有助于查看进度,并显示你在计划内完成足够数量的活动以实现主要里程碑的可能性。
当变更发生时怎么办?
上面部分说明了如何监控活动实际完成情况和活动预期完成情况。
但如果实际的活动发生了变化呢?如果客户改变主意,想要完全不同的东西怎么办?如果你在项目进行到一半时发现法律发生了变化,新的要求需要额外的工作,你会怎么办?
通常,项目管理应用于团队可以准确预测需要哪些活动的环境中。如果你不知道需要哪些功能或需要做什么,那么应该做更多的研究。
项目经理通常会反对范围的变更。更改结果、可交付成果和项目中期活动的列表需要修改项目计划并从决策者那里获得新的签字。因此,范围的变更和向项目添加活动是例外,而不是常态。
项目经理衡量添加到项目中的变更请求和额外活动的数量。团队成员在完成活动和构建解决方案时,会发现不可预见的问题,一些问题也会浮出水面。项目经理会跟踪这些问题。如果它们需要额外的活动,项目经理将研究如何在实现里程碑承诺的同时完成它们。
监控项目还需注意什么?
每个可交付成果必须满足客户的期望。数字产品至少没有bug。你必须确保产品按预期执行(例如,花5秒钟加载一个网页是不可接受的)。
团队中通常会有一个成员测试可交付成果,确保它们按预期运行。这个人通常是质量保证(QA)团队的成员,但有时也可能是开发人员或项目经理,他们会做大量的测试。
测试不应该在项目结束时进行。在执行阶段一致地进行质量检查很重要。
项目经理还需要监控项目的成本。如果项目产生额外的成本,那么它可能不会给你的公司带来利润。
虽然团队成员花费更长时间完成活动是成本增加的来源,但项目成本可能超出预算还有其他原因:
▪ 其他材料(如硬件、服务器等)。
▪ 增加对供应商的使用。
▪ 大量的缺陷必须由你来修复。
每个里程碑已完成的部分报告应指出项目是否仍然在指定的预算范围内。
实际上,项目监控贯穿项目的生命周期——从启动到收尾,它使项目团队可以了解项目的当前状态、所采取的步骤以及预算、进度表和范围预测。项目经理可以依靠项目管理软件(http://www.8msaas.cn/)来执行成功项目所需的所有任务。
优秀的软件可以为项目团队提供支持,因此他们可以管理成功项目的所有细节。8Manage PM项目管理软件面向实时交易,可以帮助管理人员计划、监视和报告项目,也可以帮助团队管理工作并进行协作。

8Manage PM系统具有完整的审核跟踪,项目计划和执行处于同步状态,能够自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。
下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动,逾期活动会自动亮红灯,自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。因此8Manage系统适用于各种复杂的团队协作。
使用8Manage PM,可以轻松完成项目管理生命周期的每个阶段,也可以针对不同的项目阶段,实现精细化管理。如果你需要项目方面的帮助,并且正在寻找更好的方式来管理任务和团队,欢迎申请8Manage PM产品演示。

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