在采购和财务方面,这种合作安排不仅能让公司应对混乱,而且还能让他们在经济开始好转时蓬勃发展。从订购产品或服务到支付发票,采购和应付账款应能够在任何时候检查交易状态。这是采购到付款(procure-to-pay)的连续过程,但是该术语实际上意味着什么?
什么是“采购到付款”?
从最字面上看,这是一个过程,在此过程中提出采购申请,下订单,并在收到订单后根据供应商的发票付款。采购到付款(P2P)实际上是指一个自动化系统,该系统将采购与应付账款集成在一起,以简化流程,确保准确性并提高成本和时间效率。

采购到付款流程中的步骤
以下是采购到付款(P2P)流程的基本步骤。但要注意的一件事是,并非所有企业对每一次采购都使用采购订单。我们认为,缺乏采购订单会导致整个组织产生大量损失。此外,尚未实施数字化自动化系统的公司仍会受到人为错误的影响,这些人为错误通常伴随着对纸张和手动处理的依赖、由纠纷导致的延迟付款,以及完全缺乏对发票实时状态的可见性。
采购申请:
管理层(在组织中的任何部门)确定并批准了对特定产品或服务的需求后,该请求将提交给采购部门。
采购订单:
采购首先要查看其批准的供应商清单,然后根据请购数据选择最佳的供应商。采购部门在系统中创建一个采购订单(PO),该订单会自动发送给审批并传输给供应商。
收货/服务:
发货或完成服务后,供应商会将发票发送到应付账款部门。实际收到货物后,采购会将货物信息输入系统。
电子发票:
到目前为止,所有步骤均已由采购部门处理;这是应付帐款部门介入的地方。发票由供应商通过作为P2P(采购到付款)解决方案一部分的供应商门户以电子方式发送,或者通过电子邮件或传真发送。如果不以电子方式提交,则发票将经过扫描和双盲键控技术,将相关数据提取、标准化并转换为电子发票。
发票匹配:
电子发票会自动与采购订单(PO)和收到的货物进行匹配。只要所有项目都符合约定的阈值,发票就会自动提前审批。
批准工作流程:
借助自动化P2P(采购到付款)解决方案,将匹配的发票直接传递到组织的ERP进行付款。如果已建立的规则规定高于一定金额的,发票还需要额外的签名。该解决方案将自动将这些发票转发给这些人,并提醒他们需要签名。这些发票也将自动进入ERP进行支付。
付款:
公司之间,付款方式可能会有所不同。尽管我们认为ACH(自动清算所)和虚拟信用卡之类的电子支付是向供应商付款的最有效和最具成本效益的方式,但许多公司仍然依赖纸质支票和现金。采购到付款解决方案应提供电子应付款功能,但是,公司仍然可以决定不使用该方法。
采购到付款的好处
自动化企业的采购到付款流程,为采购和应付账款提供了广泛的好处。下面是一些企业将实现的改进示例。
简化采购流程——采购软件提供了整个组织的连通性,因此可以更快地请求和批准请购单,根据数据选择合适的供应商,生成采购订单并将其发送给供应商……所有这些都可以通过电子方式轻松追踪。
减少80%的发票处理成本——无纸化可减少时间和成本,并使公司能够将员工用于更具战略意义的计划,而不是自动化来更好地完成重复性任务。
获得100%的可见性——P2P(采购到付款)解决方案可在整个供应链中提供可见性,使买方和供应商都可以实时查看发票状态。
实现更好的异常管理——通过直接处理大多数发票,异常可以得到应有的重视并更快解决。
改善供应商关系——通过利用供应商门户,供应商可以知道何时收到付款,并为他们提供更好的决策所需的信息。
充分利用谈判能力——当供应商对自己的付款状态充满信心时,他们可能愿意提供对买方更有利的条款,同时仍确保供应商获得发展业务所需的收入。
捕获数据以做出更好的决策——强大的P2P(采购到付款)解决方案提供了强大的按需报告功能。通过使用提供的实时和历史数据,公司可以更好地控制现金流和营运资金。
如何实现采购到付款?

采购到付款(P2P)流程能满足企业大部门采购需求,企业通过现代采购管理软件,比如8Manage SRM(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html),实现采购到付款(P2P)流程,能够更好地确定创造价值和节省成本的优先顺序,从而实现信息化采购,提升企业竞争力。

8Manage SRM支持以下采购到付款(P2P)流程:

• 需求:采购团队内部或外部的个人认识到对商品或服务的需求,并开始获取商品或服务的过程。
• 申请单:创建采购申请单并发送供以审批。理想情况下,订购方使用电子采购解决方案从预先批准的供应商以及特定的商品和服务中选择,这些商品和服务遵循最佳定价和针对特定需求的条款。
• 采购订单 (PO):采购申请用于创建要发送供以审批的采购订单。审批通过后,采购订单发送给相应供应商。一旦供应商接受,采购订单就会变成合法合同。
• 收到的商品和服务:重新检查商品订单,理想情况下,接收的文件会自动交叉匹配到相应的PO。任何例外都会产生退货、退款或其他证明文件,视情况而定。
• 开票:收到供应商发票,对照采购订单和收据文件进行检查。记录异常并作为事件保证处理。正确对帐的发票会进行付款。
• 付款:应付账款 (AP) 团队签发付款并更新会计记录,从而反映付款的转移以换取商品/服务。
最后的话
企业面临的危机将过去。如果企业尚未投资于数字转换和采购到付款(P2P)技术,则将难以实现数据的优化、对历史趋势的洞察力以及对供应商基础的分析。如果你还没有这样做,那么现在是时候展望未来,并意识到传统的手动流程和信息孤岛将使成功变得困难。

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