企业用于采购投入物占销售收入的45%-65%。因此,应将采购视为降低成本和提高效率的可行机会。
有关企业购买行为的研究表明,他们正面临着一系列独特的挑战。例如,很多企业具有非正式的组织设置、业务功能的专业化程度较低、可用资源较少。组织中的管理人员倾向于将重点更多地放在总体运营上,而不是特定的业务职能(如采购)上。 但是,在适当的时候,企业一样可以从采购中受益。

对企业有用的采购策略
以下是一些有用的策略,可以帮助企业几乎任何阶段的采购工作。
1、利用现代技术
电子采购、电子投标和供应商关系管理技术的改进为企业提供了更多的时间和信息,同时使集成更容易。在改进的连接上运行更快的设备可使业务任务比以往更快地移动。例如,越来越多的企业主订阅基于云的软件服务,在此类技术上的支出比去年增加了20%,并且有70%的小型企业计划在未来五年内增加软件支出。
研究表明,正确的技术可以对企业的战略采购、物流整合和业务绩效产生积极影响。
以基于先进云计算技术的8MSaaS SRM软件为例,企业完全可凭借云端网络强大在线数据搜集、分析与整合的优势,把相关数据统计工作依托这一新型网络技术进行。系统为企业提供了以大数据为基础的电子采购管理,用数据支持决策,推动采购策略实施。并且建立与上下游的连接,通过共享关键数据,实现供应链的高效协同。
比如通过8MSaaS SRM采购管理软件(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)软件,可在企业上下各个子公司之间、总公司与子公司之间、企业各个职能部门之间建立全新在线互动,实现各种经营管理等信心数据第一时间的上传、共享、备案与分析。这会为企业采购管理决策提供实时数据支持,帮助企业制定更加科学完善的经营决策。
总之,采用现代信息技术提高采购质量和效率是未来企业实现采购成本控制的必然趋势。
2、建立和维持战略伙伴关系
无论是直接支出还是间接支出,牢固的供应商关系都可以为企业带来巨大利益。为此,企业应与主要供应商寻求战略伙伴关系。从更少的供应商那里采购可以节省时间和资源,同时建立信任。企业所有者可以与战略合作伙伴进行公开交谈,并确保企业不会因不必要的成本而超支。
此外,如果存在可避免的成本,供应商可能会主动帮助消除这些成本,因为这也可能使他们的业务运作效率更高。例如,当一个标准产品用于相同目的时,任何一方都不会从不必要的定制中受益。牢固的供应商关系会增强谈判中的议价能力,因为这些讨论应围绕互惠互利的结果展开。
3、改善内部采购流程
除了改善技术和供应商关系外,企业主还应在采购过程中寻求内部结构性变化。
通过评估标准化系统内的供应商,企业可以随时随地跟踪供应商在灵活性、准时交货、成本和质量方面的绩效。此过程将使任何效率低下变得明显,并有助于为每个单独的类别创建订购日历。这里收集的数据可用于评估企业的整个供应链,并找到缩短它的机会。这时,一款可靠的采购管理软件可以为你分担很多工作。

采购工作还应包括对支出和需求的年度分析,并每半年甚至每季度进行一次供应商价格审查。使用支出分析来详细描述与采购和需求分析相关的所有成本和术语,以定义基本需求,并着重于改善成本和数量。
总体而言,内部采购流程应设法努力效仿大型企业,在采购方面制定规则,并对员工进行结构化培训。标准的购买行为有助于控制成本,提供责任,跟踪和监视支出,简化报告并为增长奠定基础。
4、与他人一起组织以增加购买力
一个拥有最新最先进技术、改进了采购流程并与供应商建立牢固战略合作伙伴关系的小企业,仍然可能因为其规模相对较小而无法实现最佳的采购节省。这是因为小企业由于业务量减少,不可避免地会降低购买力。
解决这一挑战的方法是联合采购。与其他小企业合作可以带来批量折扣并节省成本。联合采购使规模经济的效益对小企业有效,否则小企业将不得不支付更多的交易费用。作为买家的小企业可以巩固他们的购买力,并为新的供应链创造机会。
综上所述,企业采购管理工作面临的困难和挑战诸多,管理者必须与时俱进,从根本上做到工作与科技接轨。日常工作中通过不断优化采购流程,提高业务效率,加强对相关采购信息的管理,以达到用有限的资金保证企业经营活动的有效开展。

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