成本缩减背景下的企业信息化战略

    随着行业市场竞争的加剧，产品价格下降，而原材料和人力成本的涨价却使得产品的成本不降反升，这导致了企业的利润越来越微薄，甚至威胁到了企业的持续经营。面对这样的状况，如何寻找到突破口，实现企业利润的持续增长呢？很多企业给出的答案是压缩成本。

    目前，以压缩成本方式实现利润增收的经营战略正大行其道，“成本” 几乎是当前经营管理领域的一个最热门词汇。压缩成本是指在不削弱产出的前提下尽量减少投入，也就是消减企业经营活动中不经济的部分。作为占企业总体成本很大比例的信息化投入，自然也就成为了企业成本战略中重点关注的领域之一。信息化，已经不再是只管投入，不计产出的模式了。

    在投入预算大幅缩减的背景下，企业应该制定什么样的信息化战略来保障甚至提升企业所需要的信息化产出呢？接下来我们将探讨企业信息化成本的构成及降低成本的战略选择。

    首先来看信息化成本的组成，主要有以下三个部分：

    软硬件购置成本；
    维护成本；
    服务成本；

    软硬件购置成本主要是阶段性的一次性的投入，对于已实施信息化的成熟企业来讲，后续在这方面投入相对较少，压缩成本的可操作性不强，也不用上升到战略的高度来执行；

    服务成本主要是指向软件服务提供商支付的服务及产品使用费等，例如SAP的license费用；越来越多的软件供应商都已经或正在从主要卖产品向卖服务的模式转变；通常来讲，每年支付给供应商的软件服务费会占到购买产品费用的百分之二十左右，有高有低。这是很大的一笔开支，而且是持续的开支，是压缩成本时要重点考虑的领域；

    维护成本通常划分为两类，硬件维护和软件维护，硬件维护往往需要现地实施，具有一定的刚性；而软件维护往往可以跨越地理范围的限制，具有很大的弹性，也是成本战略中着重考虑的部分；

    通过以上分析可以看到，可操作性强的主要是软件系统的服务和维护费用。那么什么样的战略可以大幅度地降低以上成本呢？答案是集成化。

    笔者曾做过一个简单的调查，关于集团型企业的ERP系统分布策略，其中约有三成左右的参与者选择了分布式的策略，即各分公司各自实施和维护自己的ERP系统；另外，选择集成策略和混合策略的参与者也各占三成左右。这说明越来越多的企业注意到了集成策略的优势，并逐步实现战略转型。

    接下来分析一下分布策略与集成策略导致的成本差异。

  维护成本的差异

    软件系统上线之后，要保证系统的正常运行以及必要的二次开发，就需要保证系统维护需要的足够人力；然而系统维护与系统开发不同，它的工作量呈现剧烈的波动性；如果采用分布策略，每个分公司都需要按照最大工作量来配备支援人力，这样在工作量较小时造成了人力的大量浪费；而如果采用集成策略，所有集团内分公司的系统统一进行维护和开发，工作量需求会形成有效的互补，因此需要的总人力会远远小于各分公司各自需配备人力之和；当各分公司使用同样的系统的的时候，这个优势更为明显。同时，维护人力的减少和集中管理可以减少技能培训等相关的支出。

  服务成本的差异

    软件系统服务费用是持续性的支出，如果能够减少一部分，将对企业的成本产生深远的影响。采用分布策略时，对于部分产品，例如分公司特有的系统，分公司自身的技术能力或经验可能不足以很好地处理与自己的供应商的业务往来，会造成隐性的损失；而采用集成策略时，可以以企业统一的形式与供应商进行业务来往，这样会带来成本节俭和技术能力的提升，例如议价优势，挑选到更符合实际需求的产品等。同时，采用集成策略时，企业能够从企业整体的角度统一规划和实施集团内的信息化，尤其是减少各分公司的重复投资，充分发挥投资的效益，例如，一套ERP系统支持多公司甚至跨国界的业务处理，各分公司可以公用同一套系统，而不是各自购买实施自己的产品；这样就从购买、实施即后续的维护等各方面大大降低了整个集团的信息化成本。

    从以上比较可以看出，集成策略具有明显的成本优势。另外，集成策略对比分布策略还有其他方面的优势，可看作隐性的成本优势。其一，集成策略具有更强的执行力，它缩短了从制定决策到实施的进程，有效降低了信息化实施的风险。其二，当前信息化战略的一个趋势化的选择，即IT服务外包，越来越多的公司选择逐步地将IT服务外包出去，集成策略比分布策略更容易平稳地转向外包，而且节省外包服务费用。其实这种集成的策略本身就可以看做是“内部的外包”。其他的优势就不一一例举了。

    面对以上的分析，我们不禁要问，既然集成策略具有如此多的优势，为什么还有那么多的企业选择了分布策略呢？分布策略具有它自身的优势，即适用性很强，量身打造的系统当然比统一的系统更适合自身的业务。但是随着企业的发展，企业会越来越关注自身的管理，期望实现一种标准、模式化的管理。于是，这种标准化、统一化的进程为信息化的集成提供了实现的基础，而反过来，信息化的集成又促进了管理的统一化和标准化。