河南省印刷物资总公司信息化建设案例

    河南省印刷物资总公司是河南省新闻出版局所属企业，以经销印刷用纸张、纸浆、机械、器材、油墨等物资为主要业务，面向印刷全行业和包装、广告装璜等行业。公司下属的分公司（业务处室）有8个、储运处两个、展销中心一个，拥有仓储面积4万平米。先后获得“河南省物资流通百强企业”第10名、“全国500家最大服务企业印刷物资业”第2名。

    公司的经营规模在最近几年不断扩大，公司的年销售额从93年的1.2亿元猛增到98年的5亿元，经营的品种有上万种，有业务往来的客户达上万家，每月开具的增值税发票就有五千多份，形成了显著的“小而多”的特点（即每笔业务的金额小，而品种多）。这就给企业的管理带来一定的难度，如何实施高效的管理，如何掌握和控制企业的资金流、物流、信息流，成了企业面临的一个新课题。要对这么多数据进行管理、进行核算，光靠手工作业肯定是无法完成的，只有借助计算机这种现代化工具。

    我公司从93年起就开始使用计算机进行进销存业务管理和财务管理，但是各软件是独立运行的，没有数据的共享与传递，没有有效地利用这些宝贵的信息资源，并且软件都是采用小型数据库，执行效率低，无法实现数据的海量存储。因此，公司在98年决定对原有的计算机软硬件进行升级改造，在公司范围内全面实施计算机管理，建立起以财务管理、业务管理为核心的企业内部网络，使企业的管理和决策走向现代化、科学化。

    在网络建设过程中，公司总经理亲自挂帅，由总经理助理日常指挥，来协调各方面的工作，并且组织计算机、财务、业务、仓储等各方面的人员参加制订、论证整个方案，使系统能满足各方面的使用要求，既考虑到整个系统的先进性和稳定性，又考虑到系统的实用性和经济性。特别是在观念上使大家认识到过去那种独立软件、资源独占的运行方式所存在的弊端，让大家都站在公司整体资源的角度来提出方案和要求。最终确定了以业务财务集成化管理为核心内容的方案。

    我们在建设这个业务财务集成化管理系统的过程中注意了以下几个方面的问题：

  一、加强基础工作，做好数据规范

    再先进的计算机网络也只能是我们进行企业管理的工具，只能代替人们部分的工作。对于象我公司这样的物流企业来说，财务管理和进销存业务管理是最核心的系统，对基础工作有着严格的要求。为了适应这些要求，我们参照《会计基础工作规范》，结合计算机系统的特点，对我们的基础工作进行了强化管理，制订了完善的规章制度和岗位责任制，对每个岗位的职责所操作的内容、权限都加以明确。我们还制订了各种代码的编制方法，如“纸张代码编制方法”、“往来单位代码编制方法”等，尽量做到代码统一。我们认为，制订一套科学的编码方法，对计算机在企业中的应用能起到促进作用。

  二、硬件、软件一齐抓

    在网络规划和建设的过程中，我们是将管理系统作为一个整体来考虑的，避免出现重硬件、轻软件的情况。因为再先进的硬件，若没有合适的软件支持，也无法发挥它的作用。企业进行网络建设是要看使用效果的，看能否满足各方面的使用要求，而不是看方案的先进性和硬件的先进程度，因此，我们在规划网络的时候，就比较了多个软件，通过多方对比，最终选定了安易2000ERP系列软件。在选定了软件以后，再进行硬件的采购。

  三、历史数据的转换

    由于我公司在93年就开始部分应用了计算机管理，当时基本上都是采用DOS下的Foxbas系列数据。在新的系统运行以后，老的软件肯定要被淘汰，但是老的系统中存储的几年来的大量数据，若要被放弃就太可惜了。因此我们决定必需将老软件中的数据转换过来，但是老的软件与新的软件所使用的数据库不一样，数据结构差别很大，转换工作有很大难度。因此我们在选定了软件以后，就和软件开发商联系数据的转换问题，并且得到了开发商的大力支持，双方积极合作，克服重重困难，最终将数据完整地转换到新的系统中来。这样不仅使新老软件能顺利地过渡，也使我们的领导查询系统中有现成的历史数据，领导在进行决策时就有了更可靠的参考依据。