机关服务中心协同应用案例

    在通往国家自然科学基金委员会机关服务中心的走廊里，随处可见质量方针、质量目标的宣传板，而在机关服务中心主任办公室正对面的墙上，赫然挂着两大块“CMS服务与管理系统”的展板。通过与机关服务中心韩主任、孙处长近两个小时的采访，笔者对政府机关、事业单位有了新的认识。

    信息化建设意识超前，质量管理体系早已上马

    国家自然科学基金委员会是管理国家自然科学基金的国务院直属事业单位。而机关服务中心(以下简称“中心”)是负责机关后勤服务工作的国家自然科学基金委员会直属事业单位，主要承担机关和机关住宅小区的后勤服务保障等工作。

    一般来说，机关服务中心作为机关的后勤服务保障部门，在工作中对信息化的需求和运用水平的要求不高，对计算机应用的意识也不强，应用的面也不会太宽。

    “将来，事业单位会不会转向市场?行政管理会不会转为企业管理?现在是机关人，以后会不会是社会人?如何在现阶段做好储备?在我看来，首先在工作中，从现在就要有意识的积累，要提前将企业管理方式，利用科学的信息化技术，融入到我们的体制中。由于，从管理理念到服务质量，质量又与每个人的命运连接在一起，服务质量自然就会得到保证，我们服务中心才能生生不息，才有大家的饭碗。” 中心韩主任的一席话，道出了他对于中心发展、管理创新的关注与研究，以及他独到的见解，孙处长还将她曾在生命科学部工作的某些思想也贯通其中。“服务质量如同我们的生命，而CMS就是打通生命的脉络，成为机关信息化管理的神经中枢。”

    可见中心在管理理念、管理方式，尤其是信息化建设意识是超前的。中心长期从事机关后勤管理和服务的探索和研究工作，不断创新与实践，早在2004年底中心便建立了后勤服务质量管理体系(ISO9000)，为国家自然科学基金事业提供了有力保障。

    以先进的管理信息化手段强化质量管理

    然而，如何将质量管理执行落地，成为当时中心建立服务质量管理体系之后的关键任务。中心领导想到了是否可以利用某种先进的管理信息化手段来强化质量管理体系，既能顺应电子政务信息化建设的现代化潮流，又能将中心既有的质量管理能力得到最大化的发挥与贯彻落实。

    2006年4月，中心成立了信息化建设专项小组。无论是从策划到实施，还是项目需求调研、总体规划、方案设计，到流程梳理和产品优化及组织实施的每一个环节都必须做好精心策划和方案设计，都需要具备战略性和前瞻性眼光。策划之后，中心便开始在全国范围内展开调研、学习和考察。通过对外交部、国土资源部、中国科协、中国电力国际有限公司等有关部委和企事业单位的信息管理系统的调研和分析，经过四次办公会议和八个月的选型，中心选择了在管理信息化，尤其在政府机构信息化建设方面拥有丰富经验与先进、专业产品技术的用友致远公司，在2006年底共同组建了CMS系统。

    通过一年以来的策划、调研、设计、实施到运行，中心已经建立了通用、先进、安全、实用、可扩展和可管理的信息化系统——CMS管理与服务系统。

    丰富的表单应用，焕发“窗口”魅力

    CMS系统充分结合中心日常业务管理和服务职能的特点，分为管理、服务和信息交流三大功能区。

    管理功能区：包括行政办公子系统、人力资源、财务管理、劳资、合同、固定资产及其它承担任务：如计划生育、社会保险、人防等;

    服务功能区：会务工作、会议室服务、餐饮服务、交通服务、办公用品服务、楼宇物业服务等;

    信息交流功能区：知识管理、公共信息、个人信息、电子邮件、MSN、BBS及会员服务等。