复地集团的现代化办公方案

    引言

    作为中国最大的房地产集团之一，复地集团在不断拓展自己业务的过程中也遇到了新的问题。以上海为本部，复地集团在北京、南京等十多个城市都设立了子公司，公司规模的扩大也给管理带来了难度。于是在2006年底，他们针对公司的现状，启用了泛微公司的OA协同管理平台。

    协同管理平台——各地公司信息共享

    随着复地集团的业务拓展到全国，集团原先使用的OA平台的不足之处就开始显露出来了。复地集团行政管理中心的信息技术高级经理张毅介绍说，一开始总公司和各个子公司使用的OA平台都是相互独立的，数据库也不相通。这样各种信息资源在公司内部的流通比较滞后，而且各个分公司之间的沟通、协调也不方便。更加让人头痛的是，这样“各自为政”的工作方式影响了工作效率。例如南京分公司有一份合同需要上海总公司审批，因为数据不互通的关系，无法采取电子办公，就需要在邮寄合同上花费大量的时间。

    面对这些问题，复地集团决定升级OA平台。

    2006年底，公司采用了泛微软件公司提供的OA协同管理平台。在平台上，他们建立了公司的内部网站，一开始的功能还比较简单，只是提供一些各地公司的新闻、联通数据库等。经过不断的改进和修改，终于在2007年底形成了一个完善的管理平台。
这个平台是以公司内部网站为主体的，总公司和各地分公司的员工都可以登陆这个网站，公司的一些最新的消息就在网站上发布。依托平台，所有分公司都有自己的独立网站，新建的项目也可以有自己的网站。当然其最大的用途还是提供一个电子办公平台。

    协同管理平台——让工作流程一目了然

    这个平台最大的好处就是集团的工作会有完整的工作流表现出来。集团的合同签订、款项支付、员工报销等工作的每一个步骤都会在平台上记录下来。使用传统的办公方式，一个工作现在在哪个部门等待审批、具体进度如何、要了解工作完成情况需要找谁都是很难查询的。而在这个平台上，你可以很快查询到工作的完成进度和相关经办人员。

    协同管理平台——合同流转时间缩短一半

    表面上看起来，每一个步骤都需要在OA平台上登记很是麻烦，但是恰恰相反，张毅认为这很好地简化了工作。例如那些原本需要重重审批的工作，经办人员可能一不小心就忘记了哪一个步骤，现在在平台上有对必经步骤完成程度的记录，就可以很好地杜绝这种情况。采取新的OA平台之后，原本需要一周左右走流程的合同，现在只需要两到三天就可以完成了。

    同时，分公司还会把每次承接项目的各种项目建设的经验和资料汇编之后存进数据库。这样某地公司在承接一个新的建设项目的时候，可以直接在公司的数据库查询同类项目的经验。这样就增加了分公司之间的沟通，也把过去工作的经验利用起来，提高工作的质量。

    张毅介绍说，他们的最终目的就是把多个系统都整合到这个平台上来，目前集团的CM系统（销售和客服）已经整合进OA平台，他们的下一个目标是把财务系统也整合进来，形成一平台管理。

    “使用协同管理平台并不会抢走某个员工的饭碗，而是取代一些本来繁琐的工作，让他们有时间和精力进行那些更需要人手的工作，等于公司的员工数量没有变动，办事效率却增加了。”张毅总结说。

    小结——一边磨合一边推广

    任何一个新生事物的推出总有一个摸索的过程。复地的OA协同管理平台同样如此。

    推广、建设这个平台，前后使用了将近一年的时间。一开始，不少员工表示不适应。因为电子化办公的原因，很多原先委托给文员做的工作都需要他们自己登陆公司的网站一步一步完成，很多人觉得这样太繁琐了。

    “毕竟人们还是比较习惯纸面办公的。”张毅说。
不过，阻力大不过决心。经过一次次修改和宣传，员工慢慢地体会到了现代化办公的好处，终于使得管理平台变成了无法离开的工具。