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计划、控制、度量 洗尽铅华的项目管理真谛?

2009-09-02 09:00:07  来源:畅享网

摘要:在乱花渐欲迷人眼的项目管理领域内,项目经理们总是很容易被各种理论说服,被各种模型吸引,被各种模版包围,可是,对一个具体的项目来说,什么才是最重要的呢,需要做些什么才能
关键词: 项目管理

    前言

    在乱花渐欲迷人眼的项目管理领域内,项目经理们总是很容易被各种理论说服,被各种模型吸引,被各种模版包围,可是,对一个具体的项目来说,什么才是最重要的呢,需要做些什么才能让项目可控,并且朝着成功的方向走近呢?

    去掉繁复的理论体系和证书的包裹,项目管理的目标其实很朴素,手段其实很简单,只是为了让项目成功,做好这样三件事——计划、控制、度量。这是笔者根据多年的项目管理实践,从实用的角度出发,结合多个理论模型总结出来的一点经验和体会,希望能对各位有所启发。

    正文

    项目管理的理论体系很多,对项目管理的理解也各不相同,各种组织的最佳实践模型更是数不胜数。那么,我们在实际的软件开发过程中该如何选择,如何应用呢?

    结合各种PM理论基础和在实际工作中积累的项目管理经验,笔者认为,对于一个具体的项目来说,项目管理的核心问题不是采用哪种理论体系,不是通过哪种认证评估,也不是选择哪个最佳实践模型,而是要做好这样三件事——计划、控制、度量。也就是说,项目启动之前,要有计划;项目进行当中,要有控制;项目结束之后,要有度量。这样才能保证项目有的放矢(依照计划执行)、有据可查(产生管理文档)并且让以后类似的项目在计划阶段有章可循(参考度量的结果)。

    下面来看看我们在计划、控制和度量这三件事情上需要做些什么。

    1. 计划

    项目的计划阶段一般会对项目的可行性进行分析,并提出若干备选方案,然后根据组织的目标、能力和预算,挑选一个最适合的方案来执行。

    选定方案之后,要根据项目范围、资源配备和预算等条件,制定出项目的进度计划、人员配置计划、预算计划、风险管理计划,以及项目管理所需的其它QA计划、CM计划、MA计划等辅助计划。

    2. 控制

    为了保证项目能够按计划顺利完成,在项目执行阶段,我们有很多工作要做。

    项目的进度控制、质量控制和成本控制是项目管理中最关键也是最重要的三个方面,此外还有风险的识别和管理,也是影响项目成败的重要因素之一。

    项目进度管理需要在每个里程碑或检查点及时检查是否按照计划要求完成了相关的工作内容和需要交付的工作产品,以保证项目进度在控制之中。

    质量管理是要确保每个工作阶段的可交付产品符合项目和组织的质量标准,确保最终交付的产品是合格的,可以使用的。

    成本管理是为了保证项目不超出组织的预算,对于内部的IT项目而言,员工的工作时间就是项目的主要成本。基本上,保证项目按照计划的进度和人员配置完成,就可以保证成本在可控范围之内。

    风险管理主要是应对突发的、不确定的因素对项目造成的影响。需要在计划阶段就制定出风险应对计划,在执行阶段及时发现和识别风险,当风险发生时,采取正确的措施应对,尽量减少负面影响。

    3. 度量

    在项目执行过程中,除了要对项目的进度、范围、质量进行管理和控制,也要对项目的关键指标(工作量、里程碑、工作产品、人员配置、物理规模等)进行度量,通过各种度量指示器在项目的执行阶段持续的跟踪和记录项目进展情况,及时发现进度、成本和质量上的偏差。

    除了跟踪和发现项目偏差之外,度量的更深层次的意义在于为以后的项目提供可参考的历史数据,为组织积累经验,提高组织的计划和估算能力。但是在实际的项目当中,很多项目经理认为,度量对当前项目的意义不大,不愿意花时间去做度量。其实这对组织来说是很不利的,因为如果没有历史数据的积累,即使已经做过了大量的项目,组织仍然无法为项目的规模、成本、人员等的估算和计划制定提供确切的历史数据和估算依据,组织的项目管理将仍然是粗放型的,做不到精细化管理,达不到更高的项目管理水平。

    度量的意义重大,但真正知道该怎样做的人并不多,这点我将在今后的文章中专门讲述,并尽量提供详尽的参考模版。

    为了更清楚的说明计划、控制和度量在项目管理中的重要作用,下面举一个买鞋的例子来详细说明。

    根据项目的定义:“项目是为完成某一独特的产品、服务或任务所做的一次性努力”,某次买鞋的过程具有独特性、一次性和不可重复性的特点,是典型的项目,我们可以称之为“买鞋”项目。

    在“买鞋”项目中的计划、控制和度量是怎样的呢?

    l 首先是计划。在买鞋之前,我们首先要明确是否一定要购买新鞋,是否有时间去商场,然后提出几个备选的商场,这相当于可行性分析和备选方案;考虑一下自己希望与之搭配的服装,个人的气质特点,本次购买的预算,然后选择一个各方面最适合的商场,这相当于选择合适的项目方案;根据选定的方案,制定出选购活动的时间表、价格标准、鞋子款式、午餐安排等,这相当于制定项目进度计划及相关的辅助计划。

    l 然后是控制。对于“买鞋”项目来说,我们要注意鞋子是否符合最初的款式要求,这相当于质量控制;我们还要把价格控制在可以接受的限度之内,这相当于成本控制;我们不想在商场花费过多的时间,因此要控制在每个专柜花费的时间不要过多,这相当于进度控制;及时提醒自己不要买计划外的物品,不要轻易听从专柜小姐的劝说购买价格过高的鞋子,这相当于风险控制。

    l 最后是度量。在逛商场的过程中,经常比对一下款式、价格、时间上的计划和实际的偏差,相当于度量的跟踪和记录。把鞋子买回去之后,可以再对最终购买的鞋子的价格、款式、所花费的时间与出发前的计划进行对照和统计,分析一下估算与实际情况的偏差,总结出这次购买行动的成功经验和待改进之处,以便为以后类似的购买行为提供精确的可参考数据。

    从以上的分析可以看出,计划、控制、度量这三件事是项目管理的核心和关键之所在,无论我们应用什么样的项目管理方法和模型,做好这三件事,就等于抓住了项目管理的本质,掌握了项目管理的真谛,这时,我们就可以不再为众多的理论体系所制约,可以得心应手的根据项目特点和组织需要来创造性的做好项目管理工作了。也只到有这个时候,我们的项目管理才算是真正学到家了。


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